De kosten van uitstelgedrag

“Morgen, morgen, alleen vandaag niet…” of: Hoe maak je een einde aan uitstelgedrag en wat hebben onze hersenen met deze vervelende gewoonte te maken?

Huwelijk. Kinderen. Verhuizing. Nieuwe baan. Emigratie. Wat hebben deze dingen gemeen? – Juist! Het is nooit het juiste moment om ze aan te pakken. Wat zijn enkele werkgerelateerde situaties die in deze categorie passen? Software-updates? Modernisering? Reorganisatie? Data opschonen? Of in het kort: Digitalisering? Dit zijn dingen die we meestal uitstellen tot we die “extra tijd” hebben. Natuurlijk weten we wel hoe belangrijk die taken zijn, maar op de een of andere manier is het nooit het juiste moment om ermee te beginnen. Hoe komt dat? En wat zijn de kosten van ons uitstelgedrag?

Het conservatieve brein en de moed om te veranderen

Om dit verschijnsel te begrijpen, is het de moeite waard om eens in ons hoofd te kijken. Ondanks het feit dat we “digitaal” en snel kunnen denken, zijn onze hersenen nogal conservatief. Veranderingen? Veroorzaken stress en risico’s. Nieuwe onbekende taken? Lijken vaak ondraaglijk. Andere onbekende factoren? Moeten worden vermeden. Hoewel we in ons dagelijks leven soms een manier vinden om onze conservatieve hersenen ervan te overtuigen dat een nieuwe en dus nogal onaangename taak niet noodzakelijkerwijs tot stress of risico hoeft te leiden, kunnen de meeste patronen in ons leven worden verklaard door de typische werking van de hersenen. “Ik kies liever voor de bank dan voor sporten” of “Ik stop met roken na mijn vakantie” zouden hier klassieke voorbeelden van zijn. We weten dat het de juiste stap is om te nemen, maar we zouden de actie kunnen uitstellen tot later en afwachten wat morgen zal brengen.

“Het is goed zoals het is” – oplossingen en hun valkuilen

Vasthouden aan oude patronen leidt tot gevolgen die de meesten van ons waarschijnlijk wel kennen. Je boekt geen vooruitgang, maar het leven gaat toch door. Op een gegeven moment zul je er echter spijt van krijgen dat je de dingen niet hebt veranderd. In dit geval helpt het om je voor te stellen wat er gebeurt als alles hetzelfde blijft. Want dit is precies het perspectief dat van belang is als het gaat om je digitale projecten.

Stel dat een bedrijf nog geen software gebruikt voor het beheer van productgegevens. De bestaande productinformatie is verspreid en van slechte kwaliteit. Er is geen automatisering en werknemers besteden een groot deel van hun tijd aan het samenstellen van data voor bijvoorbeeld catalogi. De beslissing is dus genomen: Er moet een nieuw PIM-systeem worden geïmplementeerd. Maar je realiseert je al snel: Er zijn meer dan 150 aanbieders van PIM-software op de markt. De systemen lijken complex en de prijzen onduidelijk. Het bedrijf heeft een personeelstekort, dus je stelt het project weer uit. “Het is goed zoals het is.”
Maar tijdens de volgende catalogusproductie realiseer je je: Dit werkt niet lang meer. Het veelvuldig gebruik van de copy & paste functie heeft geleid tot een aantal kleine fouten in de productinformatie en het productieproces duurt meerdere maanden. De behoefte aan een PIM-systeem ontstaat opnieuw. De financiële situatie is momenteel echter niet gunstig en de medewerkers wordt gevraagd om geld te besparen. “Misschien hebben we pas over een jaar of twee een nieuwe catalogus nodig. Laten we gewoon afwachten.”
Maar dan ontwikkelen de zaken zich op een andere manier en vragen klanten steeds vaker om een webshop. Opnieuw lijken een nieuwe website en shop onvermijdelijk. Voorwaarde voor het maken van een nieuwe website en winkel is echter goed gestructureerde product data. Tenzij het mogelijk is om de product data via de winkel zelf te beheren? Als dat het geval zou zijn, zou het niet nodig zijn om een nieuw beheerprogramma aan te sluiten. “Dat zou wel zo prettig zijn.”

De kosten van uitstelgedrag – waarom ‘uitstellen’ geld kost

En dus worden de beslissing om al dan niet een PIM-systeem te implementeren en alle volgende stappen en beslissingen maanden of zelfs jaren uitgesteld. Laten we, om dit voorbeeld verder uit te diepen, eens kijken naar de kosten. Terwijl besluitvormers uitstellen, moeten medewerkers data uit verschillende bronnen verzamelen, lokaliseren, op elkaar afstemmen en samenvoegen. Dit werkt door in de kosten en de motivatie van het personeel. Bovendien leiden catalogi met foutieve productbeschrijvingen tot ontevreden klanten, verkeerde bestellingen, klachten en hogere supportvereisten zoals helpdesktelefoontjes. Verouderde websites lijken onaantrekkelijk voor klanten die tegenwoordig over het algemeen webwinkels verwachten. Als klanten geen producten online kunnen kopen, verlies je ze misschien aan concurrenten en kun je ze dus op de lange termijn niet aan je binden. Eerdere onderzoeksresultaten over PIM-systemen zullen in de toekomst niet meer bruikbaar zijn, omdat vergelijkingen en criteria niet meer actueel zijn en alles wat je tot nu toe over PIM-systemen hebt geleerd, zul je in het dagelijks werk vergeten. In het algemeen hebben uitstelgedrag en wachten een hoge prijs, die in feite gemeten kan worden in arbeids- en ondersteuningskosten en een daling van de inkomsten.

Leg vandaag de basis voor het succes van morgen

Het is menselijk om altijd op het juiste moment te wachten en dingen uit te stellen. Maar hoe begin je eraan als je de noodzaak van een nieuw productmanagementsysteem hebt ingezien, maar het groene licht nog niet is gegeven? Ook hier is het de moeite waard om naar onze hersenen te kijken: Om grootse dingen te bereiken, heb je een duidelijk doel, gestructureerde werkstappen en een uitwisseling van ervaring nodig. valantic heeft de moed en motivatie om een project aan te nemen dat binnen bereik ligt, ondanks de mogelijke risico’s en kosten. De invoering van een PIM-systeem kost geld, tijd en middelen, maar die kosten kunnen worden beschouwd als de minste van twee kwaden in vergelijking met de vervolgkosten die ontstaan door niets te doen.

Ons team van experts is er om je te ondersteunen zodat je de projectdoelen niet uit het oog verliest. Met onze professionele blik van buitenaf kan valantic je helpen het digitale uitstelgedrag te doorbreken en noodzakelijke projecten op een duidelijke, transparante en georganiseerde manier aan te pakken. Of je nu hulp nodig hebt bij het selecteren, verbeteren of vervangen van je PIM-systeem, een nieuwe impuls nodig hebt voor je productdatastrategie of gewoon bestaande processen wilt verbeteren – wij staan voor je klaar.

Denk eraan: “Wacht niet. De timing zal nooit perfect zijn.”

Hulp nodig bij het selecteren van jouw CDP?