Revisionssicher und leistungsstark in SAP, Microsoft integriert
Vertragsmanagement Software: Verträge im Griff behalten
Ein sicheres zentrales Vertragsmanagement gilt als solides Fundament für das erfolgreiche, betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens. Nahezu alle Abteilungen von Einkauf, Vertrieb und Controlling bis zur Geschäftsführung profitieren davon.
Eine leistungsstarke und zuverlässige Vertragsmanagement Software wie cuContract minimiert Risiken wie Fristenversäumnisse, Budgetüberschreitungen, zu hohe Durchlaufzeiten sowie mangelhafte Genehmigungs- und Bearbeitungsprozesse und legt dadurch die Grundlage für den unternehmerischen Erfolg.
Die SAP Vertragsmanagement Software cuContract steigert die Effizienz, Planungs- und Steuerungsfähigkeit des gesamten Unternehmens und verleiht in einem Maße Kontrolle über Risiken und finanzielle Entscheidungen, wie es vorher kaum möglich war. In der Summe führt dies zu enormen Einsparungspotenzialen. So können Sie kinderleicht Ihre Verträge im Griff behalten.
Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract
Success Story: BSH nutzt unternehmensweit Vertragsmanagement in SAP
Success Story: Arzneimittelspezialist Engelhard setzt auf Vertragsmanagement Software
Inhalte
- 01 Die Highlights vom SAP Vertragsmanagement mit cuContract
- 02 Verträge aktiv managen
- 03 Termine und Fristen nie mehr versäumen mit Vertragsmanagement Software
- 04 Transparenz und volle Kontrolle dank zentralem Vertragsmanagementsystem
- 05 Elektronische Vertragsakte & automatisierte Dokumentenerstellung
- 06 100-prozentige Integration in Microsoft-Systeme
- 07 Digitale Unterschriften
- 08 Verträge garantiert DSGVO-konform
- 09 SAP ERP und S/4HANA Integration
- 10 Projektplan bei Einführung von cuContract
- 11 FAQ zum digitalen Vertragsmanagement
- 12 Ihr Kontakt bei Fragen rund um SAP Vertragsmanagement Software
Die Highlights vom SAP Vertragsmanagement mit cuContract
- Komplettes Management von Vertragsakten, -daten und Dokumenten
- Vertragscontrolling
- Automatisiertes Termin- und Fristenmanagement
- DSGVO-konform
- Drag & Drop-Funktion von Dokumenten
- Integrierte Wiedervorlage-Funktion und automatisierte Erinnerungen per E-Mail
- Aufgabenmanagement sowie Workflows
- 100% Integration in MS Office und MS SharePoint
- SAP ERP- und S/4HANA-fähig
- Nutzung eines über ArchiveLink angeschlossenen DMS bzw. optischen Archivs
- Scannen am Arbeitsplatz mit OCR-Texterkennung
- Übernahme von E-Mails inkl. Anhängen sowie Integration der Inhalte aus SAP-Systemen in/aus MS Outlook
- Digitale Unterschriften
- cuDocument Builder zur automatischen Erstellung von Standardschriftverkehr und Verträgen
- Logische Verknüpfung von zusammengehörigen Verträgen; automatische Zuordnung und Erzeugung von Buchungen und Rechnungen zu Verträgen
- Zuordnung von beliebigen anderen SAP-Business-Objekten zu Verträgen
- Risikomanagement, Geschäftspartner- und Lieferanten-bewertung, Prä- und Requalifizierung
- Rechnungsprüfung und Buchung in einem Vorgang mit Verteilung auf die entsprechenden Kostenstellen, Projekte etc.
- Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
- Barrierefrei
Claudia Bock
Project Leader, BSH Hausgeräte GmbH
„Ein besonderer Mehrwert der Lösung cuContract lag für BSH auch in der integrierten digitalen Signatur. Damit konnten wir Vertriebsprozesse weiter beschleunigen.“
Verträge aktiv managen
Mit der SAP Vertragsmanagement Software cuContract managen Mitarbeiter*innen sämtliche Vereinbarungstypen inklusive aller zugehörigen Dokumente revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus – von Anfrage, Ausschreibung und Angebot über Vertragsabschluss und Controlling bis hin zu Kündigung und kontrollierter Vernichtung.
Analysemöglichkeiten, unter anderem die Spend Analysis, bestimmen Vertragsobligos oder Zahlungsverpflichtungen für einen beliebigen zukünftigen Zeitraum. Auswirkungen auf den Liquiditätsplan und Jahresabschluss, zum Beispiel durch gezielte Vertragskündigungen, lassen sich einfach simuliert und führen zu besseren Entscheidungen.
Termine und Fristen nie mehr versäumen mit Vertragsmanagement Software
Der integrierte Ereignis-Agent stellt Termine und Fristen rechtzeitig fest, informiert den verantwortlichen Mitarbeitenden per E-Mail und stößt gegebenenfalls automatisch eine notwendige Folgeverarbeitung an.
Transparenz und volle Kontrolle dank zentralem Vertragsmanagementsystem
Durch die zentrale, strukturierte Ablage aller Verträge und zugehörigen Informationen arbeitet jeder Mitarbeitender unternehmensweit mit den aktuellen Daten. Die Transparenz wird so gesteigert und auch zeitaufwendige Anfragen nach Unterlagen, zum Beispiel von anderen Abteilungen oder Niederlassungen, entfallen.
Mit dem Einsatz der Vertragsmanagement Software cuContract stellen Führungskräfte, Geschäftsführer und Entscheider sicher, dass Ihr Vertragscontrolling den Anforderungen nationaler und internationaler Gesetzgebungen wie KonTraG, BilMoG, Sarbanes-Oxley Act, IFRS und DSGVO entspricht. cuContract dokumentiert und archiviert nicht nur alles revisionssicher, sondern beinhaltet auch ein umfangreiches Risikomanagement zur frühzeitigen Identifizierung und Minimierung von Risiken.
Elektronische Vertragsakte & automatisierte Dokumentenerstellung
In der integrierten elektronischen Vertragsakte können Mitarbeiter*innen nicht nur Dokumente per Drag & Drop ablegen und per Volltextsuche recherchieren. Die Akte bietet außerdem umfangreiche zusätzliche Funktionalitäten, die bei Vertragsmanagement, Vertrags-Controlling und -verwaltung unterstützen. So machen zum Beispiel die Versionierung und der Versionsvergleich das Nachvollziehen der Dokumentenentwicklung und Änderungen auch nach Jahren noch auf einen Blick möglich.
Schnell und einfach funktioniert auch die Dokumentengenerierung mit dem cuDocument Builder, mit dem auch Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse Vertragsdokumente und andere Schriftstücke in MS Office automatisch erstellen. Dabei werden Platzhalter manuell oder auch automatisiert gefüllt, wenn diese bereits im SAP-System eingepflegt sind. Der cuDocument Builder minimiert Fehler und spart deutlich Arbeitszeit.
100-prozentige Integration in Microsoft-Systeme
Microsoft-Anwendungen und das Vertragsmanagement cuContract ergänzen sich perfekt. So können die abgelegten Dokumente und Informationen aus MS Office-Anwendungen heraus direkt mit einem Klick in der elektronischen Akte abgelegt werden. Sämtliche E-Mails lassen sich aus MS Outlook mit nur einem Klick inklusive aller Anhänge und Formatierungen in die Akte importieren, aber auch aus der Akte selbst per E-Mail versenden.
Digitale Unterschriften
Für das Unterzeichnen von Verträgen und Dokumenten spart die elektronische Unterschrift viel Zeit und Aufwand. Mit cuContract greifen ihre Mitarbeiter*innen auf erprobte Technologien zurück. Zum Beispiel auf die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist. Damit können Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP Vertragsmanagements cuContract erstellt, verwaltet, signiert und rechtssicher archiviert werden. Alternativ können elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec erfolgen. Alle Varianten sind vollständig in die Lösung integriert.
Verträge garantiert DSGVO-konform
Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuContract arbeiten Mitarbeiter*innen garantiert DSGVO-konform. Rechte, Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind. Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert, das heißt nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeitenden, oder komplett eigenständig.
SAP ERP und S/4HANA Integration
Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract ist in zwei integrierten Varianten erhältlich: für SAP ERP und SAP S/4HANA. Für nahtlose Integration und hohen Komfort ist die Software zertifiziert mit „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“ . Die Vertragsmanagement-Lösung lässt sich sowohl innerhalb einer bestehenden SAP-Umgebung als auch als eigenständiger Kontraktserver, der Referenzen zu anderen SAP-System-Installationen bildet, implementieren.
Zentrales Vertragsmanagement mit cuContract
Als Basis für eine optimale Nutzung sollten Vertragsinformationen zentral und strukturiert im Vertragsmanagement Prozess bzw. der mitgeführten elektronischen Akte abgelegt werden.
Projektplan bei Einführung von cuContract
Die Implementierung der Vertragsmanagement Software cuContract folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.
In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live des Vertragsmanagements.
Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.
FAQ zum digitalen Vertragsmanagement
Vertragsmanagement umfasst alle Aktivitäten und Prozesse, die erforderlich sind, um Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv zu verwalten. Dazu gehören das Erstellen, Verhandeln, Überwachen, Ändern und Beenden von Verträgen. Das Ziel des Vertragsmanagements ist es, sicherzustellen, dass vertragliche Verpflichtungen erfüllt werden und die damit verbundenen Risiken minimiert werden.
Das Vertragsmanagement umfasst mehrere Phasen:
- Vertragsanforderung: Identifizierung des Bedarfs und Initiierung des Vertragsprozesses.
- Vertragsentwurf: Erstellung und Prüfung des Vertragsdokuments.
- Verhandlung: Aushandeln der Vertragsbedingungen zwischen den Parteien.
- Genehmigung: Formelle Freigabe und Unterzeichnung des Vertrags.
- Durchführung: Überwachung der Vertragserfüllung und Einhaltung der Bedingungen.
- Verlängerung/ Änderung: Verwaltung von Vertragsverlängerungen und -änderungen.
- Beendigung: Ordentliche Beendigung und Archivierung des Vertrags.
- Risiken minimieren: Durch sorgfältige Überprüfung und Verwaltung von Vertragsbedingungen.
- Compliance sicherstellen: Erfüllt gesetzliche und regulatorische Anforderungen.
- Beziehungen verbessern: Fördert klare Kommunikation und Erwartungen zwischen Vertragsparteien.
- Kosten reduzieren: Vermeidet Vertragsstrafen und optimiert Ausgaben.
- Effizienz steigern: Durch Automatisierung und Standardisierung von Prozessen.
- Zugriff erleichtert: Schnellen und einfachen Zugriff auf Verträge ermöglicht.
- Sicherheit erhöht: Verträge sicher und geordnet aufbewahrt.
- Transparenz schafft: Klarheit über den Status und die Bedingungen von Verträgen bietet.
- Nachverfolgbarkeit verbessert: Historie und Änderungen von Verträgen nachverfolgt.
Herausforderungen im Vertragsmanagement umfassen:
- Komplexität der Verträge: Schwierige und umfangreiche Vertragsbedingungen.
- Manuelle Prozesse: Zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Verwaltung.
- Kommunikationsprobleme: Mangelnde Abstimmung zwischen Vertragsparteien.
- Compliance-Risiken: Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
- Vertragsverfolgung: Schwierigkeit, Vertragsfristen und -bedingungen nachzuverfolgen und einzuhalten.
Es gibt verschiedene Tools und Technologien, die das Vertragsmanagement unterstützen:
- Vertragsmanagement-Software: Spezialisierte Anwendungen zur Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus.
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Systeme zur Speicherung und Verwaltung von Vertragsdokumenten.
- Elektronische Signaturen: Ermöglichen eine schnelle und rechtlich bindende Unterzeichnung von Verträgen.
- Künstliche Intelligenz (KI): Automatisierte Analyse und Prüfung von Vertragsinhalten.
- Cloud-Lösungen: Ermöglichen den Zugriff und die Zusammenarbeit von überall.
Die Effizienz des Vertragsmanagements kann verbessert werden durch:
- Automatisierung: Nutzung von Vertragsmanagement-Software zur Automatisierung von Routineaufgaben.
- Standardisierung: Erstellen von Standardvorlagen und -prozessen.
- Schulung: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter*innen im Vertragsmanagement.
- Überwachung und Erinnerungen: Verfolgen von und Erinnerungen an Vertragsfristen und -bedingungen.
- Zusammenarbeit: Förderung einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sowie klare Zuweisungen von Arbeitsschritten und individuelle Zugriffsrechte.
Beim Vertragsmanagement müssen folgende rechtliche Aspekte beachtet werden:
- Vertragsrecht: Einhaltung der relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften.
- Datenschutz: Schutz personenbezogener Daten gemäß Datenschutzgesetzen (z.B. DSGVO).
- Compliance: Erfüllung regulatorischer Anforderungen und interner Richtlinien.
- Vertraulichkeit: Sicherstellung der Vertraulichkeit von Vertragsinhalten.
- Nachweisbarkeit: Dokumentation aller vertraglichen Vereinbarungen und Änderungen.
- Zugriffsberechtigungen: Vergabe von individuellen Zugriffsrechten beim Bearbeiten und Einsehen der Dokumente.
Auszug unserer Referenzen
- SAP
- valantic
BSH nutzt unternehmensweit Vertragsmanagement in SAP
- SAP
- valantic
Arzneimittelspezialist Engelhard setzt auf Vertragsmanagement Software
