SOPs automatisiert managen
Standardisierte Arbeitsabläufe SAP-integriert
Standard Operating Procedures (SOPs) helfen dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren und sind ein wesentlicher Bestandteil der Gestaltung eines erfolgreichen Qualitätssystems. Die Dokumentenmanagementsoftware cuSmarText SOP unterstützt dabei.
Standardisiert Arbeitsabläufe (Standard Operating Procedures – SOP) helfen dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und schließlich eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Weitere Vorteile, die durch das Einführen von Standards entstehen, sind zum Beispiel eine mögliche Kostensenkung im Produktionsverfahren oder der Konsumentenschutz durch eine definierte Mindestqualität der Produkte. Damit einhergehend geben die SOPs nicht nur die Richtlinien für die Mitarbeiter*innen vor, sondern spiegeln auch den internen Qualitätsanspruch des Unternehmens wieder.
Produktblatt: Standardisierte Arbeitsabläufe in SAP
cuSmarText SOP hilft dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und schließlich eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.
Inhalt
- 01 Viele Branchen setzen auf standardisierte Arbeitsabläufe
- 02 Standardisierte Prozesse: Herausforderung Umsetzung
- 03 Dokumentenmanagement erleichtert standardisierte Arbeitsabläufe
- 04 Vorteile von Standardisierten Arbeitsabläufen
- 05 Standardisierte Arbeitsabläufe im Überblick: cuSmarText SOP
- 06 Technische Aspekte & SAP-Zertifikat von cuSmarText SOP
- 07 Projektplan bei Einführung von cuSmarText SOP
- 08 Ihr Kontakt bei Fragen rund um standardisierte Arbeitsabläufe in SAP
Viele Branchen setzen auf standardisierte Arbeitsabläufe
Besonders häufig kommen SOPs in Branchen vor, die in Bereichen kritischer Vorgänge mit potenziellen Auswirkungen auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit tätig sind, beispielsweise in der Pharma- und Luftfahrtindustrie. Außerdem sind standardisierte Arbeitsabläufe regelmäßig in der Lebensmittelindustrie, der Biotechnologie sowie in öffentlichen Laboren und Forschungseinrichtungen zu finden.
Standardisierte Prozesse: Herausforderung bei Umsetzung
So sinnvoll und rechtlich relevant die Standardvorgehensweisen sind, so herausfordernd kann deren praktische Umsetzung sein. Die manuelle Verwaltung von SOPs und Begleitdokumenten, die Überwachung von Fristen und Gültigkeiten sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Dokumenten sind oft arbeitsintensiv und zeitraubend.
Dokumentenmanagement erleichtert standardisierte Arbeitsabläufe
Die in SAP-Systeme integrierte Dokumentenmanagement Software cuSmarText erleichtert den gesamten „Lebenszyklus“ der standardisierten Arbeitsabläufe erheblich – von Erstellung über Verteilung bis hin zu Überwachung und Evaluation.
Vorteile von standardisierten Arbeitsabläufen
- Effizientes Management von SOPs und Dokumenten durch elektronische Aktenhaltung
- Automatisierte Dokumenten- und E-Mail-Erstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung
- Umfassende Dokumentenverwaltung mit Änderungs- und Vorlagenmanagement
- Workflow-Steuerung für Prüf- und Freigabeprozesse
- Versionsmanagement
- Dokumentenlenkung
- Notizfunktion für Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Freigabeschritten
- Compliance mit geforderten Regularien in der QM-Dokumentation
- Weniger Zeitaufwand für die Verwaltung des QM-Systems
Standardisierte Arbeitsabläufe im Überblick: cuSmarText SOP
- Intuitive Bedienung der Software und kurze Einführungszeiten
- Umfangreiche Berichte, Auswertungen und Dashboards
- 100% Integration in MS Office und SharePoint
- SAP S/4HANA-fähig
- Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion plus integrierte Scan-Funktion
- Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
- Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook
- Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
- Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
- Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
- Höchste Datensicherheit durch ausgeklügeltes Sicherheitskonzept
- Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
- Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
Technische Aspekte & SAP-Zertifikat von cuSmarText SOP
cuSmarText SOP ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Ganz gleich mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Die Software ist ausgezeichnet mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“.
Projektplan bei Einführung von cuSmarText SOP
Die Implementierung der Software cuSmarText SOP zu standardisierten Arbeitsabläufen folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.
In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live der Software zu standardisierten Arbeitsabläufen.
Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.
Produktblatt: Standardisierte Arbeitsabläufe in SAP
cuSmarText SOP hilft dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und schließlich eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.
