Dokumentenmanagement Software in SAP

• Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP-Systems heraus
• DSGVO-konform
• 100% Integration in MS Office und SharePoint
• SAP ERP- und S/4HANA-fähig
• Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
• Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
• Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook
• Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
• Integrierte Scan Funktion mit OCR-Texterkennung
• Automatisierte Dokumenten- und E-Mail-Erstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung mit Nutzung von SAP-Daten
• Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
• Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
• Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
• Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
• Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
• barrierefrei

Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme ergänzen sich das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText und die Microsoft-Produkte perfekt. So können Dokumente und Informationen direkt aus MS-Office-Anwendungen heraus in der Akte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook mit nur einem Klick inklusive aller Anhänge und Formatierungen in die Akte importieren, aber auch aus der Akte über die E-Mail-Anwendung versenden.

Das Dokumenten-Managementsystem cuSmarText durchsucht Inhalte aus dem SAP-System direkt aus der E-Mail-Anwendung. Ein Springen zwischen den Anwendungen ist nicht mehr nötig. Die Ergebnisliste mit Vorschau der Hauptinformationen – vergleichbar mit einer Google-Suche – wird direkt in Outlook angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder Objekte im SAP-System ist mit einem Klick getan.

Schnell und einfach funktioniert die automatische Dokumentengenerierung mit dem cuDocument Builder. Auch Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse erstellen damit Standarddokumente, aber auch Bescheinigungen, Zeugnisse und Verträge im MS-Office- oder PDF-Format.

Dabei werden Platzhalter manuell oder automatisiert gefüllt, wenn die Information bereits im SAP-System vorhanden ist. Auch die Generierung von gestalteten E-Mails ist möglich. Der cuDocument Builder minimiert somit Fehler und spart deutlich Arbeitszeit.

Das besondere Highlight der elektronischen Akte liegt in der Fähigkeit, dass sich Teilakten automatisiert und passend zu dem jeweiligen Vorgang als prozessorientierte Akte zusammenfügen. Es wird automatisiert eine zusammenhängende Sicht auf alle zu einem komplexen Geschäftsprozess gehörenden Dokumente erzeugt. Prozesszusammenhänge lassen sich so einfach erkennen.

Durch das detaillierte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText arbeiten Mitarbeiter*innen garantiert DSGVO-konform. Rechte für Sichten und Zugriffe werden differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben und es werden nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.

Bei Erreichen der Datenhaltungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halbautomatisiert nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeitenden oder komplett eigenständig.

Die Implementierung der Dokumentenmanagement Software cuSmarText folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.

In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live des Dokumentenmanagements.

Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.