Schnell, sicher, transparent
Unterschriften sind heutzutage häufig noch mit viel Papier und langwierigen Signaturprozessen verbunden. Verträge werden erst aufwändig ausgedruckt, verschickt, unterzeichnet und dann abgelegt bzw. gescannt. Diese aufwendigen Prozesse finden mit der digitalen Unterschrift ein Ende. Alle Schritte werden digital erledigt – ganz ohne Medienbrüche, Briefversand oder lange Wartezeiten.
Die elektronische Signatur bietet einen großen Vorteil gegenüber der traditionellen Unterschrift auf Papier. Dabei stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung. Die Unterschrift wird entweder webbasiert über Zertifikate direkt online erstellt oder über Signaturpads oder Tablets ins digitale Dokument eingebracht.
Auch wenn digitale Unterschriften nicht mehr per Hand auf Papier geschrieben werden, garantieren sie ein Höchstmaß an Sicherheit. Europaweite Gesetzgebungen (§2 Nr. 1 und 2 des Signaturgesetzt, eIDAS) stellen strenge Ansprüche an Authentizität und Sicherheit der elektronischen Signaturen.
In Kombination mit der SAP-integrierten Vertragsmanagement Software cuContract ist die digitale Unterschrift der Schlüssel zu einem volldigitalisierten Prozess – von Vertragserstellung über Signatur bis hin zur revisionssicheren Archivierung.
Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract
Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract managt alle Vertragsarten während des gesamten Lebenszyklus revisionssicher und setzt dabei auch auf die digitale Unterschrift.
Traditionell wird ein Dokument oder ein Vertrag handschriftlich unterzeichnet. Dazu wird das digital erstellte Dokument ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und abgelegt. Der digitale Prozess wird somit für die Einholung der Unterschrift vollständig unterbrochen. Dies bedeutet einen Extra-Aufwand, kostet Zeit und damit Geld. Die digitale Signatur gewinnt daher immer mehr an Bedeutung. Denn nur so kann der Geschäftsprozess signifikant beschleunigt und die Ablage vereinfacht werden.
Unterschriftenprozess auf Papier
Digitaler Unterschriftenprozess mit Signatursoftware
Mit einer Signaturlösung in Verbindung mit einer Vertrags- oder Dokumentenmanagement Software werden Dokumente gemäß Signaturgesetz mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Je nach Anwendungsgebiet und Anforderungen stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann die digitale Unterschrift per elektronischem Fingerprint erfolgen, mit dem Nachrichten verschlüsselt übertragen und sicher wieder entschlüsselt werden können. Zudem ist digitales Signieren über eine Online-Plattform möglich. Hier wird über ein speziell abgesichertes Verfahren eine eindeutige Signatur hinterlegt. Sehr etabliert ist zudem das Verfahren der biometrischen, handschriftlichen Unterschrift per Signaturpad oder Tablet. Anhand der biometrischen Parameter, die der Unterzeichner beim Leisten der Unterschrift abgibt, wird er gleichzeitig authentifiziert. Eine Fälschung der Unterschrift wird so sofort erkannt.
Whitepaper: SAP Dokumentenmanagement Software cuSmarText
Die SAP Dokumentenmanagementsoftware (DMS) cuSmarText managt sämtliche Dokumente revisionssicher während des gesamten Lebenszyklus und nutzt dabei auch die digitale Unterschrift.
valantic bietet den Gesamtprozess aus einer Hand: Software für das Vertragsmanagement oder Dokumentenmanagement mit automatisierter Erstellung von Schriftverkehr, Formularen und Verträgen befüllt mit SAP-Daten, einschließlich deren Gestaltung mit vordefinierten Text- und Layout-Bausteinen, Unterschriftsmöglichkeit und entsprechender Ablageprozesse.
Die elektronische Signatur bietet den Vorteil, dass sie einfach einzuführen ist und nicht verloren werden kann. Durch die individuellen biometrischen Parameter der elektronischen Unterschrift sind Weitergabe oder Fälschung ausgeschlossen. Darüber hinaus ist die digitale Unterschrift vielseitig einsetzbar. Für jedes Szenario wird das dafür erforderliche Sicherheitsniveau erfüllt – von einfacher bis qualifizierter Signatur.
Die digitale Unterschrift kann synchron (miteinander) oder asynchron (nacheinander) erfolgen.
Bei dem synchronen Verfahren befinden sich die Vertragspartner gemeinsam an einem Ort. Ein typisches Beispiel hierfür ist der mobile Vertrieb im Handel oder Service, der mit Signaturpad oder entsprechendem Mobile Device ausgestattet ist. Das Geschäft kann so ggf. unmittelbar ausgehandelt, die Konditionen im Vertragsdokument im Vertragsmanagement festgehalten und direkt mit der elektronischen Unterschrift abgeschlossen werden.
Beim asynchronen Verfahren befinden sich die Vertragspartner an unterschiedlichen Orten, ggf. sogar in unterschiedlichen Zeitzonen, sodass die Unterschrift einer Vereinbarung in der Regel nacheinander erfolgt. Bis beide Seiten die Vereinbarung unterschrieben haben, kann viel Zeit vergehen. Mit der digitalen Signatur, die direkt am Arbeitsplatz erfolgen kann, liegen die Vorteile auf der Hand. Das Geschäft kann gegenüber der traditionellen Unterschriftenvariante sehr zeitnah abgeschlossen werden. Dazu müssen sich die Vertragsparteien nicht einmal mit treffen.
Die Einsatzbereiche der elektronischen Signaturen sind so vielfältig wie die Dokumente, die täglich in den verschiedenen Unternehmensabteilungen bearbeitet werden. Die digitale Unterschrift ist beispielsweise sinnvoll für den Vertrieb bei Auftragsannahmen, die Personalabteilung bei Anträgen und Bescheinigungen oder die Rechtsabteilung bei allen Verträgen oder Dokumenten, die nicht explizit die Schriftform erfordern. Das ist nur bei wenigen Verträgen gesetzlich vorgeschrieben. Außerdem sind alle Sicherheitsniveaus einsetzbar, von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur.
Je nach Einsatzszenario lässt sich die elektronische Unterschrift online oder offline nutzen. Für Außendienstler bietet valantic zusätzlich Apps an, um das zu unterschreibende Dokument auf ein Tablet zu synchronisieren, offline die Unterschriften einzuholen und die unterschriebenen Dokumente dann später wieder in das Vertragsmanagement zu synchronisieren. Neben der Onlinevariante ist deshalb der Unterschriftenpad-Anbieter Signotec ein wichtiger Partner, um auch offline alle Möglichkeiten zur elektronischen Unterschrift auszuschöpfen. Über Pen-Pads oder Tablet-PCs können Nutzer wie gewohnt unterschreiben, digital signieren, Geschäftsprozesse optimieren, Personen authentifizieren und beweissichere Dokumente erstellen.
Einen weiteren unkomplizierten Einsatz von elektronischen Unterschriften bietet die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline verfügbar ist. Jeder Inhaber einer E-Mail-Adresse kann ohne Registrierung oder besondere Hardwareanforderungen an dem Verfahren teilnehmen. Der Unterzeichner wird per E-Mail informiert, wenn ein Dokument zur Unterschrift bereitliegt: Online das Dokument einsehen und prüfen, Unterschrift in das Dokument einsetzen oder die bereits gespeicherte Signatur freigeben – schon ist der Vorgang abgeschlossen.
Whitepaper: Vertragsmanagement Software cuContract
Das SAP Vertragsmanagementsystem cuContract managt alle Vertragsarten während des gesamten Lebenszyklus revisionssicher und setzt dabei auch auf die digitale Unterschrift.
