Garantiert DSGVO-konform – In SAP und MS Office integriert
Digitale Personalakte in SAP
Die SAP digitale Personalakte ersetzt die traditionelle Papier-Akte und erzielt dadurch deutliche Effizienzgewinne. Durch die integrierte Volltextsuche vertrödeln HR-Mitarbeiter*innen keine Arbeitszeit mehr mit der Suche nach Unterlagen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sämtlich HR-relevanten Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen oder Beförderungen sind ohne Zeitverlust für jeden HR-Mitarbeitenden auf Knopfdruck verfügbar und immer auf dem aktuellen Stand.
Mit cuSmarText HR, dem in SAP HCM integrierten Dokumentenmanagement (ECM), arbeiten HR-Mitarbeiter*innen produktiver, bauen Papierberge ab und senken dadurch die Gesamtbetriebskosten. HR-Abteilungen erfüllen mit elektronischen Personalakten ihre Recruiting- und Managementaufgaben effizienter und erzielen bessere Ergebnisse.
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Whitepaper: Digitale Personalakte mit cuSmarText HR
Mit einer zuverlässigen digitalen Personalakte entfällt das lange Suchen von Unterlagen. Die Prozesse werden beschleunigt und die Produktivität des HR-Bereichs gesteigert. Eine leistungsstarke und SAP-integrierte Lösung für die Digitale Personalakte wie cuSmarText HR erspart die aufwendige und fehleranfällige manuelle Erstellung von Dokumenten, baut Papierberge ab und senkt gleichzeitig die Gesamtbetriebskosten.
Whitepaper: Digitale Personalakte mit cuSmarText HR
Referenz
Digitale Personalakte mit SAP SuccessFactors und cuSmarText HR bei der Erste Group
Die Erste Group Bank AG ist mit 16 Millionen Kund*innen eine der größten Bankengruppen in Zentral- und Osteuropa. Sie setzen seit 2014 erfolgreich die digitale Personalakte cuSmarText HR in Verbindung mit SAP SuccessFactors für moderne und digitale Personalarbeit customized in zahlreichen Ländern ein. Ein Mehrwert für Mitarbeiter*innen und HR-Abteilung.
Digitale Personalakte mit SAP SuccessFactors und cuSmarText HR bei der Erste Group
Empfehlung
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Inhalt
- 01 Die Highlights von cuSmarText HR
- 02 100-prozentige Integration von Microsoft-Anwendungen
- 03 Digitale Personalakte - Keine Termine und Fristen mehr verpassen
- 04 Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen
- 05 Digitale Unterschriften reduzieren Aufwand
- 06 Papierlose Gehaltsabrechnungen dank Personalakte digital
- 07 Integration in SAP SuccessFactors
- 08 cuSmarText HR ist vollumfänglich SAP-zertifiziert
- 09 Projektplan bei Einführung von cuSmarText HR
- 10 FAG zur digitalen Personalakte
- 11 Ihr Kontakt bei Fragen rund um die digitale Personalakte Software
Die Highlights von cuSmarText HR
- Aufruf der elektronischen Akte aus beliebigen Funktionen des SAP HCM-Systems heraus
- DSGVO-konform
- 100% Integration in MS Office und MS SharePoint
- SAP ERP- und S/4HANA-fähig
- Strukturierte Ablage mit Drag & Drop-Funktion; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
- Automatisierte Integration von Ausgaben aus dem SAP-System als PDF in die elektronische Akte
- Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook
- Integrierte Scan-Funktion mit OCR Texterkennung
- Volltextsuche auch von gescannten Dokumenten
- Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
- Automatisierte Dokumentenerstellung: Zeugnisse, Arbeitsverträge, E-Mails mit Nutzung von SAP-Daten
- Digitale Unterschriften
- Aufgaben managen und verteilen für Freigabe- und Genehmigungsprozesse von Vorgängen und Dokumenten
- Direkt in der E-Mail-Anwendung Einsicht und Zugriff auf Inhalte aus dem SAP-System
- Verbindung mit SAP SuccessFactors
- Revisionssichere Archivierung über ArchiveLink und optional cuSmarText Server
- Neben Deutsch und Englisch (Standard) in vielen weiteren Sprachen verfügbar
- SAP-Benutzeroberfläche für den Experten im Personalwesen, Fiori-Apps für den Manager und für Self-Service Funktionen
- Barrierefrei
Die Software entspricht den EU-DSGVO-Vorgaben nach Privacy by Design und Privacy by Default – und hat so den maximalen Schutz personenbezogener Daten als Grundeinstellung.
cuSmarText HR ist außerdem perfekt integriert. Direkt aus allen gängigen Funktionen des SAP HCM (Human Capital Management) können HR-Mitarbeiter*innen die elektronische Personalakte Software aufrufen und haben so ohne Systembruch alle wichtigen Informationen, Dokumente oder E-Mails auf einen Blick verfügbar. Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich nicht nur zeichenbasierte, sondern auch eingescannte Dokumente in der elektronischen Personalakte schnell auffinden.
100-prozentige Integration von Microsoft-Anwendungen
Dank der vollständigen Integration in Microsoft-Systeme arbeiten cuSmarText HR und Microsoft-Produkte Hand in Hand. So können Dokumente einer MS-Office-Anwendungen mit einem Klick in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Ebenso lassen sich sämtliche E-Mails aus MS Outlook mit nur einem cuSmarText-HR-Schritt importieren, aber auch aus der digitalen Personalakte Software selbst per Mail versenden.
Ein weiterer Vorteil: Mit cuSmarText HR können Mitarbeiter*innen SAP-Inhalte direkt in der E-Mail-Anwendung durchsuchen. Kein Springen zwischen den Anwendungen mehr. Die Ergebnisliste mit einer Vorschau der Hauptinformationen wird in MS Outlook angezeigt. Der Sprung in die zugehörigen Stammdaten oder das Objekt im SAP-System ist mit einem Klick getan.
Digitale Personalakte - Keine Termine und Fristen mehr verpassen
Der integrierte Ereignis-Agent merkt sich Termine und Fristen, informiert den verantwortlichen Mitarbeitenden per E-Mail und stößt automatisiert eine gegebenenfalls notwendige Weiterverarbeitung an.
Dokumente und E-Mails automatisiert erstellen
Mit dem integrierten cuDocument Builder lassen sich Dokumente für den Standardschriftverkehr – zum Beispiel Bescheinigungen, Briefe, Formulare, Beurteilungen oder Arbeitsverträge – automatisch im Docx- oder PDF-Format generieren, versenden und archivieren. Auch das Erstellen von gestalteten E-Mails geht schnell und leicht von der Hand – all dies direkt aus jeder SAP-HCM- und MS-Office-Funktion heraus.
Hierzu erstellen die Rechts- oder HR-Abteilung Vorlagen und legen damit den Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentarten fest. Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen beziehungsweise Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind und welche Reglements eingehalten werden müssen. Aus diesen fertigen, freigegebenen Vorlagen wählt der Sachbearbeiter dann nur noch die im jeweiligen Bearbeitungsschritt automatisiert vorgeschlagene Vorlage aus und ersetzt gegebenenfalls Platzhalter manuell, wenn sie nicht aus Infotypen des SAP-Systems oder cuSmarText-HR-Daten gefüllt werden können.
Digitale Unterschriften reduzieren Aufwand
Für das Unterzeichnen von Verträgen und Dokumenten spart die elektronische Unterschrift viel Zeit und Aufwand. Mit cuSmarText HR greifen ihre Mitarbeiter*innen auf erprobte Technologien zurück. Zum Beispiel auf die Lösung von DocuSign, die webbasiert, mobil und offline einsetzbar ist. Damit können Verträge und vertragsrelevante Dokumente innerhalb des SAP Vertragsmanagements cuSmarText HR erstellt, verwaltet, signiert und rechtssicher archiviert werden. Alternativ können elektronische Signaturen auch über Pen-Pads und Tablet-PCs des Anbieters signotec erfolgen. Alle Varianten sind voll in die Lösung integriert.
Thomas Joschenak
Head of Department Human Capital Management bei Erste Digital
„Die Personalakte stellte in unserer IT Strategie für den Personalbereich einen zentralen Baustein dar, um alle dokumentbasierten Prozesse zusammenzuführen.“
Papierlose Gehaltsabrechnungen dank Personalakte digital
Ein weiteres Highlight für das Personalmanagement ist die Möglichkeit, Gehaltsabrechnungen und weitere Informationen wie Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse verschlüsselt per E-Mail an die Mitarbeiter*innen zu versenden.
Integration in SAP SuccessFactors
Die digitale Personalakte Software lässt sich über eine Schnittstelle einfach in SAP SuccessFactors, die cloudbasierte Plattform für Personalwirtschaft, integrieren. So werden zum Beispiel im Rahmen eines Einstellungsprozesses die Daten und Dokumente automatisiert in das klassische SAP HCM übertragen. cuSmarText HR legt dort automatisiert die HCM-Stammdaten sowie die digitale Personalakte SAP zusammen mit den bisher vorhandenen Unterlagen an. Rechte für Sichten und Zugriffe fallen differenziert nach Positionen und Unternehmensbereichen unterschiedlich aus und es werden DSGVO-konform nur die Daten vorgehalten, die zwingend erforderlich sind.
cuSmarText HR ist vollumfänglich SAP-zertifiziert
cuSmarText HR ist in zwei Varianten, für SAP ERP und SAP S/4HANA, erhältlich. Egal mit welchem System Ihr Unternehmen vorzugsweise arbeitet, die Lösung integriert sich nahtlos. Die Software ist ausgezeichnet mit dem Zertifikat „SAP Certified – Integration with RISE with SAP S/4HANA Cloud“.
Success Story: Digitale Personalakte bei der Erste Group Bank
Die Einführung der digitalen Personalakte mit SAP SuccessFactors beschleunigt HR-Prozesse und optimiert Personalarbeit.
Projektplan bei Einführung von cuSmarText HR
Die Implementierung der Personalakte Software cuSmarText HR folgt klar definierten und auf Kund*innen zugeschnittenen Projektschritten.
In einem ersten Kickoff mit valantic Expert*innen wird das Projekt gemeinsam mit dem Team strukturiert. Im Anschluss erfolgen Installation und Einrichtung der Standardsoftware. In Workshops werden die individuellen Bedarfe der Nutzer*innen erarbeitet und in einer Konzeption beschrieben, darauf folgt das individuelle Customizing durch valantic. Key User*innen werden geschult und in alle Funktionen der Software eingeführt, noch vor dem Going Live der digitalen Personalakte.
Selbstverständlich stehen unsere Expert*innen weiterhin im Support für Rückfragen zur Verfügung und können auch Anpassungen und Erweiterungen vornehmen, wenn sich die Bedarfe der User*innen verändern.
FAQ zur digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen Papierakte, die alle relevanten Informationen und Dokumente der Mitarbeiter*innen digital speichert und verwaltet. Sie ermöglicht eine zentrale und strukturierte Verwaltung von Personalinformationen in einem digitalen Format.
- Effizienzsteigerung: Schnellerer Zugriff auf Informationen von Mitarbeiter*innen und einfache Bearbeitung von Dokumenten.
- Platzersparnis: Kein Bedarf an physischen Lagerflächen für Papierakten.
- Sicherheit: Verbesserte Datensicherheit und Schutz vor Verlust oder Beschädigung der Dokumente.
- Zugriffskontrolle: Detaillierte Zugriffsrechte können definiert werden, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff haben.
- Nachhaltigkeit: Reduktion von Papierverbrauch und umweltfreundlichere Prozesse.
- Compliance: Einfache Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzrichtlinien.
In der digitalen Personalakte werden folgende Informationen gespeichert:
- Persönliche Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Arbeitszeugnisse
- Fort- und Weiterbildungsnachweise
- Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit)
- Leistungsbewertungen
- Sozialversicherungsunterlagen
- Sonstige relevante Dokumente und Korrespondenz
Ja, die digitale Personalakte sollte aufgrund des Schutzes personenbezogener Daten datenschutzkonform gestaltet werden, indem sie den geltenden Datenschutzbestimmungen, wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU, entspricht. Dies umfasst Maßnahmen wie verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Datensicherungen und die Möglichkeit, personenbezogene Daten fristgerecht oder auf Anfrage zu löschen oder zu anonymisieren.
Der Zugriff auf die digitale Personalakte ist in der Regel auf bestimmte Personen und Abteilungen beschränkt wie:
- Personalabteilung (HR)
- Direkte Vorgesetzte des Mitarbeitenden
- IT-Abteilung (für technische Verwaltung)
- Mitarbeiter*innen selbst (für eigene Daten)
Zugriffsrechte können je nach Unternehmensrichtlinien und spezifischen Anforderungen fein abgestuft und individuell festgelegt werden.
Die Umstellung erfolgt in mehreren Schritten:
- Bestandsaufnahme: Erfassen aller vorhandenen Papierakten und Dokumente.
- Digitalisierung: Scannen und digitalisieren der Papierdokumente.
- Kategorisierung: Strukturierte Ablage der digitalisierten Dokumente in der neuen digitalen Akte.
- Software Einführung: Implementierung einer geeigneten Personalsoftware für die Verwaltung der digitalen Akten.
- Schulung: Schulung der Mitarbeiter*innen im Umgang mit der neuen digitalen Lösung.
- Datenschutz und Sicherheit: Sicherstellung der datenschutzkonformen Speicherung und Verwaltung der Daten.
Die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in der digitalen Personalakte richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien. Beispielsweise sind Arbeitsunterlagen mindestens 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren, steuer- und rentenbezogene Unterlagen sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren.
Es ist wichtig, regelmäßig die Notwendigkeit der Aufbewahrung zu überprüfen und nicht mehr benötigte Dokumente datenschutzkonform zu löschen. Erinnerungen an Löschfristen können automatisch von digitalen Personalakten ausgelöst werden. Löschvorgänge können manuell oder automatisiert erfolgen.
Ja, Mitarbeiter*innen haben in der Regel das Recht, ihre Daten in der digitalen Personalakte einzusehen und zu überprüfen. Sie können bei Bedarf Korrekturen verlangen, wenn die gespeicherten Informationen fehlerhaft oder unvollständig sind. Dies unterstützt die Transparenz und das Vertrauen in die Datenverarbeitung.
Ja, eine digitale Personalakte ist für jedes Unternehmen unabhängig von der Größe sinnvoll, da sie viele Vorteile wie Effizienz, Platzersparnis und verbesserte Datensicherheit bietet. Zudem wird von der erleichterten Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und einer optimierten Personalverwaltung profitiert.
Success Story: Digitale Personalakte bei der Erste Group Bank
Die Erste Group Bank setzt in zahlreichen Ländern die SAP-integrierte Personalakte mit SAP SuccessFactors ein und profitiert von länderspezifischen Anpassungen der Software an die jeweiligen Anforderungen!
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