Im Juni 2024 übernahm die Xovis AG im Rahmen einer Teilveräußerung das People Sensing-Geschäft der HELLA Aglaia. Als Teil von HELLA Aglaia musste People Sensing aus der bisherigen IT-Landschaft herausgelöst und in die Unternehmens- und IT-Infrastruktur der Xovis integriert werden. valantic wurde mit der Durchführung der IT-Due-Diligence und der Umsetzung des IT-Carve-Outs im Rahmen einer Gesamtprojektleitung beauftragt.
Das Unternehmen: Xovis AG
Die Xovis AG ist ein international tätiges Hightech-Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, das sich auf loT-3D-Sensoren und passende Softwarelösungen für die präzise, datenschutzkonforme Zählung von Personen und die Optimierung von Personenflüssen (People Counting) spezialisiert hat. Eingesetzt werden die Produkte zur Optimierung von Personenflüssen und Wartezeiten beispielsweise an Flughäfen, im Handel, im öffentlichen Verkehr sowie in der „smart Building“-Industrie. Das Unternehmen wurde 2008 gegründet und beschäftigt heute mehr als 200 Mitarbeitende in der Schweiz, Berlin und den USA. Der Hauptsitz befindet sich in Zollikofen (Kanton Bern, Schweiz).
Im Juni 2024 übernahm Xovis im Rahmen einer Teilveräußerung das People Sensing-Geschäft von HELLA Aglaia, einem Berliner Tochterunternehmen des Automobilzulieferers FORVIA HELLA. Der Bereich mit 65 Beschäftigten firmiert nun als Xovis Germany GmbH mit Sitz in Berlin und ergänzt das Portfolio der Gruppe um Analyselösungen für die automatisierte Fahrgastzählung in öffentlichen Verkehrsmitteln.
Migration der gesamten IT von Signing bis Closing in fünf Monaten
Herausforderung
Als Teil der HELLA Aglaia musste People Sensing von der bisherigen IT-Umgebung getrennt und in die Unternehmens- und IT-Infrastruktur des Käufers, der Xovis AG, integriert werden. Aufgrund der Größe der FORVIA-Gruppe mit rund 115.000 Mitarbeiter:innen erwiesen sich nicht nur die Abstimmungsprozesse als herausfordernd. Das Ziel der Xovis war es, alle relevanten IT-Services innerhalb von fünf Monaten – vom Signing im Dezember 2023 bis zum Closing am 31. Mai 2024 – zu migrieren, sodass People Sensing am Tag 1 nach dem Closing unabhängig vom ERP-System, allen weiteren Applikationen und allen kritischen IT-Services der ehemaligen Muttergesellschaft operieren konnte.
Beratungsansatz
valantic wurde mit der Durchführung der IT-Due-Diligence und der Umsetzung des IT-Carve-Outs im Rahmen einer Gesamtprojektleitung beauftragt. Neben der Implementierung einer konsequenten Projekt-Governance im ersten Schritt wurde in einer zweiten Phase die bestehende IT-Landschaft analysiert, ein Ziel- und Transitionskonzept entwickelt und die eigentliche Transition der relevanten Applikationen und Daten durchgeführt.
Kundennutzen & Lösung
Trotz einer kurzfristig durchgeführten IT-Due-Diligence konnten die Expert:innen der valantic alle kritischen Aspekte umfassend erheben. Dank des anschließenden IT-Carve-Out-Managements, das die Definition, den Aufbau und die Entwicklung einer Projektmanagement-Governance unter Einbeziehung aller Beteiligten umfasste, konnten die Transition und das Carve-Out erfolgreich überwacht und gesteuert werden. Dies ermöglichte letztlich die reibungslose Integration der Systeme und den Übergang zur gemeinsamen IT-Architektur.
Denis Ranke
CFO, Xovis AG
„Wir sind äußerst zufrieden mit der herausragenden Unterstützung von valantic beim IT-Carve-Out. Dank ihrer Expertise und Professionalität verlief der gesamte Prozess reibungslos und übertraf all unsere Erwartungen. valantic erwies sich als verlässlicher Partner, der unsere Anforderungen genau verstanden und effizient umgesetzt hat. Wir können valantic uneingeschränkt weiterempfehlen und freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.“
Herausforderungen und Lösungen im Detail
Im Anschluss der durch die valantic durchgeführten IT-Due-Diligence und des damit einhergehenden Red Flag Reports wurde der Asset-Deal im Dezember 2023 unterschrieben und die valantic damit beauftragt, bei der Umsetzung des IT-Carve-Outs im Rahmen einer Gesamtprojektleitung zu unterstützen. Das Hauptziel bestand darin, Optionen in Bezug auf den Zielzustand, die allgemeine Vorgehensweise, den Zeitplan, die Kosten, das Risiko und andere kritische Implikationen zu skizzieren, um die Transaktion auf sinnvolle und nachhaltige Weise zu strukturieren und alle relevanten IT-Services (Hosting, Netzwerk, M365, Workplace, …) bis zum Closing erfolgreich zu migrieren.
Der IT-Carve-Out
In der Regel ist es innerhalb solcher Carve-Out-Projekte nicht möglich, alle Integrationsschritte bis zum Tag 1 nach dem Closing umzusetzen. Häufig werden hierzu Interimsperioden eingeplant und Maßnahmen, wie die Inanspruchnahme von TSA-Services (Transitional Service Agreement), festgelegt, wie diese Übergangsfrist bis zur vollständigen Trennung überbrückt werden kann. Da dies von der Xovis AG jedoch nicht beabsichtigt war, musste das Projektteam bis zum Closing die IT-Migration vollständig abgeschlossen haben. Letztlich konnte der geplante Go-Live eingehalten und auf jegliche TSA-Services des Verkäufers verzichtet werden.
Typische Phasen eines klassischen IT-Carve-Outs: von Due Diligence bis IT-Integration
Innerhalb der ersten Phase wurde ein umfassendes Projekt-Setup erarbeitet, das unter anderem die Aufstellung eines PMOs (Project-Management-Office) und die Implementierung einer Projekt-Governance umfasste. Zusätzlich wurde ein detaillierter Zeitplan ausgearbeitet, ein Risikomanagement etabliert sowie Regeltermine, Dokumentenstandards, Arbeitspakete und Workstreams definiert, um einen strukturierten Projektablauf zu gewährleisten und das Verständnis aller Projektbeteiligten zu vereinheitlichen.
Um einen Überblick über die bestehende IT-Infrastruktur zu erlangen, wurde im Rahmen einer eingehenden Analyse die Server- und Applikationslandschaft der involvierten Gesellschaften bewertet. Auf Basis dessen wurden schließlich das Zieldesign und Future Operation Model (Architektur, Zeitplan, Risiken, …), das Carve-Out-Konzept, die Runbooks und der Cut-Over-Plan entwickelt.
Schließlich fand die Dokumentation der Anforderungen an Infrastruktur, Applikationen etc., die Beauftragung der ersten Provider (z. B. ISP) und die Bestellung erster Hardware (u. a. Server-Hardware, Laptops) statt.
Nadine Friebel
Lead Consultant, valantic Management Consulting GmbH
„Trotz vereinzelter Verzögerungen durch verspätete WAN-Anbindungen und Serverlieferungen sicherten unsere effektive Planung und ein robuster ‚Plan B‘ stets, dass der Zeitpunkt des Go-Lives nie in Gefahr geriet.“
Marlene Paetzold
Lead Consultant, valantic Management Consulting GmbH
„In diesem Projekt haben alle involvierten Personen an einem Strang gezogen. Nur so, und durch ein konsequentes Projektmanagement haben wir es als Projektteam geschafft alle Services rechtzeitig bereitzustellen.“
Auf diese erste konzeptionelle Phase folgte in einer zweiten Phase die operative Umsetzung. Noch ausstehende Hardware-Bestellungen wurden getätigt, Lizenzen erworben, Systeme implementiert und Schnittstellen gebaut. Migrationspläne wurden nach Rücksprache mit allen beteiligten Parteien spezifiziert und schließlich finalisiert.
Zusätzliche Herausforderungen ergaben sich durch lange Lieferzeiten und notwendige Umbaumaßnahmen. Die Lizenzierung bzw. die Übernahme von Lizenzen einer Vielzahl von Applikationen musste effizient gestaltet werden, um den Betrieb des neuen Unternehmens sicherzustellen. Besondere Anforderungen an Entwicklersysteme und die späte Freigabe der Datenmigration kurz vor der Closing-Deadline erhöhten den Druck.
Die Lösung dieser komplexen Anforderungen erforderte eine enge Koordination aller beteiligten Parteien, einschließlich Zulieferer, Käufer und Verkäufer. Die erfolgreiche Zusammenarbeit dieser verschiedenen Stakeholder war ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts.
valantic spielte eine zentrale Rolle in diesem Prozess und trug durch Expertise, Engagement und gezielte Projektsteuerung maßgeblich zum Gelingen bei. Diese Erfolgsgeschichte zeigt, wie durch professionelle IT-Beratung und Umsetzung auch unter schwierigen Rahmenbedingungen exzellente Ergebnisse erzielt werden können.
Als zielführend für die Projektarbeit erwiesen sich die bereits bewährten Tools Jira und Confluence, sodass das Projekt trotz vieler Beteiligter effektiv umgesetzt werden konnte.
Entscheidend für die erfolgreiche Eingliederung von People Sensing in die IT-Infrastruktur der Xovis waren darüber hinaus nicht nur die Expertinnen und Experten auf Seiten der valantic. Engagierte Ansprechpartner:innen auf sowohl Käufer- als auch Verkäuferseite sorgten dafür, dass das Carve-Out fristgerecht, in der erforderlichen Qualität und unter Budget zum 1. Juni 2024 abgeschlossen werden konnte.
Strukturiertes Projektmanagement und zügiger IT-Carve-Out der People Sensing aus dem Konzern in die Xovis AG
Nach dem Signing wurde People Sensing von der bisherigen IT-Umgebung getrennt und in die Unternehmens- und IT-Infrastruktur des Käufers, der Xovis AG, integriert.
Daniel Krzyzak
Partner & Geschäftsführer
valantic Management Consulting GmbH