Das volle Potenzial von SAP EAM nutzen

Für dieses anspruchsvolle Vorhaben nahm die RBS die Unterstützung von der Orianda Solutions AG – a valantic company in Anspruch. Die Wahl fiel auf Orianda, da das Unternehmen bereits vor einigen Jahren erfolgreich SAP PM bei einem Schweizer Verkehrsunternehmen eingeführt und währenddessen eine vertrauensvolle Beziehung zu den drei Mitarbeitenden aufgebaut hatte.

«Wir wussten genau, was wir mit Orianda bekommen würden und  verstand unsere Erwartungen», betont Mathias Nussbaum, Leiter Depot Worblaufen bei der RBS.

Im Sommer 2021 führten die Berater:innen von valantic umfangreiche Workshops bei der RBS durch, um das System zu analysieren und die aktuelle Situation zu bewerten. Basierend auf diesen Erkenntnissen leitete die Orianda wertvolle Optimierungsmöglichkeiten ab und entwickelte konkrete Handlungsempfehlungen. Die identifizierten Potenziale wurde dann der Leitung des Bereichs Rollmaterial vorgestellt und anschliessend in ein EAM-Optimierungsprojekt mit klaren Zielen überführt. Dieses startete 2022 mit einem zweitägigen Intensivseminar, das zwei Hauptziele verfolgte: Zum einen sollten die RBS-KeyUser ihr SAP-EAM-Wissen erweitern, um sich aktiv mit den Möglichkeiten für Optimierungen auseinandersetzen zu können. Im Fokus standen dabei grundlegende Konzepte wie Stammdaten, Prozesse, Fiori-Kacheln und neue Funktionalitäten. Dies trug massgeblich dazu bei, das Optimierungsprojekt erfolgreich umzusetzen und wirkte sich direkt positiv auf Effizienz und Leistungsfähigkeit im Bereich Instandhaltung aus. Zum anderen wurden aktuelle Fragen diskutiert und potenzielle Verbesserungen identifiziert. Darüber hinaus setzte das Team die gefundenen Quick Wins unmittelbar um – ein Beleg für die Flexibilität und Spontaneität aller Beteiligten.

Anpassungen im laufenden Betrieb und mit knapper Timeline

Eine wesentliche Herausforderung bestand darin, das bestehende Rollenmodell anzupassen und weitere Fiori-Applikationen zu integrieren – und das alles während des laufenden Betriebs. Diese komplexe Aufgabe erforderte ein hohes Mass an technischem Know-how und eine klare Vision. Nur so liess sich sicherstellen, dass alle Anforderungen und Anpassungen reibungslos durchgeführt wurden, ohne die Betriebskontinuität zu beeinträchtigen. Eine weitere grosse Herausforderung: Das Projektteam musste innerhalb eines straffen Zeitplans die bestehenden Funktionen für die Lokführerinnen und Lokführer abschalten und zeitgleich die neuen rollenbasierten Funktionen aktivieren. Diese koordinierte Umstellung erforderte eine präzise Planung, sorgfältige Tests und eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Viele Vorteile entlang der Prozesse

Durch die Weiterentwicklung von SAP EAM konnte die RBS eine Reihe von Vorteilen für sich erreichen:

• Die Ermittlung der Lagerorte für benötigte Materialien wurde automatisiert, was zu einer Reduktion von Fehleingaben geführt hat. Das wiederum hat die Usability verbessert.
• Die Ermittlung der Kostenstelle für die Fahrzeugflotte wurde automatisiert und wird nun in der Auftragsabrechnung verwendet, ohne dass Daten manuell eingetragen werden müssen. Auch hier wurden die Fehleingaben reduziert, die Usability wurde erhöht.
• Die Key User wurden dazu befähigt, die Parameter für die Ermittlung der Lagerorte und Kostenstellen per Transaktionen eigenständig zu pflegen und anzupassen. Das sorgt für eine hohe Flexibilität bei der Prozessautomatisierung.
• Für die Personengruppen der Lokführer:innen und für die Key User wurden rollenbasierte Berechtigungen realisiert. Dabei wurde durch den Einsatz von Standard-Fiori-Applikationen die Usability erhöht und damit die Grundlage für den weiteren Einsatz von Standard-Fiori-Apps und weiteren Business-Rollen (z.B. Instandhalter, Logistiker usw.) geschaffen.

Zusätzlich zu diesen konkreten Vorteilen wurden weitere wertvolle Prozessverbesserungen diskutiert: etwa die retrograde Entnahme von Materialien, die Erfassung von Rückmeldungen zum Auftrag, die Aufarbeitung von Komponenten und die Lohnbearbeitung.