valantic unterstützt bei Systemimplementierung
Ihrer Digitalstrategie folgend entschied sich die Dental-Union für einen Wechsel ihres Produktinformationsmanagement-Systems (PIM-System). Sowohl die Auswahl eines geeigneten Anbieters als auch die Implementierung des neuen Systems wurden durch valantic begleitet.
Das Unternehmen: Dental-Union GmbH
Die Dental-Union GmbH betreibt im hessischen Rodgau eines der größten europäischen Zentrallager für zahnärztlichen Bedarf. Auf einer Gesamtfläche von mehr als 11.000 Quadratmetern lagern auf zwei Etagen über 37.000 sofort verfügbare Artikel, die von Lieferanten aus der ganzen Welt bezogen werden. Mehr als 57.000 weitere Artikel können kurzfristig beschafft werden. Zu dem 1967 gegründeten Unternehmen gehören 13 rechtlich selbstständige Gesellschafter mit rund 100 Depots in Deutschland, den Niederlanden, Österreich und Albanien. Diese Gesellschafter haben rund um die Uhr Zugriff auf ein Sortiment von 94.000 Dentalprodukten von über 400 Herstellern. Alle Bestellungen, die bis 16 Uhr eingehen, werden direkt bearbeitet, versendet und erreichen den Kunden noch am nächsten Tag.
Über 9.000 Pakete mit einem Gesamtgewicht von 20 Tonnen werden täglich von rund 205 Mitarbeitenden der Dental-Union verarbeitet. Diese einzigartige Vertriebsstruktur ermöglicht, den regionalen Bekanntheitsgrad der Gesellschafter und den wichtigen direkten Kontakt zu den Endkunden (z. B. Zahnärzte, Labore, Kliniken und Medizinische Versorgungszentren (MVZ)) zu erhalten und zu pflegen.
Die Dental-Union beliefert europaweit Kunden und betreut sowohl inländische als auch ausländische Vertriebspartner.
Vanessa Zwarg
Leitung Online- und Printmedien
„Die erfolgreiche Implementierung des neuen PIM- und DAM-Systems war eine herausfordernde, aber auch äußerst bereichernde Reise – vom Auswahlprozess bis hin zum finalen Deployment. Dank der engen Zusammenarbeit mit valantic und dem großartigen Engagement des Teams konnten wir eine maßgeschneiderte Lösung schaffen, die den Anforderungen unseres Unternehmens entspricht und gleichzeitig zukunftsfähig bleibt. Diese Partnerschaft war ein Schlüssel zum Erfolg unseres Projekts.“
Go-live laut Zeitplan dank Best-in-Class Projektgovernance
Herausforderung
Nach einem erfolgreichen Softwareauswahlverfahren wurde valantic in einem Folgeprojekt beauftragt, die Dental-Union bei der Implementierung des gewählten Produktinformationsmanagement-Systems (PIM-System) zu unterstützen. Aufgrund der begrenzten Ressourcen, die sich aus der hohen fachlichen Einbindung der Mitarbeitenden auf Kundenseite und dem generellen Tagesgeschäft ergaben, benötigte die Dental-Union einen Partner, der die Implementierung organisatorisch und für die Steuerung des Anbieters unterstützt.
Beratungsansatz
Auf Basis des valantic Projektgovernance Frameworks übernahm valantic als Drittpartei organisatorische und begleitende Tätigkeiten, wie z. B. die Überwachung von Aufgaben, die Einhaltung des Zeitplans und – wenn nötig – die Aufarbeitung von Eskalationspunkten. Der Fokus auf die Bedürfnisse des Kunden und das Gespür für die verschiedenen Projektphasen sowie die davon abhängige Betreuungsintensität waren entscheidend für den erfolgreichen Abschluss des Projektes.
Kundennutzen & Lösung
Mit der Unterstützung von valantic konnte sich die verantwortliche Abteilung der Dental-Union auf die technische und fachliche Realisierung des Implementierungsprojektes und somit auf die Prozesse, das Datenmodell und das intensive Testen des Systems konzentrieren. valantic erwies sich als objektiver und kompetenter Partner, der nicht nur für Transparenz im Projekt sorgte, sondern auch eine schnelle und effiziente Umsetzung ermöglichte.
Vom Auswahlprozess bis zum Deployment des neuen Systems
Im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie entschied sich die Dental-Union für einen Wechsel ihres PIM-Systems. Mit dieser Entscheidung legte das Unternehmen den Grundstein für eine zukunftsorientierte Ausrichtung im digitalen Medienzeitalter. Eine solche Entscheidung kann verschiedene Gründe haben, von neuen Anbietern am Markt mit fortschrittlicheren Technologien bis hin zu Altsystemen mit hohem Individualisierungsgrad und entsprechend aufwändigen Systemupdates (sog. Releases). valantic wurde hinzugezogen, um den Auswahlprozess zu begleiten und ein zukunftssicheres und stabiles System zu finden, das den Anforderungen des sich verändernden Marktes und somit des Unternehmens gerecht wird.
Anhand einer vielfach erprobten Methodik und jahrelanger Marktkenntnis wurde ein passender Anbieter ermittelt, dessen PIM-System den Anforderungen der Dental-Union gerecht wurde. Die anschließende Implementierung dieses Systems, das innerhalb von 10 Monaten das alte System vollständig ablösen sollte, erwies sich als Herausforderung. Das parallel zur Umstellung laufende Tagesgeschäft und die hohe interne Ressourcenbindung der Systemnutzer, die sich der komplexen technischen Konfiguration widmen mussten, erforderten eine externe Projektbegleitung, die das Implementierungsprojekt organisatorisch unterstützte und die Einhaltung des Zeitplans sicherstellte.
In Fortführung der bisherigen Zusammenarbeit übernahm valantic diese Aufgabe und unterstützte die Dental-Union von der Projektinitialisierung Ende 2023 bis zum Go-Live Mitte Oktober des Folgejahres.
Die Feinkonzeption der unterschiedlichen Ebenen des neuen PIM-Systems – u. a. Produktebene, Artikelebene und Vertriebskanäle – stellte nach der Projektinitialisierung die zweite Phase im Implementierungsprojekt dar. Hierfür wurden zwingend erforderliche Prozesse aufgenommen, das bestehende Datenmodell kritisch hinterfragt, die vorhandenen Datenquellen erfasst und die Umsysteme und entsprechenden Schnittstellen aufgenommen.
Zudem wurde festgelegt, wie die Vertriebsstrukturen der Dental-Union im neuen System abgebildet, welche Funktionen integriert und welche generellen Logiken für die angebotenen Artikel verfolgt werden sollten. In dieser Phase konnte valantic durch eine strukturierte Aufbereitung der unterschiedlichen Konzepte, eine Erarbeitung des darauf aufbauenden Projektplans und des Monitorings der unterschiedlichen Aufgaben die Projektleitung unterstützen. Der Projektplan spezifizierte sowohl die verschiedenen Arbeitsschritte, die in Jira dokumentiert und nachverfolgt wurden, als auch den zeitlichen Rahmen des Projekts.
In der anschließenden Phase, der Umsetzung, wurden die im Projektplan definierten Arbeitsschritte operativ umgesetzt. Dazu gehörten die Entwicklung eines geeigneten Datenmodells, die Definition der zukünftigen Prozesse und die Vorbereitung der Datenmigration. Nach der Freigabe der definierten Prozesse und Funktionen durch die Verantwortlichen auf Kundenseite konnte der Implementierungspartner diese im System umsetzen und das neue PIM-System schrittweise gemäß den Anforderungen der Dental Union konfigurieren.
Da die unternehmensinternen Systemnutzer, in diesem Fall die Mitarbeitenden der Fachabteilung Print- und Onlinemedien, primär in die operative Systemumstellung involviert und somit ausgelastet waren, übernahm valantic die Koordination, Verfolgung und Priorisierung der Aufgaben, die Rolle des Mediators zwischen den Projektverantwortlichen und die allgemeine Kommunikation über den Projektstatus, den -fortschritt und eventuell auftretende Hindernisse. Dadurch wurde eine optimierte Verteilung der verfügbaren Ressourcen und die strikte Einhaltung des Zeitplans gewährleistet.
Der Projektfortschritt und somit die Integration der Daten in das neue PIM-System musste in wiederkehrenden Zyklen in der Testumgebung überprüft und kontrolliert werden, um die Funktionen und im Backend definierten Prozesse bzw. Workflows zu testen.
Diese Testphase umfasste multiple Funktions- und Integrationstests. Neben dem Testen der Funktion eines Buttons, beispielsweise zum Speichern eines Artikels, wurde mittels Integrationstests geprüft, ob die im System hinterlegten Logiken gemäß den in der Konzeption definierten Prozessen funktionieren. Als Grundlage dienten die in der Konzeptionsphase erarbeiteten Testpläne, welche nun durch valantic koordiniert und deren Ergebnisse vollumfänglich protokolliert wurden. Im Rahmen der Tests festgestellte Funktionsstörungen wurden durch den Implementierungspartner behoben.
In Vorbereitung auf den Go-Live-Termin und somit die Umstellung von der Testumgebung auf das Produktivsystem, das sog. Deployment, wurde unter anderem eine Risikoanalyse durchgeführt. In dieser kritischen Phase gilt es, Systemfehler aufzudecken, Prioritäten festzulegen und Exporte anzupassen, um den Produktivstart nicht zu gefährden. valantic sorgte durch die Aufbereitung aller relevanten Dokumente und Informationen für die notwendige Transparenz im Projekt und einen erfolgreichen Go-Live.
In der anschließenden Hypercare-Phase wurden notwendige Optimierungen und Anpassungen am PIM-System vorgenommen, um Schnittstellen zu bestehenden Systemen zu überwachen und im Tagesgeschäft aufgetretene Probleme zu beheben.
Ein Implementierungsprojekt wird durch die Projektqualitätssicherung und –governance begleitet, um das Projekt effizient zu steuern und Risiken zu minimieren.
valantic begleitet die Dental-Union vom Auswahlprozess bis zum Deployment eines neuen Produktinformationsmanagement-Systems (PIM-System)
Nach einem erfolgreichen Softwareauswahlverfahren wurde valantic in einem Folgeprojekt beauftragt, die Dental-Union bei der Implementierung des gewählten PIM-Systems zu unterstützen.
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Ju Lee-Schultz
Managing Consultant
valantic GmbH
Samira Müller
Lead Consultant
valantic GmbH