IT-basierter Serviceprozess als Startpunkt für die Digitalisierung

Entscheid für valantic als vertrauensvoller Partner

Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen der NRS, den gesamten Serviceprozess digital abzubilden – und damit gleichzeitig die Grundlage für eine ganzheitliche Digitalisierung der Instandhaltung sowie der übrigen Geschäftsbereiche zu schaffen. Eine wichtige Vorgabe war dabei, dass die Software für den Serviceprozess an SAP ERP angebunden werden kann. Bei der Software, die Nordic Rail Service zunächst im Auge hatte, wäre dafür ein erheblicher Aufwand bei der Anbindung der Instandhaltungssoftware an das SAP-System entstanden. Daher bestand der Wunsch, die Instandhaltungsprozesse innerhalb des SAP ERP darzustellen. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen schliesslich, das vorhandene SAP-System zu nutzen und entsprechend auszuprägen.

Nachdem der Entscheid für SAP als Software getroffen war, stand auch sofort fest, dass die Orianda Solutions AG – a valantic company der richtige Partner für die Einführung ist. «Der Orianda bin ich das erste Mal vor ein paar Jahren in einem Seminar zur Digitalisierung der Instandhaltung begegnet», so Thomas Toschka. «Die Schweizerischen Bundesbahnen hatten dort über ein gemeinsames Projekt mit der Orianda Solutions AG – a valantic company berichtet. Für mich war das ein enorm wertvoller Hinweis.»

„Bis dahin hatten wir vergeblich nach einem Partner gesucht, der sich sowohl mit der Instandhaltung von Schienenfahrzeugen als auch mit SAP auskennt. Insofern mussten wir nicht lange überlegen, mit wem wir den Serviceprozess digitalisieren wollen“, Thomas Toschka Bereichsleiter und EBL.

Vertrauensvolle und pragmatische Zusammenarbeit

In einem Workshop wurden zunächst gemeinsam die Anforderungen der NRS sauber erfasst und ein Grobkonzept wurde entworfen. Damit hätte NRS prinzipiell auch zu einer anderen Beratung gehen können. Thomas Toschka: «Für uns gab es dafür aber überhaupt keinen Grund, da wir nach dem Workshop noch mehr von der Expertise der Orianda überzeugt waren. Ausserdem hat es auch menschlich perfekt harmoniert.»

Wie gut die beiden Partner zusammenarbeiten konnten, zeigte sich im Laufe des Projekts, als sich immer mal wieder neue Herausforderungen ergaben, die im ursprünglichen Scope nicht vorgesehen waren. Beispielsweise kam erst nach einiger Zeit der Wunsch auf, eine ZUG-FeRD-Schnittstelle zu integrieren. Solche Anpassungen konnten dank des vertrauensvollen und pragmatischen Miteinanders sowie der agilen Vorgehensweise gut umgesetzt und gemeistert werden.

Von der Schadensmeldung bis zur Faktura

Nach der erfolgreichen Einführung beziehungsweise dem Customizing der SAP-ERP-Module Customer Service (CS), Plant Maintenance (PM) sowie Sales and Distribution (SD) können heute die abrechnungsrelevanten Daten und Belege ohne Medienbrüche entlang des Serviceprozesses ausgetauscht werden. Das beginnt damit, dass im Modul Customer Services ein Auftrag angelegt wird – entweder, wenn ein mietendes Unternehmen einen Waggon zurückgibt, oder die Beauftragung durch den Güterwagenvermieter selbst erfolgt. Für die Erstellung eines Auftrags können die Mitarbeitenden auf hinterlegte Elemente zurückgreifen: die Leitungscodes (der Branchenstandard und individuelle Codes der Kunden) und die Ausführungsmenge, das Eigenmaterial und das Kundenmaterial sowie Pauschalen und Textpositionen. Im Fall der Rückgabe eines gemieteten Wagens erstellt NRS ausserdem eine Schadenmeldung, ordnet diese dem Auftrag zu und übermittelt sie an den Kunden. Wird eine Instandhaltung im Gleisfeld durchgeführt, kommt eine Fiori-basierte App zum Einsatz, mit der sich alle Schäden im Modul Plant Maintenance erfassen lassen. Besonders vorteilhaft: Auf UIC-Nummern und AVV-Codes kann zugegriffen, Kommentare und Bilder können leicht hinzugefügt werden.

Ist der Auftrag vollständig angelegt, lässt sich daraus mit wenigen Klicks ein Angebot generieren, wobei die kundenspezifischen Stundensätze und Materialpreise berücksichtigt werden. Die Leistungen, Materialien und Pauschalen werden im Angebot nach Leistungsarten zusammengefasst und mit entsprechenden Zwischensummen ausgewiesen, diese verschaffen den Kunden einen optimalen Überblick. Erst wenn ein Angebot bestätigt ist, beginnt NRS mit der Instandhaltung des Güterwagens. Die während der Massnahme tatsächlich aufgewendeten Zeiten werden kontinuierlich über SAP CATS (Cross Application Time Sheet) registriert und das verbrauchte Material
wird mithilfe eines Scanners dokumentiert. Nach Abschluss der Instandhaltung wird aus dem Auftrag im Modul Customer Service zunächst eine Faktura-Anforderung und schliesslich im Modul Sales and Distribution eine Faktura erzeugt. Auch in der Rechnung werden die Leistungen, Materialien und Pauschalen nach Leistungsarten gruppiert. Die Übermittlung der Rechnung kann im ZUG-FeRD-Format erfolgen – natürlich aber auch je nach Wunsch als PDF-Dokument oder als Papierrechnung.