Schlanke Intercompany Prozesse in wenigen Monaten

Im Zuge des Betriebsübergangs mussten LEAG und das neu gegründete Tochterunternehmen einige rechtliche und organisatorische Herausforderungen meistern. Im Fokus stand dabei die Notwendigkeit, die kaufmännischen und logistischen Objekte und Prozesse beider
Gesellschaften sauber zu trennen und entsprechend unabhängig voneinander durch die IT abzubilden. Eine konkrete Konsequenz dieser Trennung bestand darin, die rund 45.000 vorhandenen Materialien zwischen beiden Gesellschaften aufzuteilen – 7.681 gingen an MCR über -nund im Anschluss in zwei separaten Lagersystemen darzustellen, auch wenn sie physisch weiterhin in einem Lager bleiben und lediglich neu etikettiert wurden. Darüber hinaus machte die Trennung erforderlich, dass beide Gesellschaften intern erbrachte Lieferungen und Leistungen untereinander verrechnen. Und zwar mit möglichst wenig Aufwand und im gewohnten IT-Umfeld. Denn aktuell realisiert die MCR Engineering Lausitz GmbH mit etwa 80 – 90% den wesentlichen Teil des Gesamtumsatzes mit Aufträgen von LEAG.

Ausgangspunkt für das Projekt war, dass MCR Engineering Lausitz kein eigenes ERP-System einführen wollte. Stattdessen sollte innerhalb der SAP-ERP-Installation (SAP ECC 6.0), die LEAG schon seit Jahren nutzte und mit der sich die Anwender:innen entsprechend gut auskannten, ein eigener Buchungskreis aufgesetzt werden. Als grosse Herausforderung stellte sich dabei der hohe Anteil an Eigenentwicklungen heraus, weil diese die Standardisierung im System enorm anspruchsvoll machten, teilweise mussten die Eigenentwicklungen für die neuen Gesellschaft übernommen und ausgeprägt werden. Also machten sich Mitarbeitende von LEAG und Berater:innen von der Orianda Solutions AG – a valantic company gemeinsam daran, die benötigten Prozesse zu definieren und dann im neuen Buchungskreis abzubilden. Dazu wurden vor allem die Module Customer Service (CS), Plant Maintenance (PM) und Sales and Distribution (SD) an die spezifischen Anforderungen angepasst. Die Module Financial Accounting (FI) und Controlling (CO) konnten im Standard verwendet werden.

Michael Nobis: „Als wir Anfang 2022 damit begonnen haben, den Betriebsübergang vorzubereiten, war uns klar, dass das ein sehr komplexes Vorhaben wird. Deshalb war uns wichtig, einen Partner mit umfassender Branchen- und SAP-Erfahrung an unserer Seite zu haben.“ Also schrieben die Verantwortlichen das Projekt aus und lernten auf diese Weise Orianda Solutions AG – a valantic company kennen. „Im Austausch mit ihnen wurde sofort deutlich, dass nicht nur eine immense fachliche Expertise vorhanden ist, sondern auch fundierte Projektmanagementfähigkeiten und genügend Ressourcen.

Michael Nobis, Leiter Hauptwerkstatt „Gerade weil der Zeitplan unseres Vorhabens sehr ambitioniert war, der Betriebsübergang sollte am 1. November desselben Jahres stattfinden, waren alle drei Aspekte enorm relevant.“

Für die Auftragsbearbeitung und die konzerninterne Auftragsabrechnung wurde der in SAP ERP abgebildete Standardprozess zur Erstellung von Haupt- und Unteraufträgen genutzt. Die Besonderheit dabei: Hauptaufträge werden im Buchungskreis von LEAG abgebildet, Unteraufträge im Buchungskreis von MCR Engineering – die Hauptaufträge fungieren als Kontierungsobjekte in der Abrechnungsvorschrift der Unteraufträge. Mit diesem Konstrukt war es auch möglich, einen schlanken Prozess für die buchungskreisübergreifende Materialversorgung zu gewährleisten. So können beispielsweise Ersatzteile und Verbrauchskomponenten aus dem im eigenen Buchungskreis geführten Lager und vor allem dem im fremden Buchungskreis geführten Lager entnommen werden. Die Abrechnung von Leistung und Material wird je nach Prozess sofort oder monatlich im CO-Modul durchgeführt. Der Regelprozess, also die Beauftragung von MCR Engineering Lausitz durch LEAG, funktioniert auch in der gegengesetzten Richtung. Um eine komfortable konzerninterne Abrechnung der Leistungserbringung und der buchungskreisübergreifenden Materialversorgung zu ermöglichen, führte das Projektteam das SAP-basierte Add-on SAP RRICB Optimizer von Pikon ein. Das Tool erweitert die in SAP ERP vorgehaltene Funktion für die fakturierte Instandhaltung (Customer Service) um das Resource Related Intercompany Billing (SAP RRICB) und erlaubt es, monatlich die erbrachten Leistungen und Materialen beider Gesellschaften teilautomatisiert zu fakturieren, die Kosten miteinander zu verrechnen und den Differenzbetrag in Rechnung zu stellen. Dabei erfolgt die Fakturierung über die bei LEAG und MCR Engineering Lausitz hinterlegten Stammdaten im SD Modul. Insgesamt wurden in dem Projekt zwölf Auftragsarten definiert – sechs davon für die konzerninterne Verrechnung.

In einer grossartigen Teamleistung gelang es den Mitarbeitenden von LEAG und den Berater:innen von Orianda Solutions AG – a valantic company, den knappen Zeitplan einzuhalten und den Go-live zum 1. November 2022 zu schaffen. Dabei half sehr, dass auf Seiten von Orianda Solutions AG – a valantic company akribisch auf Termine geachtet und der Fortschritt einem exakten Controlling unterzogen wurde. Gleichzeitig kümmerte sich das Projektteam intensiv um das Change Management: Grundsätzlich ging es dabei darum, die Motivation für den Betriebsübergang zu vermitteln – zumal die positiven Effekte erst in der Zukunft erkennbar werden. Aufgrund der hohen fachlichen Expertise und der guten Kenntnisse der Projektmitarbeitenden von MCR Engineering Lausitz zu SAP-Prozessen wurden die ambitionierten Projektziele voll und ganz erreicht. Im Detail kam es darauf an, Akzeptanz für den neuen Prozess und dessen Abbildung im SAP-System zu gewinnen.