Digitalisierung der Einkaufsprozesse
Die Korian Deutschland GmbH bietet Langzeitpflegeeinrichtungen, betreutes Wohnen, alternative Wohnkonzepte, Intensivpflege sowie häusliche Pflege- und Serviceleistungen an. Zum deutschlandweiten Korian-Netzwerk gehören rund 230 Einrichtungen, davon 67 mit betreuten Wohnangeboten und 27 ambulante Dienste. Das Unternehmen gehört zur Clariane-Gruppe, die in sechs Ländern Europas vertreten ist.
Korian Deutschland bietet ein breites Spektrum an Pflegedienstleistungen, darunter Langzeitpflege, betreutes Wohnen und häusliche Pflege, und betreibt deutschlandweit etwa 230 Einrichtungen. Zur Optimierung der Beschaffungsprozesse implementierte Korian die eProcurement-Suite „Koriando“ auf Basis der Ivalua-Plattform. Nach dem technischen Start der Plattform wurde valantic als Ivalua-Partner hinzugezogen, um den After-Go-Live-Support zu übernehmen und Expertise in der Digitalisierung und Optimierung von Einkaufsprozessen bereitzustellen.
Die Ausgangslage
Um Pflege und Betreuung auf höchstem Niveau zu gewährleisten, wählte Korian mit Ivalua eine effiziente Beschaffungslösung mit integriertem Lieferantenmanagement für sämtliche Anforderungen seiner Seniorenresidenzen. Auf Basis der Ivalua-Plattform wurde die eProcurement-Suite „Koriando“ entwickelt und eingeführt. Rund zwei Monate nach dem technischen Go-Live der Koriando-Plattform wurde valantic als Ivalua-Partner damit beauftragt, den After-Go-Live-Support zu betreuen und Wissen sowie Know-how bei der Digitalisierung und Optimierung von Einkaufsprozessen einzubringen.
Hotline: 1st- und 2nd-Level-Support für 2.000 Anwender*innen
Integration der Speziallösung necta in Ivalua
Restrukturierung der Beschaffungsprozesse und Abwicklung in Ivalua
Florian Staud
Managing Consultant und Teamleiter bei valantic
„Wir bei valantic haben während des gesamten Projektes eine ergebnisorientierte, priorisierte und zeitlich angepasste Implementierung der Optimierungspotenziale in Koordination mit dem Implementierungspartner durchgeführt und den erfolgreichen Go-live des Rechnungsmoduls sichergestellt. Alle etwa 2.000 Anwender*innen des Systems erhalten 1st- und 2nd-Level-Support in deutscher Sprache und sind in der Lage, die neue Procurement-Lösung effizient und produktiv einzusetzen.“
Case Study: Pflegedienstleister Korian digitalisiert Einkaufsprozesse mit valantic und Ivalua
Korian optimiert Pflege mit Ivaluas Beschaffungslösung und integriertem Lieferantenmanagement.
Die Realisierung durch valantic erfolgte dabei in mehreren Arbeitspaketen. Es galt zunächst, Schnittstellen innerhalb der Korian IT-Infrastruktur zu verbessern, Key User zu schulen und den deutschlandweiten Roll-out durch die Übernahme des First- und Second-Level-Supports zu begleiten. Keine kleine Aufgabe, denn „Koriando“ wird unternehmensweit von mehr als 4.000 Usern (davon über 2.000 in Deutschland) genutzt, die neben dem Einkauf insbesondere den Bereichen Pflege, Service und Facility Management zugeordnet sind.
Im weiteren Verlauf des Projektes übernahm valantic die Integration der Spezialsoftware „necta“ in die Ivalua-Plattform. necta ist spezialisiert auf „Warenwirtschaft für Care, Catering, Systemgastronomie, Kliniken und Produktionsbetriebe“.
valantic hat in enger Zusammenarbeit mit Korian und deren Partnern die Einkaufsprozesse teilweise reorganisiert und auf Basis der eProcurement-Lösung Ivalua die Schnittstellen zu weiteren Systemen wie SAP, DocuWare und SmartInvoice optimiert. Außerdem haben die Berater*innen von valantic, die auf die Beschaffung von Lebensmitteln spezialisierte Lösung „necta“ in Ivalua integriert. Dabei übernahm valantic Teile der Administration und den User Support von Korian Deutschland.
Im Kern wurden im Rahmen des Projektes folgende Leistungen erfolgreich realisiert:
Implementierung und Integration der auf die Beschaffung von Lebensmitteln und Wäsche spezialisierten Lösung necta
Entwicklung von Management-Reports mithilfe von Business Intelligence Tools
Begleitung und Koordination von User Acceptance Tests, Go-live sowie technischer Support für das Rechnungsmodul
Begleitung und Koordination von User Acceptance Tests, Go-live sowie technischer Support für ein Ivalua-Versionsupgrade
Sicherstellung eines 1st- und 2nd-Level-Supports für etwa 4.000 Anwender*innen
Die Berater*innen von valantic haben durch ihre Expertise geeignete Maßnahmen konzipiert und implementiert.
valantic begleitete Korian bei dieser Prozesstransformation in vier Schritten:
1. Allgemeiner Support und Projektmanagement
valantic unterstützt die deutsche Korian-Projektleitung beim landesweiten Roll-out sowie der Optimierung und Weiterentwicklung der Anwendung, insbesondere durch Übernahme von Arbeitspaketen, Aufbau einer Reporting- und Controllingstruktur und Teilprojektleitung. Alle deutschen Anwender*innen werden vom Projektteam im Rahmen eines 1st- und 2nd-Level-Supports betreut.
2. Hyper-Care Support Invoicing-Modul
Das Invoicing-Modul interagiert mit anderen Systemen wie DocuWare, SmartInvoice und SAP. valantic hat auf Grundlage der Anforderungen eine Bewertung vorgenommen, die Fehlerbehebungen (Bug Fixing) koordiniert und eine Hotline für die Mitarbeitenden eingerichtet. Alle Bugs wurden behoben und die Mitarbeitenden können mit dem System und den neuen Prozessen nunmehr produktiv arbeiten.
3. Funktionale Beratung und Realisierung im Bereich Einkauf
valantic initiierte organisatorische Veränderungen in der IT-Landschaft von Korian und stellt gleichzeitig die operationale Handlungsfähigkeit durch ihr Know-how sicher. Dabei fungiert das valantic-Team auch als Sparringspartner für das Management, z. B. unterstützen Reports für verschiedene Zielgruppen das Management der Einkaufsprojekte.
4. Mentoring/Begleitung bei der Key-User-Zertifizierung
valantic stellt Ivalua-Trainingsunterlagen zur Verfügung und unterstützt bei der Zertifizierung der Key User, die ihrerseits wiederum weitere Mitarbeitende trainieren (Train the Trainer). Danach sind alle Ivalua-Anwender*innen in der Lage, die Plattform gemäß ihrer Rolle effizient zu nutzen.
Über Korian
Die Korian Deutschland GmbH bietet Langzeitpflegeeinrichtungen, betreutes Wohnen, alternative Wohnkonzepte, Intensivpflege sowie häusliche Pflege- und Serviceleistungen an. Zum deutschlandweiten Korian-Netzwerk gehören rund 230 Einrichtungen, davon 67 mit betreuten Wohnangeboten und 27 ambulante Dienste.
Das Unternehmen gehört zur Clariane-Gruppe, die in sechs Ländern Europas vertreten ist.
Korian Case Study: Pflegedienstleister digitalisiert Einkaufsprozesse mit Ivalua
Zur Optimierung der Beschaffungsprozesse implementierte Korian die eProcurement-Suite „Koriando“ auf Basis der Ivalua-Plattform.
Anne Wiegert
Senior Managerin Marketing & Communications
valantic Supply Chain Excellence