Hard- und Softwareprodukte, Installationen, Serviceverträge und Verbrauchsmaterialien: Angebote bei der Bizerba SE & Co. KG können recht komplex sein. Wie praktisch wäre da ein Tool, das alle Positionen auf einer Oberfläche vereint! Genau dies hat sich Bizerba gedacht. In Kooperation mit valantic entstand die Idee der Solution Quotes – eine mit SAP CPQ umgesetzte Lösung, die auf Knopfdruck ein einziges übersichtliches und individuelles Angebotsdokument erstellt.
Über das Unternehmen
Bizerba wurde 1866 gegründet und befindet sich in der fünften Generation bis heute im Familienbesitz. Die weltweit agierende Unternehmensgruppe mit Konzernzentrale in Balingen (Baden-Württemberg) beschäftigt insgesamt circa 4.300 Mitarbeiter*innen in mehr als 120 Ländern.
Mit dem einzigartigen Lösungsportfolio rund um die zentrale Größe „Gewicht“ erfüllt Bizerba die vielfältigen Bedürfnisse der Kunden aus Industrie, Handel, Logistik und Handwerk und setzt internationale Standards beim Wiegen, Schneiden und Auszeichnen. Über die Hauptvertriebskanäle Retail und Industry werden neben Einzelprodukten im POS-Segment auch Hardware-, Software- und Service-Lösungen sowie Leasing- und Finanzierungsmodelle angeboten. Und das entlang der gesamten Nahrungsmittelkette, also von der Produktion bis zu den Endverbraucher*innen.
Übrigens
Am ehesten bringt man Bizerba wohl mit der klassischen Ladenwaage in Verbindung – wie sie zum Beispiel beim Metzger oder in der Obst- und Gemüse-Abteilung im Supermarkt steht. Sowohl das Etikett, das nach dem Wiegen und Eintippen gedruckt wird, wie auch die Software, die auf dem Display zu sehen ist, sind Bizerba-Produkte.
Die Herausforderung
Bizerba ist ein Lösungsanbieter in unterschiedlichsten Bereichen – immer mit dem Ziel, den Kunden die bestmögliche Lösung zu bieten. Damit der Kunde nach dem Kauf schnellstmöglich von seiner einzigartigen Lösung profitieren kann, muss sich das Angebotstool nahtlos in den End-to-End Prozess Market-to-Contract integrieren.
Maren Kreutle
Business Analystin, Bizerba SE & Co. KG
„Unsere Unternehmensstrategie bestimmt unsere Prozesse: Daher nutzen wir einen ‚Solution-Sales-Prozess‘. Anders gesagt: Die Systeme, die wir entwickeln, müssen sich den relevanten Prozessen anpassen, nicht andersherum.“
MyBizerba – as unique as your fingerprint! Nach diesem Motto wurde die Idee der Solution Quotes bei Bizerba zum Leben erweckt. Unternehmensgröße, Budgets, Ressourcen, Prozesse oder Infrastruktur: Die Lösung berücksichtigt, dass jeder Kunde individuellen Bedarf hat. Von und von Stand-alone-Lösungen bis zum vollintegrierten Modell deckt das Portfolio von MyBizerba alle Eventualitäten ab.
Angebotserstellung mit CRM, CPQ und ERP
Nach der vollständigen Integration von CRM, CPQ und ERP läuft der Prozess der Angebotserstellung wie folgt ab:
Integration in den End-to-End Prozess
Auf technischer Seite brachte die Lösung insbesondere die nachfolgenden Herausforderungen mit sich:
Kunden- und Angebotsdaten werden zwischen den Systemen bidirektional ausgetauscht. Zusätzlich gibt es weitere Informationen, wie beispielsweise Preislisten, die aus dem D365 in das CPQ eingespielt werden. Wird eine Quote, also ein Angebot, erstellt, werden all diese Daten aus dem D365 in das SAP CPQ System übertragen.
Preisfindungsdokumente im SAP ERP
Ein Angebot geht mit drei verschiedenen Preisfindungsdokumenten im SAP ERP einher. Es bedarf vieler Kopfdaten, um die richtigen Konditionen zu finden und die korrekten Preise zu berechnen. Aus diesem Grund werden im Hintergrund drei verschiedene technische Preisdokumente erzeugt – jeweils eines für die Bereiche Sales, Service und Labels & Consumables. Die einzelnen Positionen werden den drei Bereichen entsprechend zugeordnet und die Preise somit korrekt berechnet.
Prinzipiell ist dies im SAP CPQ nicht vorgesehen, da zu einem Angebot im Standardfall genau ein Preisfindungsdokument im ERP gehört. Dies erhöht die Komplexität enorm, da der einzelne User völlig losgelöst von der technischen Umsetzung eine Solution Quote erstellen können muss.
Vertriebsmitarbeiter*innen ein integriertes Tool zur Verfügung zu stellen, mit welchem den Kunden optimale perfekt passende Lösungen angeboten werden können
Integriertes Tool: Kunden erhalten auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Angebote. Zudem gehen alle internen Arbeitsschritte Hand in Hand.
Zeitgewinn: durch einen effizienten und voll integrierten Angebotsprozess
Gesteigerte Kundenzufriedenheit: Zum einen ermöglicht der Zeitgewinn im Vertrieb eine intensivere Betreuung. Außerdem finden Kunden schnell und einfach passgenaue Lösungen für das Erstellen von Angeboten
Nutzungsbereiche rücken in den Fokus. Nutzergruppen wurden definiert und anschließend Proto-Personas entwickelt. Auf die User Story Creation folgte dann das User Story Mapping
Dieser – für viele Nutzer*innen neue – Ansatz ist bei allen Projektbeteiligten sehr gut angekommen. Denn er führt weg vom Lastenheft hin zur Definition der Anforderungen. Selbst wenn man auf das Lastenheft (noch) nicht vollständig verzichten kann: Durch die nutzerzentrierte Vorgehensweise werden die bereichsbezogenen Ansprüche der diversen Nutzergruppen dokumentiert. Das schafft die Gewissheit, nichts vergessen zu haben. Das Projekt wurde in agiler Methodik gemeinsam mit den Entwickler*innen von Bizerba umgesetzt
Gerald Schimanski
Software Engineer, Bizerba SE & Co. KG
„Wir machen ein Projekt nicht für uns oder ‚die IT‘, sondern wir machen es für unsere User, die letztendlich vor dem Tool sitzen und damit arbeiten. Wenn das der Fall ist, hat man eigentlich schon gewonnen.“
Planungssicherheit im Projekt
Nutzer*innen erhalten ein optimales Tool, was oft auch zeitliche Einsparungen zur Folge hat
Gemeinsames Verständnis für Prozesse und Lösungen: geteilte Wahrnehmung des „Big Picture“.
Die entwickelten Personas sind auch in anderen Projekten und Projektphasen einsetzbar.
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