SAP Rollen und Arbeitsmittel in einem Workflow bei der RWZ: SAP Add-on apm identifier

RWZ optimiert Onboarding
mit SAP Add-on
apm identifier von valantic

• Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG (RWZ) optimiert ihre Onboarding-Prozesse mit SAP Add-on apm identifier von valantic
• Mithilfe des Tools kann die Hauptgenossenschaft SAP Rollen und Arbeitsmittel workflowbasiert zuweisen und sowohl das Onboarding wie auch Benutzeranträge bei unternehmensinternen Funktions- oder Abteilungswechseln deutlich vereinfachen

Langenfeld, 18. Juni 2018: Rund 2.000 Benutzeranträge in SAP hat die Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG (RWZ), durch Eintritt, Austritt, Funktions- oder Abteilungswechsel von Mitarbeitern pro Jahr zu bewältigen. Die sehr individuellen Anforderungen ihrer 13 Geschäftsbereiche, mehrere in das Antragsverfahren involvierte Personen und historisch gewachsene Prozesse gestalteten den Einstieg für neue Mitarbeiter mitunter zeitaufwändig. Durch den Einsatz des apm identifier von valantic, Lösung für den Benutzerantrag in SAP, hat die Genossenschaft den Onboarding-Prozess deutlich vereinfacht und beschleunigt. Die Berechtigungsvergabe in SAP sowie die Ausstattung mit Arbeitsmitteln wurde in einen transparenten Workflow integriert.

Die RWZ ist die drittgrößte unter den in Deutschland im Agrarhandel tätigen Hauptgenossenschaften. Rund 3.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind deutschlandweit an über 200 Standorten tätig. Aktiv ist sie für über 150 Mitgliedsgenossenschaften, 70.000 Landwirte, Winzer und Gartenbauer sowie tausende gewerbliche und hunderttausende Privatkunden.

„Die GRC-Lösung apm atlantis von valantic haben wir bereits in unserem SAP ERP und im SAP CRM erfolgreich im Einsatz. Der Prozess des Benutzerantrags war im Laufe der Zeit bei uns historisch gewachsen, aber nie standardisiert worden“, erklärt Nils Meißner, Gruppenleiter Anwendungsberatung bei der RWZ. Die 13 Geschäftsbereiche mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und eine entsprechende Auswahl an Rollen und Berechtigungen stellten zudem hohe Anforderungen an die Sachkenntnisse der Antragsteller und gestalteten das Ein- und Ausphasen von Mitarbeitern mitunter sehr zeitaufwändig. Eine komplexe und kostenintensive Identity-Management Software kam für die RWZ jedoch nicht in Frage. Die Genossenschaft wünschte sich eine schlanke Lösung, die den bestehenden Prozess weniger fehleranfällig machte, beschleunigte und für umfassende Transparenz sorgte. Da bei der RWZ die GRC-Lösung apm atlantis von valantic bereits sowohl im SAP ERP und im SAP CRM erfolgreich im Einsatz ist, wurde man auf die neue Erweiterung apm identifier für den Benutzerantrag in SAP aufmerksam.

Standardisierte und transparente Prozesse vom Ein- bis zum Austritt von Mitarbeitern

„Mit der Möglichkeit SAP Rollen und Arbeitsmittel workflowbasiert zuzuweisen und das Onboarding durch vorkonfigurierte Benutzergruppen deutlich zu vereinfachen, bot uns der apm identifier genau das Optimierungspotenzial, das wir uns gewünscht hatten“, erklärt Nils Meißner, Gruppenleiter Anwendungsberatung bei der RWZ.

Deutliche Vereinfachung, weniger Fehleranfälligkeit und mehr Transparenz

Mit dem Rollout wurde zunächst bei den Vertriebsgruppen begonnen, die jeweils zwischen 100 und 150 Mitarbeitern betreuen. Durch die Definition von zwei Keyusern, die sich um den Benutzerantrag eines Mitarbeiters kümmern, sowie zwei Genehmigern, wurde die Anzahl der in den Prozess involvierten Personen bereits deutlich reduziert. Die Keyuser erhalten jetzt die Zuweisung zu einer Benutzergruppe, die den Filter dafür setzt, was für den jeweiligen Bereich an Berechtigungen und Arbeitsmitteln relevant ist. Durch die so erreichte Vereinfachung ist der Prozess weniger fehleranfällig und eine Falschauswahl praktisch ausgeschlossen. Der Benutzerantrag lässt sich durch die Überführung in einen Workflow nun vollautomatisiert umsetzen. Prozessfortschritt und Bearbeitungsstand sind jetzt jederzeit einsehbar, lästiges Nachfragen nicht mehr erforderlich. Selbst Funktionstrennungskonflikte und kritische Berechtigungen in SAP können im Voraus vermieden werden.

„Die Transparenz sorgt für eine sensiblere Betrachtung und Pflege der Benutzerkonten durch den Geschäftsbereich. Zusätzlich erhöht sich die Datenqualität, denn, dank des einfachen und komfortablen Umgangs mit dem Benutzerantrag, werden Aktualisierungen schneller angegangen und umgesetzt“, resümiert Meißner.

Nach den positiven Erfahrungen bei den Vertriebsgruppen wird der Rollout sukzessive auch in den anderen Geschäftsbereichen fortgesetzt.