Was ist Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement wird häufig der Vertragsverwaltung gleichgesetzt. Warum das Vertragsmanagement mehr ist als nur die Verwaltung von Verträgen ist, wird im Folgenden erklärt.

1. Das Wichtigste zum Vertragsmanagement auf einen Blick

1.1 Was ist ein Vertrag?

Verträge bilden die Grundlage allen betriebswirtschaftlichen Handelns. Laut Definition in Wikipedia handelt es sich bei einem Vertrag um „eine Einigung von mindestens zwei Parteien, von denen jede eine Willenserklärung abgibt. […] Ein Vertrag koordiniert und regelt das soziale Verhalten durch eine gegenseitige Selbstverpflichtung. Ein Vertrag wird freiwillig zwischen zwei (oder auch mehr) Parteien geschlossen. Im Vertrag verspricht jede Partei der anderen, etwas Bestimmtes zu tun oder zu unterlassen (und damit eine von der anderen Partei gewünschte Leistung zu erbringen)“.

Der Begriff Vertrag kann noch weiter gefasst werden, in dem Sinne, dass auch freiwillige Selbstverpflichtungen zum Beispiel auf nationale und internationale technische, fachliche oder soziale Normen dazugehören. Dieses kann auch als ein Vertragsschluss einer Partei mit sich selbst bezeichnet werden.

Verträge sind komplexe Gebilde und von vielen Faktoren bestimmt, wie Machtverhältnissen, wirtschaftlichen Hintergründen und rechtlichen Grundlagen, die sich immer wieder verändern. Daher stellt bereits das Vertragsdesign hohe Anforderungen und fordert Verhandlungsgeschick von allen Beteiligten, stets mit dem Wissen, dass unbedachte Faktoren oder Fehler im Vertrag im Ernstfall zu hohen Risiken und Kosten führen können. Doch wer schon während der Verhandlungsphase für ein geordnetes, aktives Vertragsmanagement sorgt, kann bereits im Vorfeld sicherstellen, dass im Falle einer Krisensituation (d. h. bei Leistungsstörung) die Folgen und Kosten für das eigene Unternehmen so gering wie möglich sind. Gleichzeitig wird der Verhandlungsprozess selbst optimiert, die Transparenz gesteigert und somit Geld gespart.

1.2 Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement bezeichnet den umfassenden Prozess der Planung, Umsetzung und Verwaltung von Verträgen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern. Es umfasst die strukturierte Betreuung der vertraglichen Verhandlungen sowie die effektive Implementierung und Anpassung von Verträgen, unter Berücksichtigung technischer, zeitlicher, personeller und finanzieller Aspekte.

Vertragsmanagement wird im Englischen als Contract Management oder weitergefasst auch als Contract Lifecycle Management (CLM) bezeichnet.

Dagegen wird üblicherweise unter Vertragsverwaltung die reine geordnete Ablage von zuvor abgeschlossenen Verträgen zur Wiederauffindung verstanden. Dieses stellt demnach zwar die Basis eines geordneten Vertragsmanagements dar, deckt jedoch nur einen kleineren Teilbereich des Vertragsmanagement ab. Insofern ist die Contract Management Definition umfassender.

Ein Vertragsmanagement unterscheidet sich von einer einfachen Vertragsverwaltung und -ablage im Wesentlichen dadurch, dass es Vertragsdaten zur aktiven Überwachung und Beeinflussung der Geschäftsprozesse nutzbar macht und Unterstützung in vielen Bereichen bietet. In vielen Unternehmen ohne ein „echtes“ Vertragsmanagement wird dies mithilfe von Auswertungen in Excel oder kleinen Individualentwicklungen durchgeführt – doch umfangreiche Analysen und Reportings sind hiermit kaum oder nur mit einem großen Aufwand möglich.

1.3 Welche Aufgaben gehören zum Vertragsmanagement?

Um Verträge sowie zugehörige Dokumente und Akten optimal zu managen darf nicht nur die reine Ablage optimiert werden. Im Idealfall unterstützt ein Vertragsmanagement-System sämtliche Prozesse während des gesamten Vertragslebenszyklus. Dies beginnt meist mit der Digitalisierung sowie der Erstellung von Dokumenten, geht über in die Nutzung und das Controlling der Verträge und Dokumente und endet mit der revisionssicheren Archivierung oder Vernichtung.

In der Literatur werden unterschiedlichste Aufgaben bzw. Bestandteile aufgeführt. Hierzu gehören:

1. Suchen und Finden von Verträgen nach den unterschiedlichsten Kriterien, Metadaten und auch einer Volltextsuche, auch Freitextsuche genannt.
2. Digitalisierung von papierhaften Verträgen und Ablage in der digitalen Vertragsakte, inkl. Text- bzw. OCR-Erkennung
3. Revisionssichere Ablage aller Dokumente, Schriftverkehr und Emails
4. Termin und Fristenüberwachung
5. Automatisierte Erinnerungen in elektronischer Form
6. Automatisierte Vertrags- und Dokumenterstellung
7. Versionsmanagement und Dokumentvergleich
8. Aufgabenmanagement von wiederkehrenden und Adhoc-Aufgaben
9. Workflowmanagement
10. Freigaben und Genehmigungen
11. Rechtssichere elektronische Unterschriften durch eine Signatursoftware
12. Umsetzung aller Datenschutzvorschriften z.B. nach der Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)
13. Vertragscontrolling
14. Risikomanagement von Verträgen und Vertragsbeziehungen
15. Vertragsmanagement und SAP Integration

2. Wissenswertes zum Vertragsmanagement

2.1 Wie läuft die Digitalisierung von bereits bestehenden Verträgen ab?

Papierakten, Verträge und jede Form von Dokument müssen vor der elektronischen Ablage digitalisiert werden. Im besten Fall geschieht dies unmittelbar nach Eingang der Papierpost (frühes Einscannen) oder nach Abschluss der Bearbeitung (spätes Einscannen).

Das Einscannen kann auf mehreren Wegen erfolgen: extern über einen darauf spezialisierten Dienstleister sowie intern, entweder über eine Poststelle oder einzelfallbezogen über Gruppen- bzw. Arbeitsplatz-Scanner.

Für die Volltexterkennung (OCR) bietet das Vertragsmanagement eine eigenständige Funktion. Erfolgt das Einscannen durch einen externen Dienstleister spart dies zusätzliche Kosten. Auch bereits bestehende elektronische Archive können nachträglich volltexterkannt und damit per Volltext einfach durchsucht werden.

2.2 Wird in den Verträgen die neuste DSGVO Verordnung berücksichtigt?

Die im Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bezieht sich vor Allem auf einen besseren und grenzübergreifenden Schutz personenbezogener Daten. Neben den gestärkten Betroffenenrechten soll die Transparenz hinsichtlich der Datenverarbeitung erhöht werden. Verträge enthalten meist eine Vielzahl an Daten, die von der DSGVO geschützt werden. Betroffene haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten. Gleichzeitig können sie eine Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung fordern. Das Vertragsmanagement kann in so einem Fall Reports für Anfragen zur Löschung oder Berichtigung von Daten liefern. Gleichzeitig können verschiedene Abteilungen eines Unternehmens dank einer Verfahrensdokumentation im Vertragsmanagement-System jederzeit über die Historie einer Betroffenen-Anfrage informieren.

2.3 Wie genau wird IFRS 15 und 16 berücksichtigt?

Die neuen International Financial Reporting Standards 15 (Erlöse aus Verträgen mit Kunden) und IFRS 16 (Leasingverhältnisse) treten ab 2018 bzw. 2019 in Kraft und stellen erhöhte Anforderungen an Kalkulations- und Buchungssysteme. Unternehmen müssen alle bestehenden Leasing-Verträge einer Überprüfung bzw. Neubewertung unterziehen und nicht dokumentierte Daten für die Rechnungslegung erfassen. Die Anpassung bestehender Prozesse ist häufig unausweichlich. Diese neuen Anforderungen nach IFRS15 und IFRS16 lassen sich mit einer speziell darauf ausgerichteten Vertragsmanagement-Lösung erfüllen. Ein gutes Vertragsmanagement rüstet die Verträge unter anderem für Inventarisierung und Klassifizierung, kommt der Dokumentationspflicht nach, ist schneller auswertbar und liefert die buchhalterisch relevanten Informationen für den Jahresabschluss.

2.4 Ist die Integration von MS Outlook möglich?

Nach Zahlen der BITKOM erhält jeder einzelne Berufstätige im Durchschnitt 18 berufliche E-Mails am Tag. Hochgerechnet auf einen Monat sind das ca. 400 und im Jahr sogar fast 5.000 E-Mails pro Mitarbeiter, die sich auf geschäftliche Vorgänge beziehen. Oftmals bleiben diese jedoch im Postfach des Empfängers liegen. Diese weit verbreitete Problematik ist nicht optimal für schnelle und gut strukturierte Unternehmensprozesse, denn so bleiben anderen Fachbereichen und Mitarbeitern wichtige Informationen quasi vorenthalten. Das lässt sich durch ein gezieltes Bereitstellen der Online-Kommunikation beheben.

Eine wichtige Funktionalität eines Vertragsmanagement ist daher, auch E-Mails ablegen, managen und ordnungsgemäß archivieren zu können. Diese revisionssichere Archivierung von E-Mails ist jedoch nur dann geboten, wenn die E-Mail unverändert archiviert wird, das heißt, auch sämtliche Formatierungen, Anhänge etc. übernommen werden. Ein gutes Vertragsmanagementsystem übernimmt E-Mails aus MS Outlook direkt in die elektronische Akte und archiviert sie dort, samt aller Textformatierungen und Anhänge.

2.5 Kann die Erstellung von Verträgen automatisiert ablaufen?

Das Vertragsmanagement unterstützt den Entstehungsprozess eines Vertrags und Dokuments nicht nur durch die Erfassung bzw. den Import eines fertigen Dokuments, sondern ermöglicht auch die automatisierte Erstellung von Dokumenten oder Excel-Tabellen auf Basis von individuellen Vorlagen und Daten aus dem SAP-System.

Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen häufig einen großen Anteil ihrer Arbeitszeit damit, immer wieder die gleichen Dokumentarten zu erstellen, Daten aus dem SAP-System herauszusuchen, auszudrucken und zu versenden.

Mit einer automatischen Dokumentenerstellung können Dokumente aller Art wie Verträge, Anschreiben, Formulare, Bestätigungen, Nachfragen etc. als Einzel- oder Serienbrief sowie auch für die Massenerzeugung automatisch und individualisiert im MS-Office-, PDF- (PDF/A-) oder anderen Druckformaten generiert und versandt werden mit automatischer Ablage einer Kopie in der jeweiligen digitalen Vertragsakte

Die Erzeugung der Dokumente kann dabei ereignis- und nutzergesteuert im Dialog, zeit- oder ereignisgesteuert und auch als Ergebnis einer SAP-Druckausgabe oder eines SAP-Reports erfolgen. Sollten sich die Werte der Variablen nachträglich ändern, werden diese bei Bedarf im bereits generierten und individuell veränderten Dokument ebenfalls aktualisiert.

Im Hinblick auf rechtliche Korrektheit bietet die automatisierte Erstellung von Verträgen und Standarddokumenten eine immense Erleichterung. Basis bilden hier juristisch geprüfte Textbausteine, die stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Die Vorlagen sind für alle verbindlich. Sonderregelungen, länderspezifische Klauseln oder Paragrafen, z. B. für Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen, können ergänzt werden. Damit erstellen auch Nichtjuristen die Dokumente effizient und korrekt.

So werden nicht nur kostspielige Tippfehler ausgeschlossen, sondern auch Risiken minimiert. Und das Einschalten der Rechtsabteilung ist bei Standardverträgen nicht notwendig. Die eigenen Reaktionszeiten sowie der Verwaltungs- und Arbeitsaufwand werden erheblich gesenkt.

2.6 Was passiert, wenn Verträge sich ändern oder eine Überarbeitung des Vertrages stattgefunden hat?

Wurden während der Verhandlungsphase, die unter Umständen schon Jahre zurückliegt, die einzelnen Zwischenschritte, Kommentare und Nebenprotokolle nicht dokumentiert und archiviert, wird es oftmals schwierig, jede Eigenart des Vertrags noch nachzuvollziehen. Warum wurden bestimmte Klauseln gestrichen? Warum wurden Klauseln so und nicht anders formuliert? Was war damals tatsächlich gemeint?

Auch in einer aktuellen Verhandlungsphase kann es sehr hilfreich sein zu sehen, was von der Gegenseite geändert wurde.

Um die Entwicklung eines Dokuments oder Vertrags – vom Entwurfsstadium über Änderungen während der Laufzeit bis hin zum aktuellen Stand – nachvollziehen zu können, legt ein gutes Vertragsmanagement System bearbeitete MS-Office- und PDF-Dokumente bei Ablage in der elektronischen Akte automatisch als neue Version ab, ganz gleich, ob das Dokument direkt im System oder per Check-out/Check-in, das heißt per Export, außerhalb vom Vertragsmanagement, bearbeitet und wieder zurück übertragen wurde. So lassen sich Unklarheiten noch nach Jahren nachvollziehen, ggf. bereinigen und in Folge unter Umständen auch Prozesskosten vermindern oder ganz vermeiden.

Um schnell überprüfen zu können, was in einem MS-Word- oder PDF-Dokument von der Gegenseite geändert wurde, können verschiedene Dokumentenversionen im System verglichen und jede Änderung auf einen Blick sichtbar dargestellt werden.

3. Vertragsmanagement – auf die Software kommt es an!

Können Sie als Verantwortlicher ad hoc sagen, wo welche Verträge, Dokumente und E-Mails in Ihrem Unternehmen abgelegt sind? Welche davon aktuell, noch gültig oder veraltet sind? Wann laufen Vertragsfristen aus und wie hoch sind die laufenden Zahlungsverpflichtungen? Oder im Fall von eingehenden Rechnungen: Sind diese begründet, wenn dazu keine Bestellung, kein Vertrag oder es keinen physischen Wareneingang gibt?

Die Beantwortung dieser und weiterer wichtiger Fragen ist in der Praxis oft nur schwer möglich oder erfordert einen hohen administrativen Aufwand. Dies liegt daran, dass die Informationen in Unternehmen in verschiedenen Abteilungen, Ordnern, Datenbanken, Excel-Tabellen oder voneinander unabhängigen Systemen stecken. Mit einem geordneten, aktiven Vertragsmanagement auf Basis einer Vertragsmanagement Software wird jeder Fachbereich (z. B. Vertrieb, Einkauf, Personal, Recht) und auch das Unternehmen als Ganzes in die Lage versetzt, aktiv zu agieren und weniger zu reagieren.

Sind die Verträge und Informationen in einer Software zum Vertragsmanagement einmal revisionssicher abgelegt, können alle Mitarbeiter diese unternehmensweit ohne weitere zeitliche Verzögerungen direkt aufrufen oder mithilfe diverser Suchfunktionalitäten recherchieren. Die Mitarbeiter entscheiden idealerweise dabei selbst, wie und womit sie auf die Vertragsakte zugreifen – sei es per Mobile Device, MS Outlook, MS SharePoint oder MS Windows.

4. Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling ist eine der wichtigsten Managementaufgaben. Hierzu gehören u. a. die Risikoüberwachung, die Überwachung der Vertragserfüllung und die Spend Analysis.

Hierbei unterstützt das Vertragsmanagement das Unternehmen mit vielfältigen Analyse- und Reporting-Möglichkeiten. Diese lassen sich idealerweise interaktiv sortieren, gruppieren, summieren und in der Darstellung verändern.

Eine 360°-Integration der Stammdaten aus dem zugrundeliegenden ERP-System, wie Lieferantenstammdaten, Materialstammdaten, Organisationselemente (Konten, Kostenstellen, Projekte und vieles mehr), bietet Verantwortlichen eine optimale Transparenz. Sämtliche Informationen werden dann vergangenheits- und zukunftsbezogen im Zusammenwirken mit dem weit in die Zukunft reichenden Datenhaushalt des Vertragsmanagements intelligent verbunden. Das Unternehmen kann dann Auswirkungen auf den zukünftigen Geschäftserfolg einfach und interaktiv simulieren, strategische Entscheidungen gezielt treffen und bspw. das Lieferantenportfolio rationalisieren.

5. Vertragsrisiken identifizieren und bewerten

Die Risikobewertung und das Risikomanagement spielen schon von Beginn der Vertragsverhandlungen an eine wichtige Rolle und haben sich in unterschiedlichen Ausprägungen mittlerweile in vielen Unternehmen als Steuerungsinstrument etabliert. Dies ist in Deutschland u. a. auf das 1998 in Kraft getretene Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) zurückzuführen.

Dieses leitet die Unternehmensführung dazu an, ein unternehmensweites Früherkennungssystem für Risiken zu betreiben sowie Aussagen zu Risiken und zur Risikostruktur des Unternehmens im Rahmen des Jahresabschlusses der Gesellschaft zu dokumentieren.

Unter „Risikomanagement“ ist das planvolle Umgehen mit Risiken zu verstehen. Grundsätzlich wollen Unternehmen:

• Risiken vermeiden
• Risiken vermindern sowie
• Risiken überwälzen.

Dazu gliedert sich der Prozess des Risikomanagements in vier Phasen:

• Identifizierung von Risiken
• Bewertung von Risiken
• Steuerung von Risiken
• Überwachung von Risiken

Das Risikomanagement des Vertragsmanagements verwaltet Lieferanten- und Kundenrisiken während der gesamten Geschäftsbeziehung nach den genannten Gliederungsebenen.

6. Vertragsmanagement und SAP Integration

Die meisten mittelständischen und Großunternehmen setzen SAP Software als betriebswirtschaftliche bzw. kaufmännische Plattform ein. Warum sollten dann die Verträge und Dokumente, die sich auf die Vorgänge im SAP-System beziehen außerhalb verwaltet und gemanagt werden?

Es gibt verschiedene Anbieter von „SAP-System-integrierten“ Vertragsmanagement-Systemen. Doch was bedeutet das eigentlich?

Einige verstehen unter einer 100-prozentigen Integration in SAP-Systeme lediglich das Prüfen von Daten des Vertragsmanagements gegenüber den SAP-Stammdaten, wie z. B. Kreditoren, Debitoren und Kostenstellen. Hierbei handelt es sich jedoch nur um vereinzelte Schnittstellen eines SAP-Fremdsystems in das SAP-System hinein.

Ein im wahrsten Sinne des Wortes 100-prozentig integriertes Vertragsmanagement hingegen ist schon von der Grundkonzeption her SAP-System-integriert und vollständig schnittstellenfrei. Die digitale SAP Vertragsakte ist somit natürlicher Bestandteil der SAP Plattform. Nur so ist ein nahtloser Informationsaustausch innerhalb der SAP-Welt möglich.

Durch eine so tiefe Prozessintegration werden zahlreiche Szenarien denkbar. So kann das Vertragsmanagement beispielsweise mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb, Einkauf u. v. m. prozessmäßig verbunden und aus jeder Funktion des SAP-Systems heraus aufgerufen werden.

Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet. Rechnungs- und Zahlungspläne können automatisch Bestellungen und Kontrakte des SAP-Standards erstellen und auslösen, sowie auch echte FI-, FI-AA/CO-Buchungen im SAP-System vorbereiten bzw. erzeugen. SAP Vertragsverwaltung ist somit nur der erste Schritt zu einem umfassenden SAP integrierten Vertragsmanagement.

7. Der Vertragsmanagement Prozess

7.1 Vertragsverwaltung

Das Vertragsmanagement als zentrale Informationsstelle

Zu einem Vertrag im Vertragsmanagement sind direkt alle zugehörigen Informationen verfügbar, z. B. Beziehungen zu anderen Verträgen oder Objekten, Rechnungspläne, Service Level etc. Welche Informationen zu einem Vertrag angelegt werden können, ist flexibel anpassbar. Zu einem Vertrag sind natürlich zusätzlich alle zugehörigen Dokumente zu finden. Alles befindet sich an einem Ort. 

Die elektronische Akte

Zu jedem Vertrag wird im Vertragsmanagement eine elektronische Akte mitgeführt, in der alle zugehörigen Dokumente in einer übersichtlichen Struktur abgelegt werden. Der Aufbau wird daher idealerweise zentral pro Vertrags- oder Aktenart definiert. Um sicherzustellen, dass alle nötigen Dokumente zu einem bestimmten Vertrag vorhanden sind, wird eine Mindestanzahl von Dokumenten, die in der jeweiligen Akte hinterlegt werden muss, definiert. In Abhängigkeit zur Vertragsart kann nicht nur die Strukturierung der Akte unterschiedlich festgelegt werden, sondern auch der Aufbau und die Anzahl der Unterordner sowie Abhängigkeiten und die jeweilige Plausibilitätsprüfung. Ergänzend zur festgelegen Aktenstruktur lassen sich bei Bedarf beliebig weitere Unterordner – auch während des laufenden Betriebs – erstellen.

Optimierte Recherche

Bei rein papierbasierten Verträgen nimmt allein die Recherche viel Zeit in Anspruch – insbesondere, wenn Dokumente über mehrere Standorte verteilt sind und erst einmal angefordert werden müssen. Aber auch digital abgelegte Dokumente, die nur mühsam wiedergefunden werden, bringen einem Unternehmen keinen wesentlichen Vorteil zur Papierablage oder der Ablage im Datei-System des Unternehmens-netzwerks. Das Vertragsmanagement bietet daher eine schnelle Wiederauffindbarkeit der abgelegten Dokumente und allen vorhandenen Informationen durch diverse Such-Funktionalitäten.

Aufgaben, Termine und Fristen überwachen

Ein aktives Vertragsmanagement optimiert und beschleunigt die Prozessabläufe. Das betrifft nicht nur die Vertragsanbahnungsphase, in der Verträge in kurzer Zeit, erstellt, verhandelt und zum Abschluss kommen müssen. Auch während der Vertragslaufzeit müssen vielfältige Termine und Fristen beachtet und Aufgaben erledigt werden. Um diese Prozessabläufe optimal und effizient zu gestalten, gilt es Aufgaben klar zuzuordnen und zu verfolgen.

Die Termin- und Fristenüberwachung gehört zu den Kernfunktionen im Vertragsmanagement und optimiert den Workflow zu jedem Zeitpunkt des Vertragslebenszyklus. Fristen und Termine können sich sowohl innerhalb der Vertragslaufzeit wiederholen als auch einmalig auftreten. Überwacht werden unter anderem:

• Mindestlaufzeiten
• Kündigungsfristen
• Verlängerungsoptionen
• Überschreitungen von Schwellwerten
• Wiedervorlagen
• Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen

Sobald die Vorlauffrist eines bestimmten Termins erreicht wird, können Folgeaktionen ausgeführt werden. Der verantwortliche Mitarbeiter erhält dann eine Nachricht per E-Mail und eine neue Aufgabe in der ToDo-Liste oder es wird eine entsprechende Folgeverarbeitung automatisiert angestoßen. Dies kann zum Beispiel die Verlängerung oder Kündigung des Vertrags sein.

Das Aufgaben-Management (auch Task Management genannt) inkl. Eskalationsprozess besteht ergänzend zur Fristen- und Terminüberwachung sowie der ToDo-Liste, mit der zu jedem Vertrag und Dokument unterschiedliche Aufgaben (Tasks) definiert werden. Diese kann der Nutzer nicht nur für sich selbst, sondern auch für andere Personen oder Abteilungen erstellen. 

Rund um Verträge und Dokumente bestimmen aber auch verschiedenste immer wiederkehrende, erforderliche Prozessabläufe wie z. B. der oftmals zeitaufwendige und personenintensive Freigabeprozess den Arbeitsalltag. Abhilfe schafft ein maschinell gestützter, in das Vertragsmanagement integrierter Workflow, mit dem Aufgaben leicht zu managen sind. So erzeugt das Vertragsmanagement z. B. Ereignisse für den SAP Business Workflow und kann selbst durch den SAP Business Workflow genutzt werden. Standard-Workflow-Szenarien sind implementiert und lassen sich individuell anpassen, andere lassen sich jederzeit erzeugen, wie z. B. zum Beschwerdemanagement.

Nur mit einem solchen Aufgaben- und Workflow-Management stellt das Unternehmen sicher, dass Bearbeitungs- und Entscheidungswege eingehalten und Vorgänge in optimaler Weise bearbeitet werden. Und den Mitarbeitern wird die Last von den Schultern genommen alle Termine im Blick zu halten, indem sie sich selbst Erinnerungen einstellen oder Post-its an den Bildschirm heften.

7.2 Vertragsarchivierung

Bis zur endgültigen Vernichtung, z. B. nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist, sind die Dokumente sicher. Das heißt, sie sind revisionssicher in einem angeschlossenen Archiv – oder je nach Einsatz und Spezialfall in mehreren Archiven – abgelegt, wie auf dem Server des Vertragsmanagements selbst oder in sonstigen etablierten Systemen wie von OpenText oder SAP. 

Dazu werden während der gesamten „Lebenszeit“ eines Vertrags und Dokuments sämtliche vorgenommenen Änderungen am Dokument zuverlässig nachvollziehbar protokolliert. So ist es selbst noch nach Jahrzehnten möglich nachzuvollziehen, wer wann was geändert hat. 

Nach Vertragsende gelten je nach Vertragsart unterschiedlich lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Originalverträge. Die ersten Dokumente aus der Vertragsverhandlungsphase könnten jedoch bereits schon nach Vertragsende und Ablauf der Gewährleistungspflicht vernichtet werden. Schnell werden diese Fristen allerdings vergessen und es häufen sich Papierberge an, die schon längst hätten vernichtet werden können. 

Das Vertragsmanagement bietet verschiedene Automatismen, um dies zu verhindern. So können Dokumente halbautomatisch durch Erinnerung an den verantwortlichen Mitarbeiter, aber auch vollautomatisch nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist der geordneten Vernichtung zugeführt werden. 

8. Checkliste für die Beschaffung eines Vertragsmanagements

Das Angebot an Vertragsmanagement Software ist groß und deren Funktionsumfang variiert stark. Bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen könnten folgende Fragen eine Hilfestellung sein:

• Welche Art von Akten und Verträgen sollen gemanagt werden und wie ist deren Umfang?
• Welche Fachbereiche sollen mit dem System arbeiten und wie sind deren spezifische Anforderungen bzw. technischen Vorkenntnisse?
• Welche Faktoren sind Ihnen bei einem digitalen Vertragsmanagement besonders wichtig? Was ist das Ziel des Vertragsmanagements? Digitalisierung, schnellere Auffindbarkeit, Datensicherheit, einfache Handhabung, Auswertung- und Reporting-Funktionen etc.?
• Welche weiteren Systeme sollen in das digitale Vertragsmanagementsystem integriert werden, z.B. wenn im Unternehmen bereits SAP im Einsatz ist?
• Gibt es besondere Anforderungen wie Mehrsprachigkeit oder eine barrierefreie Bedienung der Software?

Zurück zum Glossar