Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist aus moderner Personalarbeit nicht mehr wegzudenken. Mehr Sicherheit, schnellere sowie ortsunabhängige Auffindbarkeit und leere Aktenschränke sind nur einige Gründe dafür, dass immer mehr Unternehmen zur elektronischen Personalakte wechseln. Doch was ist beim Umstieg zu beachten? Und was genau ist eine digitale Personalakte?

1. Personalakten und der Vorteil Ihrer Digitalisierung

1.1 Was ist eine Personalakte?

Eine Personalakte wird in Papierform oder elektronisch (digitalisierte Personalakte) vom Arbeitgeber geführt und enthält alle Informationen und Dokumente zum Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind.

1.2 Was gehört in eine Personalakte?

Der Inhalt und die Struktur der Personalakte sind gesetzlich nicht klar geregelt. Lediglich zu den Informationen, die nicht in der Personalakte aufbewahrt oder gespeichert werden dürfen, gibt es Vorschriften. Dazu gehören beispielsweise Listen mit Krankheitsgründen und die Unterlagen eines Betriebsarztes (etwa der Befundbogen). Diese dürfen wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht in der Personalakte aufbewahrt werden.

Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden, bestimmt der Arbeitgeber selbständig. Hier ein paar Beispiele:

1. Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen

• Bewerbungsunterlagen,
• Abschluss- oder Arbeitszeugnisse (Kopie),
• Lebenslauf und Passbild
• Arbeitsvertrag
• Persönliche Daten wie Geburtstag und -ort, Anschrift

2. Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen

• Sozialversicherungsnummer
• Anmeldung zur Krankenkasse
• Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
• Unterlagen zur Lohnsteuer 

3. Kopien amtlicher Urkunden

4. Sonstige Unterlagen

• Fortbildungszertifikate
• Beurteilungen und Bewertungen
• Personalentwicklungsplan
• Gesundheitsausweis (beim Umgang mit Lebensmitteln)
• Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

1.3 Welche Vorteile haben digitale Personalakten?

Wenn Personalakten in Papierform vorliegen, ergeben sich eine Reihe von Herausforderungen. Papierakten nehmen viel Platz ein, auf sie kann nur eine Person zur Zeit zugreifen und die Suche in umfangreichen Akten gestaltet sich zeitaufwendig und umständlich; auch in Punkto Sicherheit hat eine Papierakte große Schwachstellen: der Schutz vor Zerstörung durch Brand oder Wasser ist schwierig zu gewährleisten genauso wie der Schutz der sensiblen Daten vor unberechtigtem Zugriff.

Eine gute Alternative zu Papier ist die digitale Aktenführung. Spezielle Dokumentenmanagement-Systeme bieten die Möglichkeit, Personalakten zu scannen und als elektronische Akten auf dem Computer bzw. im Netzwerk des Unternehmens zu speichern. Dabei ist höchste Datensicherheit durch die detaillierte Vergabe von Zugriffsrechten und die Speicherung in revisionssicheren Archiven gewährleistet, sodass sogar gänzlich auf die Papierversion der Akten verzichtet werden kann. Eine digitale Personalakte ist somit keine Ergänzung zur Papierakte, sondern kann sie komplett ersetzen. Dies spart nicht nur Platz und damit Registraturkosten, sondern macht eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen denkbar, die nur schwer mit der Papierakte umsetzbar wären.

Die Unterlagen der Personalakte werden über Scanner digitalisiert und im Dokumentenmanagement-System gespeichert. Die digitale Personalakte Software sollte dabei in der Lage sein, die Texte (sowohl Maschinen- als auch Handschrift) auszulesen und anhand dessen Stichworte zu vergeben, über die sich die Dokumente später rasch durchsuchen und auffinden lassen.

Auch der zeitgleiche Zugriff der zuständigen Mitarbeiter auf die Personalakte wird durch die Digitalisierung möglich. Mitarbeiter der Personalabteilungen können so über Standorte hinweg oder auch vom Home-Office aus problemlos arbeiten, da der zeitgleiche und ortsunabhängige Zugriff nun ohne weiteres möglich ist. Sie müssen nicht mehr auf Ordner warten oder diese von einer Abteilung in die andere bringen. Allein hierdurch sind hohe Effizienzsteigerungen erzielbar.

Weitere Funktionen, die eine digitale Personalakte bieten sollten sind eine Automatisierung von administrativen Prozessen, wie beispielsweise die Erstellung von Dokumenten, Tabellen und Verträgen, Ein Termin- und Fristenmanagement, mit denen Aufgaben und Aufbewahrungsfristen im Blick behalten werden können und ein Versionsmanagement, das sicherstellt, dass Dokumente nicht in unterschiedlichen Versionen bearbeitet und gespeichert werden.

Eine weitere wesentliche Eigenschaft, die das System beherrschen sollte ist eine Anbindung an andere, bereits vorhandene Systeme des Unternehmens. So können die Dokumente mit den Daten aus den Systemen (z.B. SAP) verknüpft bzw. in dieses integriert werden und tiefgreifende Verbindungen in das Personalmanagement, Vertragsmanagement etc. hergestellt werden. Dies ermöglicht die Betrachtung und Verarbeitung aller vorhandenen Informationen zu einem Vorgang im Zusammenhang.

Auch sollten gängige Anwenderprogramme wie MS Office unterstützt werden, damit gescannte und erstellte Dokumente im gewohnten Umfeld schnell und einfach weiterverarbeitet werden können. Ein Plus, aber kein Muss, ist eine App-Anwendung der Software, durch die sich die digitalen Akten auch auf Smartphone und Tablet von unterwegs einsehen und bearbeiten lassen.

Auch die Barrierefreiheit, die eine digitale Personalakte bietet, ist ein großer Pluspunkt. So ist es für Anwender mit eingeschränktem Sehvermögen möglich, sich Texte vorlesen zu lassen oder die Ansicht beliebig zu vergrößern.

Das Thema Mehrsprachigkeit wird in vielen Unternehmen zunehmend wichtiger, sowohl im Kontakt nach Außen als auch innerhalb des Unternehmens. Darauf sollte auch eine digitale Personalakte eingestellt sein, beispielsweise in der Gestaltung der Oberflächen, Suchfunktionen oder der automatischen Spracherkennung für Texte.

1.4 Wie aufwendig ist die Einführung einer digitalen Personalakte?

Trotz der genannten Vorteile einer digitalen Personalakte haben viele Unternehmen den Schritt in diese Richtung noch nicht gewagt. Sei es aus Angst vor unkontrolliertem Zugriff auf die digitalen Dokumente oder aus Sorge um den Aufwand, der mit der anfänglichen Digitalisierung der vorhandenen, papierbasierten Akten verbunden ist. Die Gründe sind letztendlich vielfältig und individuell verschieden. Dennoch überwiegen die Vorteile – wenn das System mit Sorgfalt ausgewählt und eingeführt wird.

Um möglicher Skepsis entgegenzuwirken, ist eine schrittweise und strukturierte Einführung der Software empfehlenswert. Unsicherheiten und Fragen seitens der Anwender sollten dabei thematisiert aber auch den Vorteilen, die die Software bietet, gegenübergestellt werden. Nur so lässt sich dauerhaft Akzeptanz für die Software und das Arbeiten mit digitalen Personalakten aufbauen und erhalten.

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte müssen in einem ersten Schritt selbstverständlich die bereits bestehenden Papierdokumente wie Arbeitsverträge, Reisekosten- und Vollmachtenordnungen sowie Zeugnisse digitalisiert werden. Um den Digitalisierungsaufwand zu minimieren und von Anfang an eine ordnungsgemäße elektronische Aktenführung zu gewährleisten, sollten im Vorfeld die Akten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen aussortiert und all jene Dokumente vernichtet werden, die nicht mehr aufgehoben werden müssen oder dürfen.

An dieser Stelle ist es zu empfehlen, die Unterstützung eines spezialisierten Scan-Service Dienstleisters in Anspruch zu nehmen, der das Unternehmen beim Bewältigen des Aktenbergs unterstützt. 

2. Lebenszyklus der digitalen Personalakte

Der Dokumentenlebenszyklus der digitalen Personalakte beginnt mit der Digitalisierung der Papierdokumente per Scanner oder der Erstellung von elektronischen Dokumenten. Mit deren Ablage in elektronischen Akten der Software beginnt gleichzeitig die aktive „Lebensphase“ der Personalakte: Hier lassen sich die Dokumente und Informationen verwalten, bearbeiten, durchsuchen, verschlüsselt versenden (Gehaltsabrechnungen), digital unterzeichnen, auswerten u.v.m. Das Ende des Lebenszyklus bildet die revisionssichere Archivierung der Personalakten in angeschlossenen Archiven, die, je nach Dokumentart und rechtlichen Vorgaben unterschiedlich lange dort verbleiben, bis sie endgültig sicher vernichtet (d.h. restlos gelöscht) werden. Die unten stehende Abbildung veranschaulicht den Workflow und möglichen Funktionsumfang einer digitalen Personalakte.

2.1 Dokumenten- und Informationserfassung

In welcher Form auch immer die relevanten Informationen ankommen oder vorhanden sind (Briefe, Notizen, E-Mails, Bewerbungsformular), als Basis für eine optimale Nutzung müssen sie in der digitalen Personalakte zentral und strukturiert abgelegt sein.  

Digitalisierung

Papierdokumente oder auch Faxe müssen vor der Ablage bei Erhalt zunächst digitalisiert werden. Dies kann entweder zentral (z. B. per Scan-Straße) oder dezentral mit jedem einfachen Scanner am einzelnen Arbeitsplatz durchgeführt werden.

Die Dokumente werden bei der Digitalisierung am besten direkt indiziert und über die OCR-Erkennung bspw. die Kontaktdaten erkannt, klassifiziert und extrahiert. Die automatische Datenextraktion sollte auch aus Web-Formularen, E-Mails etc. möglich sein. Diese Daten sowie das gesamte Dokument werden anschließend mit inhaltlichem Bezug zu den entsprechenden Stammdaten der Mitarbeiter abgelegt.

Eine Barcode-Funktion ist hier hilfreich. Mit den Barcodes lassen sich Dokumente beim Scan-Vorgang zu unterschiedlichen Akten und Registern zuordnen. Enthalten eingehende Dokumente einen Barcode, werden sie ebenso automatisiert einem Vorgang im Dokumentenmanagement zugeordnet und revisionssicher in der zugehörigen elektronischen Akte abgelegt.

Abgesehen vom Einlegen der Papierdokumente in den Scanner wird der Digitalisierungs­prozess und die Übernahme der relevanten Daten also komplett automatisiert durchgeführt.

Übernahme und Anlage von MS-Office-Dokumenten und E-Mails

Die meisten vorgangsrelevanten Dokumente werden in Unternehmen mit MS-Office-Anwendungen erstellt oder sind in diesen Formaten bereits im Unternehmensnetzwerk abgelegt. Um auch diese Dokumente schnell zu einem Vorgang für alle verfügbar zu machen, sollte eine digitale Personalakte auch gängige Anwendungen, wie z.B. MS-Word, Excel, Outlook und viele weitere unterstützen. Damit wird das schnelle Archivieren von einer oder mehrerer Office-Dateien gleichzeitig aus jedem beliebigen Ordner im Explorer oder aus der Office-Anwendung heraus möglich.

Hierbei sollte auf eine einheitliche Benennungsmethodik geachtet werden, sowohl bei neu angelegten als auch gescannten Dokumenten.

Eine wichtige Funktionalität einer digitalen Personalakte ist es, auch E-Mails ablegen, managen und ordnungsgemäß archivieren zu können. Diese revisionssichere Archivierung von E-Mails ist jedoch nur dann geboten, wenn die E-Mail unverändert archiviert wird, das heißt, auch sämtliche Formatierungen, Anhänge etc. übernommen werden. Am besten übernimmt die Software für den Personalbereich die E-Mails direkt aus dem E-Mail-Programm (z.B. MS Outlook) in die digitale Personalakte und archiviert sie dort – samt aller Textformatierungen und Anhänge.

Für den Fall, dass solche Elemente später automatisch durchsuchbar sein sollen, ist eine integrierte Maschinenschrift-Erkennung (OCR) für Bildmaterial, Grafiken etc. hilfreich.

2.2 Die elektronische Personalakte – Funktionen

Das Herzstück der Software zum digitalen Management von Personalakten bildet die elektronische Akte.

Zu jedem Mitarbeiter und Vorgang wird standardmäßig eine elektronische Akte geführt. Diese enthält übersichtlich alle personalbezogenen Unterlagen und Verträge, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Kopien amtlicher Urkunden und sonstige Unterlagen.

Der Aufbau der elektronischen Akte sollte zentral pro Akten- oder Vorgangsart definierbar sein. So kann der Aufbau für tarifliche und außertarifliche Mitarbeiter wie Rentner oder ausgeschiedene Mitarbeiter unterschiedlich aussehen.

Um sicherzustellen, dass alle nötigen Dokumente für einen bestimmten Vorgang vorhanden sind, ist auch die Definition einer Mindestanzahl von Dokumenten, die in einem bestimmten Ordner hinterlegt werden müssen, möglich. In Abhängigkeit zum Vorgangstyp kann nicht nur die Strukturierung der Akte unterschiedlich festgelegt werden, sondern auch Aufbau und Anzahl der Unterordner sowie Abhängigkeiten und die jeweilige Plausibilitätsprüfung.

Ergänzend zur festgelegten Aktenstruktur sollen sich bei Bedarf beliebig weitere Unterordner bilden lassen.

Temporäres Ausleihen

Jeder Mitarbeiter hat ein Recht darauf, Einblick in seine Personalakte zu erhalten. Eine digitale Personalakte sollte auch hierbei Unterstützung bieten, indem sich Teilakten als Self-Service – z. B. auch durch den Betriebsrat oder Personalrat – „ausleihen“ lassen. Der jeweilige Mitarbeiter bekommt dazu temporäre Zugriffsrechte auf bestimmte Inhalte. Das vorherige Aussortieren von Papierakteninhalten, die ggf. nicht eingesehen werden dürfen, entfällt.

Optimierte Dokumentenrecherche

Digital abgelegte Dokumente, die nur mühsam „wiedergefunden“ werden, bringen keinen wesentlichen Vorteil zur Papierablage oder der Ablage im Datei-System des Unternehmensnetzwerks.

Eine digitale Personalakte muss daher die schnelle Wiederauffindbarkeit durch diverse Such-Funktionalitäten bieten. Dafür werden die Dokumente bei Import oder Erstellung automatisiert und vollständig indiziert – am besten ist dies für alle Formate möglich, ganz gleich ob es sich um E-Mails, eFormulare, PDFs oder eingescannte Dokumente handelt. Auch bereits bestehende elektronische Archive können so nachträglich erkannt und damit per Volltext einfach durchsucht werden.

Versionsmanagement

Sowohl bei Papierdokumenten als auch im Netzwerk abgelegten Dokumenten ist es schwierig sicherzustellen, dass diese nicht redundant abgelegt, gleichzeitig bearbeitet oder in unterschiedlichen Versionen genutzt werden.

Aus diesem Grund sollte eine digitale Personalakte auch ein Versionsmanagement, am besten mit einer „Checkin/Checkout“-Funktion, bieten. Sobald ein Mitarbeiter ein abgelegtes Dokument außerhalb der Akte bearbeitet, wird es ausgescheckt und steht bis zum Check-in für andere nicht mehr zur Bearbeitung zur Verfügung. Mit Check-in wird das bearbeitete Dokument dann als neue Version gespeichert.

Abgelegte MS-Office-Dokumente können aber auch direkt in der digitalen Akte in der jeweiligen Office-Anwendung geöffnet und direkt in der Akte mit der gewohnten Word-Oberfläche bearbeitet werden. Die Versionierung erfolgt auch hier bei Speicherung automatisch.

Ein weiterer wichtiger und sonst zeitintensiver Faktor ist der Vergleich von Dokumentenständen. Um schnell überprüfen zu können, was in einem MS-Word- oder PDF-Dokument geändert wurde, sollte in einer digitalen Personalakte auch verschiedene Dokumentversionen verglichen und jede Änderung auf einen Blick dargestellt werden können.

Ein Versionsmanagement ermöglicht es so, auch noch nach Jahren die Entwicklung eines Dokuments oder Vertrags – vom Entwurfsstadium, über Änderungen, bis hin zum aktuellen Stand – nachzuvollziehen.

Aufgaben, Termine und Fristen überwachen

Um Prozessabläufe optimal und effizient zu gestalten, gilt es, Aufgaben klar zuzuordnen und zu verfolgen sowie immer wiederkehrende, erforderliche Abläufe in Form von Workflows zu definieren. Nur so lässt sich sicherstellen, dass Bearbeitungs- und Entscheidungswege eingehalten und Vorgänge in optimaler Weise abgearbeitet werden.

To-Dos, Fristen und Termine

Die automatische Termin- und Fristenüberwachung gehört daher zu den Kernfunktionen der digitalen Personalakte.

Sobald die Vorlauffrist eines bestimmten Termins erreicht ist, können Folgeaktionen automatisch ausgeführt werden. Dann wird z. B. eine E-Mail versandt und/oder es öffnet sich bei der Person, die für den Vorgang zuständig ist, die To-Do-Liste, die anzeigt, dass der Vorgang oder das Dokument bearbeitet werden muss. Die To-Do-Liste unterstützt so die Mitarbeiter in ihrem Tagesgeschäft.

Neben der integrierten To-Do-Liste können Termine und Fristen zu einem Vorgang idealerweise auch mit MS Exchange abgeglichen werden. Diese erscheinen dann, je nach Einstellung, als Termin oder Aufgabe beispielsweise in der MS-Outlook-Anwendung des Verantwortlichen. 

Aufgaben, Checklisten und Workflows

Rund um Dokumente gibt es verschiedenste Prozessabläufe wie z. B. den oftmals zeitaufwendigen und personenintensiven Freigabeprozess, der bis zur endgültigen Freigabe eines Dokuments oftmals mehrerer Abstimmungsrunden bedarf. Hier sind vielfach auch Ad-hoc-Abstimmungen notwendig, die nicht im Vorwege planbar sind. Abhilfe schafft ein maschinell gestützter, bestenfalls in die digitale Personalakte integrierter Workflow, mit dem Aufgaben leicht gemanagt werden.

Innerhalb der digitalen Personalakte können zur Person, zur Akte oder auch zu einzelnen Dokumenten Aufgaben definiert werden, die an einem oder mehreren Empfängern verteilt werden können. Dies passiert über die automatisierte Erstellung von E-Mails mit Links auf die Akte oder das Dokument, kann jedoch auch Terminsetzungen im Outlook erzeigen oder Aufgaben, die an das Outlook-System übertragen werden.

Aufgaben können sich auch auf mehr als eine Person beziehen, so dass beispielsweise sämtliche Personen einer bestimmten Personengruppe einer Aufgabe unterliegen können.

Für komplexere mehrteilige Aufgaben sollten vordefinierte Workflow-Checklisten eingesetzt werden können, die mehrere Einzelaktivitäten enthalten. Die Checklistenelemente können wiederum auf andere Funktionen des Aktenmanagements oder auf Funktionen des angeschlossenen (SAP-)Systems verlinken.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Eine digitale Personalakte bietet idealerweise eine integrierte Dokumentenerstellung. Diese generiert automatisch und individualisiert alle Arten von Dokumenten und Formularen als Einzel- oder Serienbrief sowie für die Massenerzeugung im MS-Office- und PDF-Format oder anderen Druckformaten. Auch die Erzeugung von gestalteten E-Mails ist damit möglich.

In vordefinierten Dokumentenvorlagen sind der Aufbau und das Layout, die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentenarten sowie deren jeweiliger Gültigkeitszeitraum festgelegt. Zusätzlich kann individuell definiert werden, ob später Änderungen bzw. Ergänzungen durch den Anwender erlaubt sein sollen.

Vereinfacht wird die spätere Erstellung der Dokumente insbesondere dadurch, dass Textstellen in Form von eingefügten Variablen und individuellen SAP-Infotypen automatisiert mit Daten aus SAP-Systemen angereichert werden können.

Zeugnisse auf Knopfdruck

Mit einem integrierten Zeugnis–Generator lassen sich auch schnell und einfach Zeugnisse und Bewertungen für Mitarbeiter erstellen. Hierfür greift der berechtigte Mitarbeiter der Personalabteilung auf einen Pool von vordefinierten Textpassagen zurück. Für die Benotung der verschiedenen Beurteilungsbereiche wird der passende Textbaustein ausgewählt. Zusammen mit den vorhandenen Daten der Personalakte entsteht so ein standardisiertes und dennoch personalisiertes Zeugnisdokument. 

Die generierten Dokumente können anschließend über Standardmechanismen automatisiert im Word oder PDF-Format in der elektronischen Akte, SAP Folders Management sowie jedem anderen beliebigen Archiv archiviert und weiter nutzbar hinterlegt werden.

Das heißt zusammenfassend: Mit einer automatischen Dokumentengenerierung werden Reaktionszeiten erheblich verkürzt und die Qualität der Dokumente erhöht.

Verschlüsselter Versand von Gehaltsabrechnungen per E-Mail

Die Gehaltsabrechnung ist ein echter Zeit- und Kostenfresser. Jeden Monat müssen Personal- und Abrechnungsdaten gedruckt, verbrieft und anschließend per Post versendet oder intern an die Mitarbeiter verteilt werden. Doch mit dem unliebsamen Papierkram kann jetzt Schluss sein, wenn die digitale Personalakte die Möglichkeit bietet, Gehaltsabrechnungen digital per Email an die Mitarbeiter zu versenden. Selbstverständlich sollte dabei die Sicherheit der sensiblen Daten durch eine hochwertige Verschlüsselung gewährleistet sein.

Die Anmeldung zum elektronischen Verfahren sollte der Empfänger dabei über ein intuitives Self-Service-Portal abwickeln. Hier setzt er auch ein sicheres Passwort zum Öffnen und Speichern der per E-Mail verschickten PDF-Dokumente. Den Inhalt, die Anhänge und den Versandzeitpunkt für den E-Mail-Versand kann der der berechtigte Mitarbeiter der Personalabteilung im SAP-System flexibel anpassen.

Die elektronische, verschlüsselte Zustellung ist auch für andere Informationen der Personalabteilung denkbar, beispielsweise für Bescheinigungen oder Arbeitszeugnisse. Dies spart hohe Portogebühren oder eine mühsame Verteilung in Postfächer.

2.3 Revisionssichere Archivierung und kontrollierte Dokumentenvernichtung

Bis zur endgültigen Vernichtung nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist sind die Dokumente in der digitalen Personalakte sicher. Das heißt, sie sind revisionssicher in einem oder mehreren angeschlossenen Archiven archiviert.

Dazu werden während der gesamten „Lebenszeit“ eines Dokuments sämtliche vorgenommene Änderungen am Dokument zuverlässig dokumentiert. So ist es selbst noch nach Jahrzehnten möglich nachzuvollziehen, wer wann etwas geändert hat.

Optional können Dokumente hochsicherheitsverschlüsselt abgelegt werden, so dass der Zugriff nur von autorisierten Personen erfolgen kann, die implizit auf Basis ihrer Rollen und Berechtigungen oder explizit durch die Angabe des Schlüsselbegriffs die Informationen einsehen können.

Viele Dokumententypen unterliegen unterschiedlich langen Mindestaufbewahrungsfristen oder – z. B. im Fall von Abmahnungen – einer maximalen Aufbewahrungsfrist. Doch schnell werden Fristen vergessen oder es fehlt vielleicht der Überblick, welche einzelnen Dokumente bereits vernichtet werden könnten bzw. müssten. Hierdurch können rechtlich nicht gewünschte oder unzulässige Situationen in der Datenarchivierung entstehen.

Eine digitale Personalakte bietet verschiedene Automatismen, um dies zu verhindern. So können Dokumente halb automatisch durch Erinnerung an den verantwortlichen Mitarbeiter aber auch vollautomatisch nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist der geordneten Vernichtung zugeführt werden. Soweit technisch durch das angeschlossene Archiv nicht möglich, erfolgt eine logische Löschung, d.h. der Zugriffsweg wird gekappt, so dass sich ein Dokument nicht wieder auffinden lässt. So werden nur die Daten vorgehalten, die notwendig sind – nicht mehr und nicht weniger. 

3. DSGVO-konform in der elektronischen Personalakte

Bei Personalakten gilt es sowohl externen als auch unternehmenseigenen Anforderungen gerecht zu werden. Hierzu gehören insbesondere die Festlegung von Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechten, aber z. B. auch die revisionssichere Archivierung und die Berücksichtigung der Sozialgesetzgebung sowie der Europäischen Datenschutzgrundverordnung in Bezug auf Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen.

Wann ein Dokument als revisionssicher abgelegt gilt und welche Anforderungen ein revisionssicheres System erfüllen muss, fasst der unabhängige Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI e.V.) in 10 Punkten zusammen:

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.
• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Darüber hinaus gelten die Grundsätze der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), nach der Dokumente und Daten nur solange aufbewahrt werden dürfen, wie sie gemäß ihres Zwecks benötigt werden.

3.1 Höchste Datensicherheit

Eine digitale Personalakte ermöglicht einen sehr hohen Schutz vor unrechtmäßigen Änderungen wie es mit „schutzlosen“ Papierdokumenten und Dateien im Netzwerk undenkbar ist – entweder, weil die Änderungen gar nicht erst auffallen oder es kaum möglich ist festzustellen, wer diese Änderungen vorgenommen hat. Die digitale Archivierung von Dokumenten in einer digitalen Personalakte bietet somit Sicherheit auf mehreren Ebenen.

Dokumente im Personalwesen beinhalten vertrauliche Daten, die im Falle von Papierdokumenten nur schwer und wenig differenziert zu schützen sind. Möchte beispielsweise ein Mitarbeiter Einblick in seine Personalakte erhalten, wird einfach eine temporäre Leseberechtigung für die für ihn relevanten Informationen vergeben.

Genauso müssen von vornherein in Abhängigkeit zur Funktion und Position der Mitarbeiter differenzierte Berechtigungen bis auf Feldebene und für einzelne Dokumente vergeben und so festgelegt werden können, wer welche Informationen einsehen, anlegen und bearbeiten darf.

Darüber hinaus sollte ein Single-Sign-on möglich sein – das heißt mit der einmaligen Anmeldung am System ist auch der Zugang zur digitalen Personalakte unmittelbar hergestellt.

Grundsätzlich schützt eine digitale Personalakte Informationen und Dokumente sehr viel besser vor unberechtigtem Zugriff und Zerstörung, als es bei Papierakten der Fall ist.

3.2 DSGVO-Konformität

Nach Maßgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur im Rahmen der Zweckbindung solange aufbewahrt werden wie sie benötigt werden. Dieses gilt auch für die Inhalte einer Personalakte. Solange diese papierhaft geführt wird bedeutet es, dass periodisch, d.h. im Regelfall mindestens einmal jährlich Personalakten auf Inhalte, die nicht mehr aufbewahrt werden dürfen, durchsucht und diese entfernt und vernichtet werden müssen. Dies ist zeitaufwändig und manuell für höhere Anzahlen von Personalakten mit wirtschaftlich vertretbarem Aufwand nicht leistbar.

Daher sollte eine digitale Personalakte über ein integriertes Regelwerk verfügen, welches für Akten, Dokumentklassen und –arten differenziert Nutzungszeitdauer, Sperrfristen und automatisierte Löschmechanismen zulässt. Zu vordefinierten Zeitpunkten bzw. Ablauf von bestimmten Fristen werden dann automatisiert ohne Zutun eines Mitarbeiters Dokumente und Akten bereinigt und gelöscht, solange nicht manuell aus bestimmten Ausnahmesituationen heraus gezielt Sperrvermerke zur Löschung hinterlegt worden sind. Optional können Dokumente verschlüsselt werden, so dass auch der Zugriff über Funktionsgruppen mit Sonderberechtigungen eingeschränkt werden kann.

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