Im Rahmen der Durchführung von Bewerbungsverfahren oder im Falle Ihrer Initiativbewerbung bei der valantic Gruppe oder einer einzelnen valantic Gesellschaft werden auch Ihre damit zusammenhängenden personenbezogenen Daten (nachfolgend „Daten“) verarbeitet. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über den Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten (nachfolgend „Daten“).
Diese Informationen sind auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») ausgelegt.
1 Verantwortlich für die Datenverarbeitung
1.1 Bewerbung bei einer Gruppengesellschaft
Sofern Sie sich auf ein Stellenangebot einer Gesellschaft der valantic-Gruppe (Gruppengesellschaft) bewerben, ist diese jeweils verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bzw. Inhaberin der Datensammlung nach den Vorschriften des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSE) , sofern die Gesellschaft ihren Sitz in der Schweiz hat.
Die einzelnen mit unserer Unternehmensgruppe verbundenen Unternehmen können Sie hier einsehen:
1.2 Bewerbung bei der valantic Gruppe
Richtet sich eine Bewerbung als Initiativbewerbung Ihrerseits unspezifisch an die Gruppe, etwa ohne Nennung einer Gruppengesellschaft wird die Datenverarbeitung durch die valantic GmbH („valantic GmbH“), Ainmillerstraße 22, D-80801 München, Tel.: +49 89 2000 85 91 0, Fax: +49 89 2000 85 93 1, E-Mail: recruiting@muc.valantic.com eingeleitet.
Je nachdem, ob eine passende Stelle zu Ihren Bewerbungsunterlagen passt, werden Ihre Daten an die in Frage kommende valantic-Gruppengesellschaft weitergeleitet, die dann in eigener Verantwortung das Bewerbungsverfahren fortführt.
1.3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der valantic GmbH
Matthias Rosa
RMPrivacy GmbH
Große Langgasse 1A, D-55116 Mainz
www.rmprivacy.de
E-Mail: datenschutz@muc.valantic.com
2 Gemeinsame Verarbeitung im Bewerbungsverfahren -Datenverarbeitung durch die valantic Gruppe
2.1 In den nachfolgenden Fällen (Ziffer 2.1.1 und Ziffer 2.1.2) werden Ihre Daten gemeinsam von der valantic-Gruppe verarbeitet. Die mit unserer Unternehmensgruppe verbundenen Unternehmen können Sie wie unter Ziffer 1.1 angegeben einsehen. Daneben kann es vorkommen, dass einzelne Gruppengesellschaften Bewerbungsverfahren ausschließlich über eigene Systeme durchführen. Diese Fälle haben wir in Ziffer 4 dargestellt.
2.1.1 Gemeinsame Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage der gemeinsamen Datenverarbeitung für Gesellschaften mit Sitz in der EU bzw. ERW ist gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einer effektiven Verwaltung und IT-Infrastruktur.
Rechtsgrundlage der gemeinsamen Datenverarbeitung für Gesellschaften mit Sitz in der Schweiz ist gemäß Art. 13 Abs. 1 DSG unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einer effektiven Verwaltung und IT-Infrastruktur.
Für die Prozesse, die der gemeinsamen Datenverarbeitung unterliegen, sind wir mit unseren verbundenen Unternehmen gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO bzw. nach Art 13 DSG. Entsprechend haben wir in einem Vertrag die internen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verbindlich festgelegt.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kann es auch zu einer Übermittlung Ihrer Daten in Nicht-EU-Länder und außerhalb der Schweiz kommen. Sofern kein Angemessenheitsbeschluss vorhanden ist, erfolgt diese Datenübermittlung auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln.
Die datenschutzrechtlichen Informationspflichten wird das jeweilige Unternehmen erfüllen, mit dem Sie zuerst in Kontakt stehen.
Die Erfüllung der Betroffenenrechte haben wir intern der valantic GmbH zugewiesen. Sie können sich mit Anfragen oder zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte auch jederzeit an uns unter den in Ziffer 1 stehenden Kontaktdaten wenden. Wir leiten Ihre Anfrage dann zur Bearbeitung intern weiter.
2.1.2 Talent- Pool der valantic – Gruppe
Sollte eine Stellenbesetzung zurzeit nicht möglich sein, können wir Ihre Bewerbungsdaten in unseren Talent-Pool einstellen und Sie im Falle einer passenden Stelle kontaktieren.
Hierfür benötigen wir jedoch Ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a), 49 Abs. 1 a) DSGVO, die Sie jederzeit per E-Mail an recruiting@muc.valantic.com widerrufen können.
2.1.3 Analyse zum Bewerbungsverfahren
Um unser Bewerbungsmanagement zu verbessern und die Personalsuche zu optimieren, verarbeiten wir verschiedene Daten, mit denen wir jedoch keinen Personenbezug zu Ihrer Bewerbung herstellen. Es handelt sich um die Folgenden Daten: ID des Bewerbers, den von Ihnen gewählten Recruiting-Kanal, Wunschgehalt, Dauer des Bewerbungsprozesses, Ihre Region/Gemeinde und Ihr Interesse an ausgewählten Jobs. Im Rahmen der Analyse werden die Daten von uns zudem pseudonymisiert.
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Wahrnehmung unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO zur Verbesserung unserer Bewerbungsprozesse durch Datenanalyse.
3 Datenverarbeitungen im Bewerbungsverfahren von Gruppengesellschaften mit Sitz in der Europäischen Union und der Schweiz
Bewerben Sie sich bei einer Gruppengesellschaft mit Sitz in der Europäischen Union (EU) und der Schweiz gelten die nachfolgenden Informationen.
3.1 Datenverarbeitung
Die im Einzelnen betroffenen Daten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten, die für das Bewerbungsverfahren maßgeblich sind, sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt, im Übrigen ist die Datenschutzerklärung unter https://www.valantic.com/de/datenschutzerklaerung maßgeblich:
3.1.1 Kontaktaufnahme bei Bewerbungen
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, um uns Ihre Bewerbung als Mitarbeiter:in z.B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zu übersenden, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Anrede, Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Einsatzort, Gehaltswunsch, weitere freiwillige Daten: wie z.B. Lebenslauf, Fotos o.a.), Ihre Nachricht sowie die übermittelten Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbungsanfrage verarbeitet.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für valantic-Gesellschaften mit Sitz in der EU bzw. des ERW ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (in Deutschland vorrangig § 26 BDSG).
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für valantic-Gesellschaften mit Sitz in Schweiz Datenbearbeitung ist vorrangig Art. 328 b Satz 1 Obligationenrecht („OR“). Demnach darf der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind.
Demnach ist die Verarbeitung von Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung notwendig sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen, nämlich zur Geltendmachung und/oder Abwehr von Ansprüchen.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für valantic-Gesellschaften mit Sitz in der EU bzw. des ERW ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse).
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für valantic-Gesellschaften mit Sitz in Schweiz ergibt sich Art. 13 Abs. 1 Datenschutzgesetz (DSG) (berechtigtes Interesse).
3.1.2 Durchführung von Bewerbungsgesprächen online
Im Falle der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs per Webmeeting verarbeiten wir weitere Daten, die zur Durchführung des Online-Meetings notwendig sind:
Darüber hinaus können weitere Daten erforderlich sein. Dies ist jedoch abhängig von dem für die Durchführung des Bewerbungsgesprächs verwendeten Webmeeting-Tools (z.B. MS- Teams, Zoom, etc.). In diesem Fall informieren wir zusätzlich im Rahmen der Anmeldung. Dabei informieren wir auch über mögliche Empfänger und ggf. Übermittlungen an Dritte.
Ihre Daten werden ausschließlich für die Durchführung des Bewerbungsgesprächs verwendet.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für valantic-Gesellschaften mit Sitz in der EU bzw. des ERW ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (in Deutschland vorrangig § 26 BDSG) sowie ggf. aus Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse).
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung für valantic-Gesellschaften mit Sitz in Schweiz ist vorrangig Art. 328b Satz 1 Obligationenrecht („OR“) sowie unser überwiegendes Interesse in unmittelbarem Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsgesprächs gemäß Art. 13 Abs. 2 a) DSG und/oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse gemäß Art. 13 Abs. 1 DSG.).
Unser berechtigtes Interesse liegt in der reibungslosen Durchführung des Online-Meetings.
3.1.3 Weiterleitung an Dritte
Sofern Sie sich auf ein Stellenangebot einer Gruppengesellschaft bewerben, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Bewerberprofil und Ihrer Bewerbungsunterlagen allen Recruiter der valantic Gesellschaften innerhalb eines Landes oder weltweit zugänglich zu machen, um Ihnen passende Stellenangebote unterbreiten zu können.
Rechtsgrundlage für valantic-Gesellschaften mit Sitz in der EU bzw. des ERW ist Ihre vorherige Einwilligung im Sinne von Art 6 I a) DSGVO.
Rechtsgrundlage für valantic-Gesellschaften mit Sitz in der Schweiz ist Ihre vorherige Einwilligung gemäß Art 13 Abs. 1 DSG.
Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte erfolgt im Übrigen nur statt, wenn dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Die Weitergabe bezieht sich nur auf Unternehmen, die für uns Dienstleistungen erbringen, z.B. unseren Steuerberater oder Rechtsanwalt. Diese Dienstleister werden Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nie zu eigenen Zwecken verwenden.
3.2 Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden die Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht. Daten im Talent-Pool werden im Falle Ihres Widerrufs oder spätestens nach Ablauf von 12 Monaten von uns gelöscht, sofern keine weitere Bestätigung erfolgt ist.
3.3 Ihre Betroffenenrechte
3.3.1 Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
3.3.2 Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch
Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder diese unrichtig geworden sein, werden wir auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltendem Recht möglich ist). Gleiches gilt, wenn Sie uns auffordern, die Daten nur noch eingeschränkt zu verarbeiten. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen insbesondere in den Fällen zu, in denen Ihre Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder die Datenverarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses erfolgt, sowie bei einem darauf basierenden Profiling.
Ein solches Widerspruchsrecht steht Ihnen auch im Falle der Datenverarbeitung zum Zwecke des Direktmarketings zu.
3.3.3 Widerrufsrecht bei Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Erteilte Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Durch Ihren Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.
3.3.4 Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Datenverarbeitung auf Grund eines Vertrages, vorvertraglicher Verhandlungen, einer Einwilligung oder mithilfe automatisierter Verfahren, so steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Auf Antrag stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format bereit, so dass Sie die Daten auf Wunsch einem anderen Verantwortlichen übermitteln können.
3.3.5 Einschränkung der Verarbeitung
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, bspw. wenn diese zu Analysezwecken anonymisiert wurden, sind nicht von den vorstehenden Rechten umfasst. Auskunft, Löschung, Sperrung, Korrektur oder Übertragung an ein anderes Unternehmen sind in Bezug auf diese Daten ggf. möglich, wenn Sie uns zusätzliche Informationen, die uns eine Identifizierung erlauben, bereitstellen.
3.3.6 Einsichtnahme ins Register der Datensammlung
Sofern Sie sich bei einer Gruppengesellschaft mit Sitz in der Schweiz beworben haben, haben Sie zudem jederzeit das Recht, ins Register der Datensammlungen Einsicht zu nehmen. Dieses enthält Informationen, welche Bundesorgane und private Personen welche Personendaten bearbeiten. Mit Hilfe des Registers können Sie erfahren, wer in welcher Weise Ihre Daten bearbeitet und aufgrund dieser Information entscheiden, über welche Datensammlung Sie Auskunft verlangen wollen.
3.3.7 Ausübung Ihrer Betroffenenrechte und Beschwerderecht
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten oder dem Wunsch der Übertragung der Daten an ein anderes Unternehmen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@muc.valantic.com.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich wegen Ihrer Betroffenenrechte bei einer EU- Aufsichtsbehörde zu beschweren. Bewerben Sie sich bei einer Gruppengesellschaft mit Sitz in der Schweiz, besteht das Beschwerderecht beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).
4 Datenverarbeitungen einzelner Gruppengesellschaften
4.1 valantic LCS
Im Falle direkten Bewerbung bei der valantic LCS, Rua Anzebino Cruz Saraiva 342, Ed. Beira Rio, Piso 1, Escritório 32, 2415-371 Leiria, Portugal gilt zu den Ausführungen unter Ziffer 3 ergänzend, dass für alle dort benannten Verarbeitungen die nachfolgenden Dienstleister eingesetzt werden, denen die personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelt werden:
4.1.1 OutSystems, 55 Thomson Place, Boston MA 02210 zur Bereitstellung unserer Datenverarbeitungssysteme ein. Hierbei kann es auch zu einer Datenübertragung in die USA kommen. OutSystems garantiert ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Einsatz von Standardvertragsklauseln, gestützt durch ergänzende Maßnahmen wie eine Verschlüsselung der Daten.
4.1.2 HubSpot Ireland Limited: 2nd Floor 30 North Wall Quay, Dublin 1, Ireland, Telefon: +353 1 5187500. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten auch in die USA an die HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA, z.B. zu Supportzwecken übermittelt werden. Die HubSpot Inc. ist im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und fällt insoweit unter den Angemessenheitsbeschluss der EU für die USA.
4.2 valantic CX Austria GmbH
Im Falle direkten Bewerbung bei der valantic CX Austria GmbH, Söllheimerstraße 16, 5020 Salzburg, Österreich finden abweichend von Ziffer 3 die Datenschutzinformationen, abrufbar unter:
https://teamvalantic.at/de/datenschutzhinweise
Anwendung.