Ob Sänger, Musiker, Regisseur oder Tänzer, viele davon sind nicht fest am Opernhaus angestellt, sondern sind Gäste, die am Erlebnis Opernhaus zumindest temporär beteiligt sind und ihren Beitrag zum Erfolg des Hauses leisten. Es sind pro Jahr knapp 1.000 Personen aus über 50 Nationen. Die Einsatzplanung, Gagenverhandlung, eventuelle Ersuche um Arbeitsgenehmigungen, Vertragsmanagement, Zeitmanagement und Abrechnung sind zeit- und arbeitsintensiv, fehleranfällig und erfordern viel Abstimmung zwischen den Beteiligten: Verwaltung, Agentur, Künstler.
Im Rahmen des Digitalisierungsprojektes „ContractFlow“ wurde fachbereichsübergreifend ein End-to-End Prozess gestaltet, der mit der Einsatzplanung beginnt und mit der Abrechnung endet. Dabei wurden folgende Leitlinien gesetzt: Rein digitale Dokumentation/Kommunikation, keine Verwendung von Papier, keine Medienbrüche, Single Point of Truth (d. h. digitale Dokumente werden nur an einer Stelle abgelegt), elektronische Unterschriften, Pflege von Stammdaten durch die Künstler.
Der neue Prozess wurde auf die bestehende IT-Architektur gemapped und ein IT-Zielbild abgeleitet, dass innerhalb von 12 Monaten umsetzbar schien, d. h. die Optimierung der bestehenden IT-Architektur und Training des neuen Prozesse im Vordergrund stand. Damit konnte der Nutzen des neuen ContractFlow Prozesses vergleichsweise schnell realisiert werden. Mittelfristig wird über eine Digital-Plattform nachgedacht, die universell zur Digitalisierung administrativer und künstlerischer Prozesse geeignet ist und das vertrauenswürdige Teilen von Daten mit Partnern (z. B. Künstlern, Medien, Kulturplattformen, anderen Bühnen, Besuchern) ermöglicht.
