Technisches Facility Management: Herausforderungen und Outsourcing-Strategien

Autor: Sebastian Bohn, Senior Consultant bei der Orianda Solutions AG – a valantic company

Erfahren Sie in diesem Fachartikel, warum Facility Management, insbesondere Technisches Facility Management (TFM), zunehmend komplexe Anforderungen an Eigentümer stellt und spezialisierte Fachkenntnisse für Wartung und Instandsetzung unerlässlich sind.

Facility Management – ein Begriff, den jeder schon einmal irgendwie gehört hat und den man sowohl auf den privaten als auch auf den gewerblichen Bereich beziehen kann. Eigentümer*innen von Grund und Boden, Wohnungen und/oder Haus werden die Herausforderungen des Facility Managements kennen, selbst wenn sie sich über die Verallgemeinerung und den Begriff noch keine Gedanken gemacht haben.

Ein wachsendes Unternehmen mit mehr und technisch anspruchsvolleren Assets sieht sich zunehmend komplizierteren Verwaltungsaufgaben gegenüber. Dies gilt besonders für den Bereich des Technischen Facility Managements (nachfolgend TFM), das sich mit dem Gebäude und der dazugehörenden technischen Ausstattung befasst.

Zum Beispiel haben die technischen Anlagen in der Regel einen anderen, meist kürzeren Lebenszyklus als das Gebäude selbst. Dadurch müssen sich Eigentümer*innen während des Lebenszyklus des Gebäudes mehrfach mit den Themen «Umbau, Sanierung und Renovierung», bzw. «Wartung, Instandsetzung und Ersatz» auseinandersetzen.

Zudem erfordern manche Aufgaben spezielle Qualifikationen, wie zum Beispiel die gesetzeskonforme Wartung von Lüftungsanlagen oder besondere Anforderungen im Pharma-Bereich. Nicht immer können Eigentümer*innen oder deren Servicepersonal diese Qualifikationen vorweisen.

Ein weiteres Thema betrifft Kapazitätsengpässe. Ein über den Zeitverlauf gleichbleibender Kapazitätsbedarf, speziell im Hinblick auf die im TFM teils notwendigen, zuvor angesprochenen Qualifikationen und den damit verbundenen Mehrkosten, ist in der Praxis nicht gegeben.

Outsourcing im Technischen Facility Management – Lösungen und neue Herausforderungen

Der Trend im TFM geht nicht zuletzt aus den genannten Gründen in Richtung Outsourcing. Allgemein geht es darum, eine größtmögliche Kosteneffizienz im TFM zu erreichen, was in vielen Bereichen durch den Einsatz externer Dienstleister erreicht werden soll. Hierdurch werden zwar die meisten der zuvor genannten Probleme gelöst, dafür kommen aber Neue hinzu.

So steigt beispielsweise der Aufwand im administrativen Bereich, wie etwa bei der Qualitäts- und Ausführungskontrolle, der Koordination der externen Mitarbeiter, inklusive Sicherstellung der Zugänglichkeit von Anlagen.

Vor besonderen Herausforderungen diesbezüglich stehen Unternehmen, deren Assets räumlich über eine größere Fläche verteilt sind, wie dies z.B. bei einem Handelsunternehmen mit vielen Verkaufsniederlassungen der Fall ist. Für die FM-Dienstleistungen werden in der Regel Rahmenlieferverträge mit lokalen Dienstleistern vereinbart, die verwaltet werden müssen.

Ein kritischer Punkt ist außerdem der Umgang mit Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien. Es stellt sich die Frage, ob der Dienstleister Zugriff auf ein eigenes oder das kundeneigene Lager hat und wie die Integration und Aktualisierung von Daten gewährleistet wird. Datenschutzrechtliche Aspekte sind ebenso zu berücksichtigen, wie die effiziente Beauftragung und Kontrolle des Dienstleisters, um eine leistungsgerechte Abrechnung sicherzustellen.

Herausforderungen hinsichtlich der Daten beginnen bereits bei der Planungsphase eines Gebäudes und seiner technischen Assets. Die Planungs- und Bauphase wird immer stärker digitalisiert und mithilfe der Arbeitsmethode „Building Information Modeling“ (kurz BIM) umgesetzt. Ziel ist es, die hierbei entstehenden wertvollen Gebäudedaten möglichst zielführend auch in der Betriebsphase nutzen und bewirtschaften zu können. Die Anforderungen an die IT-Infrastruktur des Gebäudebetreibers steigen dadurch erheblich an. So gilt es, diesen „digitalen Gebäudezwilling“ zu importieren, die Informationen für eine effiziente Betriebsphase zu nutzen und die Daten während der Betriebsphase immer auf aktuellem Stand zu halten. 

Entscheidend ist eine leistungsfähige IT-Systemlandschaft

Neben diesen sogenannten Stammdaten ist es auch zwingend notwendig, Bewegungsdaten, wie Störmeldungen, Wartungs- und Inspektionsaufträge sowie Arbeitsrapporte in den IT-Systemen zu führen und dabei die oft zahlreichen FM-Dienstleister zu integrieren.  In diesem Zuge sind vielfältige Herausforderungen an die IT-Systeme zu bewältigen.

Dafür ist der Aufbau einer zukunftsorientierten und leistungsfähigen IT-Systemlandschaft erforderlich sowie die Klärung vielfältiger Fragen:

• Soll der Dienstleister Zugriff auf die Systeme des Auftraggebers erhalten und falls ja, welche datenschutzrechtlichen Themen müssen bedacht werden?
• Für welche Informationen und Nachweise ist der Gebäudebetreiber zuständig und muss er diese in eigenen Systemen dokumentieren?
• Welches Maß an eigener Datenhoheit wird von ihm angestrebt?
• Wie kann er seine IT-Systemlandschaft und Daten so gestalten, dass er sich nicht zu abhängig von einem Dienstleister macht?
• Wie kann der Auftraggeber eine effiziente Ausführungskontrolle mithilfe digitaler Möglichkeiten implementieren?
• Wie kann der Auftraggeber sicherstellen, dass Tätigkeiten zu dem erforderlichen Zeitpunkt ausgeführt wurden?
• Und wie kann hierfür der Dienstleister möglichst effizient beauftragt, in seiner Erfüllung qualitativ und quantitativ kontrolliert und so eine leistungsgerechte Abrechnung garantiert werden?

Es ist entscheidend, den verschiedenen Interessen von Auftraggeber und -nehmer gerecht zu werden.

Entscheidend ist die passende IT-Unterstützung

Die zuvor gestellten Fragen verdeutlichen, dass Facility Management zunehmend mit Herausforderungen hinsichtlich technischer Komplexität und höheren Qualifikationsanforderungen konfrontiert ist, welche vor allem bei umfangreichen oder technisch fortschrittlichen Immobilien eine Rolle spielen.

Zwar gewinnt Outsourcing als Lösungsansatz zur Bewältigung dieser Probleme an Beliebtheit, doch geht es mit eigenen Herausforderungen einher: unter anderem erhöhter Verwaltungsaufwand und die Notwendigkeit einer stringenten Qualitätskontrolle.

Zusätzlich erhöht die Digitalisierung, vor allem durch den Einsatz von Building Information Modeling (BIM), die Anforderungen an die IT-Infrastruktur der Gebäudebetreiber, welche die effiziente Nutzung und Pflege von Daten sicherstellen müssen. Es wird deutlich, dass neben der Auswahl einer geeigneten FM-Strategie auch die passende IT-Unterstützung entscheidend ist, um die Vorteile des Outsourcings vollständig zu nutzen.

Für alle Kund*innen, die bereits SAP-ERP-Systeme zur Steuerung ihrer Kernprozesse nutzen, ist es wichtig, die von SAP angebotenen Werkzeuge zu überprüfen und effizient in die bestehende IT-Landschaft einzubinden. Besonders zu beachten sind folgende Lösungskomponenten:

• Real Estate Flexible Management (RE-FX): Schwerpunkt dieser Komponente liegt auf der kaufmännischen Verwaltung der Immobilien mit Prozessen im Bereich Vermietung, Nebenkostenabrechnung und Verträgen.
• Enterprise Asset Management (EAM): Kernprozesse in dieser Komponente sind die Prozesse der Störungsbehebung, Instandsetzung und Wartung.
• Business Network Asset Collaboration (BNAC): Eine cloudbasierte Plattform, die die Zusammenarbeit zwischen Betreibern, Herstellern, Servicedienstleistern und Lieferanten ermöglicht.

Spricht man heutzutage von IT-Lösungen, darf man den Begriff der Künstlichen Intelligenz (KI) nicht außer Acht lassen. Die potenziellen Einsatzgebiete von KI sind breit gestreut. Mit ihrer Integration kann der Grad an IT-Unterstützung und Automatisierung erheblich vergrößert und so ein entscheidender Wettbewerbsvorteil erzielt werden. Sie kann das Datenmanagement und den Datenaustausch erleichtern, Informationen aus unstrukturierten Dokumenten und E-Mails in auswertbare Daten übersetzen oder die Usability des Systems revolutionär vereinfachen.

So werden beispielweise in einem aktuellen Kundenprojekt die Vertragsdokumente in strukturierte SAP-Daten überführt, die es ermöglichen, automatisch zu einem bestimmten Bedarf (Wartung, Reparatur, Störung) an einer bestimmten Anlage in einem bestimmten Gebäude an einem bestimmten Standort den passenden Dienstleister zu ermitteln, der für diesen Sachverhalt vertraglich konditioniert ist.

Hinsichtlich Usability bietet die SAP ihren integrierten KI-Assistenten „Joule“ an. Mit diesem Assistenten können Fragen oder Problembeschreibungen in natürlicher Sprache an das SAP-System gestellt werden. Die Antworten werden unter Berücksichtigung des individuellen Kontextes auf der Grundlage der Geschäftsdaten aus dem gesamten SAP-Portfolio und Drittanbieterquellen erstellt.

Reduzieren Sie den Schulungsaufwand, indem die Benutzer*innen das System intuitiv benutzen können. Instandhaltungsbedarfe können in natürlicher Sprache angelegt werden («Die Brandmeldeanlage im Untergeschoss von Gebäude 10 befindet sich im Fehlermodus 6»). Finden Sie die Anlage mit den höchsten Kosten ungeplanter Ausfälle ohne erweitere Kenntnisse über die Datenstruktur («Zeige mir im Raum Zürich die Top 10 der Anlagen mit den höchsten Störungskosten»). Hinterlegen Sie Informationen aus Abstimmungen mit dem Dienstleister («Die Firma Schindler kommt am 29.11. um 9 Uhr, um die Aufzugswartungen in Gebäude 10 durchzuführen»). Die Liste der Anwendungsfälle ist immens.

Gerne unterstützen wir auch Sie dabei, die passende IT-Strategie zu diesen Werkzeugen zu entwickeln.