SAP-Einführungsprojekte mit S/4HANA müssen einfacher werden

SAP S/4HANA Projektmanagement

Thomas Latajka, Mit-Geschäftsführer valantic ERP Services, erörtert in der Ausgabe 1/2-2019 der SAP-Fachzeitschrift S@PPORT, warum vor allem Strategie und Projektmethodik darüber entscheiden, wann eine neue Technologie auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen auch wirklich genutzt werden kann.

Die digitale Transformationswelle ist längst angekommen und mit ihr eine Flut an neuen Marktanforderungen. SAP-Anwenderunternehmen planen aktuell den Umstieg auf die Business Suite S/4HANA oder befinden sich bereits mitten in komplexen Einführungen. Wann eine neue Technologie auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen auch wirklich genutzt werden kann, entscheiden dabei vor allem Strategie und Projektmethodik.

Der technologische Fortschritt ist schneller denn je. Machine Learning, Artificial Intelligence, Big Data und Predictive Analytics werden in naher Zukunft ausschlaggebend für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen sein, denn mit ihnen können neue Geschäftsmodelle sehr viel schneller erkannt und umgesetzt werden. Das Datengold der Unternehmen lässt sich aber erst intelligent für ein bestmögliches Kundenerlebnis mit effizienten Prozessen verwenden, wenn Strategie, Arbeitsabläufe und Technologie perfekt aufeinander abgestimmt sind. Basis für das digitale Zeitalter ist von Seiten SAP die ERP-Suite S/4HANA.

Strategische Entscheidung schon vor dem Einführungsprojekt

In der Regel wird S/4HANA mit dem Greenfield-Ansatz (vollständige Neu-Implementierung) oder auf Brownfield-Basis (System-Konvertierung auf S/4HANA) in Unternehmen eingeführt. Bereits hier sind die Vor- und Nachteile gut abzuwägen, denn nicht alle neuen Funktionalitäten lassen sich mit einer reinen System-Konvertierung (Conversion) nutzen. Diese empfiehlt sich fast ausschließlich für sehr gut aufgestellte und nah am Standard orientierte SAP ECC 6.0 Umgebungen. Bei stark individualisierten Prozessen im ERP-System kann ein Brownfield-Ansatz schnell komplexer werden als eine Neu-Implementierung. Letztere bedeutet, dass alle vorhandenen Prozesse analysiert und in den unternehmensweiten Kontext gebracht werden müssen. Der Mehraufwand im ersten Schritt ist bei diesem Ansatz Grundlage für ein schlankes ERP-System ohne Altlasten, das sich mit zukünftigen Technologie-Innovationen flexibel erweitern lässt.

Allgemeine Prozesse des Tagesgeschäftes bis hin zu spezifischen Branchenlösungen befinden sich nun im neu definierten Standard der ERP-Suite, welcher permanent weiterentwickelt wird. Unternehmen profitieren jetzt von sehr viel kürzeren Release-Intervallen – ohne größeren Projekt-Aufwand und Risiko. Aber auch das funktioniert nicht in allen Betriebs-Szenarien. SAP S/4HANA lässt sich in der Cloud oder on premise betreiben. Innovationsbedarf, Kosten, Flexibilität, Individualisierungsgrad oder Funktionsumfang entscheiden hier individuell, wo die größten Vorteile liegen.

Prozesse vor Technologie

Neue Technologien und die damit verbundenen Möglichkeiten lassen Zukunftsmusik schnell greifbar erscheinen. In Wirklichkeit sind es jedoch die unternehmenseigenen Prozesse, die allem voran betrachtet und gegebenenfalls komplett neu ausgerichtet werden müssen. Erst dann folgt der technologische Aspekt. Beispielsweise sorgt die SAP-Oberfläche Fiori für ein neues, vereinfachtes Anwendererlebnis – auch auf mobilen Geräten. Aber ist sie für jeden Prozess geeignet? Oder wird sie in absehbarer Zeit sinnvoll einzusetzen sein und es sind jetzt schon Vorbereitungen zu treffen? Ein anderes Beispiel: Stationäre, starre Beschaffungsprozesse in der alten SAP-Welt lassen sich mit Fiori-Apps in S/4HANA mobil und intuitiv steuern. Eine Prozessanpassung mit Unterstützung dieser Technologie verspricht in vielen Szenarien deutlich mehr Produktivität und Akzeptanz bei den Anwendern. Wie auch immer die Anforderungen aussehen – wichtig ist in jedem Fall eine Planung auf Grundlage von Expertenwissen in Prozessen und Technologie zu gleichen Teilen.

S/4HANA-Projektlaufzeiten verkürzen

Das Produktportfolio der SAP ist mittlerweile sehr komplex und wird kontinuierlich an den Fortschritt angepasst. Dadurch werden Digitalisierungsprojekte immer vielschichtiger. Klassische Herangehensweisen mit Blueprint und Wasserfall-Methode lassen Groß-Projekte mit SAP S/4HANA schnell zum Fass ohne Boden werden, was Zeit und Kosten betrifft. SAP-Einführungsprojekte mit S/4HANA müssen daher vereinfacht werden in der Umsetzung. Das wird entscheidend sein für den Erfolg eines Projektes. Herausforderung ist hier, dass in Unternehmen sehr nachhaltige Entscheidungen getroffen werden müssen, um die nötige Flexibilität für weitere Entwicklungen zu bewahren und damit zukunftssicher zu bleiben. Gleichzeitig muss der Überblick in solchen Projekten erhalten bleiben. Aber was macht ein S/4HANA-Projekt schlank und die Technologie schnell nutzbar? Ein Umdenken in Prozessen, das neue Standardisierungspotenzial von SAP und eine agile Vorgehensweise in der Projektmethodik.

S/4HANA einfacher einführen am Beispiel Logistik

Mit SAP S/4HANA sind zentrale logistische Komponenten wie EWM (Extended Warehouse Management) und TM (Transportation Management) jetzt im Kern der Software integriert. Alle logistischen Prozesse in Verbindung mit den Finanzprozessen machen bereits mehr als zwei Drittel der unternehmensweiten Prozesse aus. Materialbewegungen für die Fertigung können automatisiert bis in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Der ganze Vorgang lässt sich in Echtzeit nachverfolgen und alle Auswirkungen auf die Bilanz sind sofort im System sichtbar. Bei der Umstellung auf S/4HANA mithilfe einer vereinfachten Herangehensweise in Projekten können IT, Fachabteilung und S/4HANA-Experten dazu direkt im SAP-System auf vorkonfigurierte Unternehmenslösungen, die SAP Best Practices, zugreifen. Die Best Practices basieren auf jahrzehntelanger Erfahrung in SAP-Einführungsprojekten und wurden gemeinsam von SAP und SAP-Partnern entwickelt. Sie zeigen anschaulich auf, was nun ohne weitere Individualisierung im Standard-System von S/4HANA möglich ist. Und sie sind direkt einsatzfähig. So wird Schritt für Schritt ein verbessertes Netzwerk an schlanken Prozessen aufgebaut.

Die gegebenenfalls notwendigen Individualisierungen sind das Delta am Ende dieser ersten Projektphase. Ein klassischer Blueprint entfällt. Stattdessen konzentriert man sich nun auf eine transparente Projekt-Vorgehensweise in überschaubaren Einheiten. Eine solche Einheit kann zunächst der Produktivstart der neu definierten Standard-Prozesse sein. Wichtig sind diese gut erfassbaren Abschnitte auch für das Change Management in den Anwenderunternehmen. Denn durch die Umstellung auf S/4HANA bleibt für den ein oder anderen Anwender vielleicht kein Stein auf dem anderen. Der konkrete Nutzen wird damit weiter ausgebaut, so viele Prozesse wie möglich standardisiert und das gesamte System bleibt schlank und flexibel für zukünftige Neuerungen. Investitionen in S/4HANA lassen sich konkret nachverfolgen und bleiben auch in langjährigen Projekten transparent. Unerlässlich ist hier allerdings ein agiles Projektmanagement auf Softwarebasis. Beratungsunternehmen wie valantic haben dazu zum Beispiel eine eigene Projektmethodik entwickelt, die valantic Project Simplification.

Project Simplification

Schematische Darstellung eines Projektablaufs einer S/4HANA-Einführung mit vereinfachter Projektmethodik

Veröffentlicht in: S@PPORT
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