Rolling Forecasts – das Real-Time Enterprise wird Realität

Rolling Forecasts statten Unternehmen mit der nötigen Agilität und Flexibilität aus, die sie in volatilen, sich schnell verändernden Märkten dringend benötigen. Das Cloud-basierte Echtzeit-Planungswerkzeug Anaplan enthält alle Funktionalitäten, die Unternehmen benötigen, um im Wettbewerb erfolgreicher zu wirtschaften.

Die Corona-Krise hält die Geschäftswelt weiter in Atem. Während in der ersten Phase der Pandemie global organisierte Lieferketten rissen, trübten später Einzelhandelsschließungen im Non-Food-Segment die Geschäftslage einiger Branchen. Aktuell sorgen Engpässe auf der Angebotsseite in den Chef-Etagen für Sorgenfalten. Die Automobilbranche ächzt unter einem eklatanten Chipmangel. Zusätzlich befeuert durch eine beispiellose Nachfrage sieht sich ebenfalls die Fahrradbranche Lieferengpässen ausgesetzt. In den hiesigen Fahrradläden sind sowohl Zweiräder als auch deren Ersatzteile rare Güter.

Die in der Corona-Pandemie zu beobachtenden Verwerfungen in der Geschäftswelt erschweren die Unternehmensplanung merklich. Auch nach der Corona-Pandemie bergen externe Faktoren das Risiko, die Geschäftswelt zu erschüttern. Beispielsweise können zunehmende Handelskonflikte und Naturkatastrophen die Unternehmen zu kurzfristigen Planungsänderungen zwingen. Daher wünschen sich die Organisationen zunehmend eine flexible Planung, die Antworten auf kurzfristige Marktentwicklungen gibt.  

Starre Jahresendplanung wird volatilen Märkten nicht gerecht

Eine effiziente und effektive Planung ist für jedes Unternehmen von Interesse. In der Finanzplanung überführen Unternehmen sachzielorientierte Vorgaben ihrer operativen Planung in eine monetäre Budgetplanung. Der Budgetplanungsprozess für die Planung des nachfolgenden Fiskaljahres wird in der Regel gegen Ende eines Fiskaljahres angestoßen. Dabei fußt die Budgetierung auf der Vorhersage der Geschäftslage für die kommenden 12 bis 15 Monate. Die Anfangszeit der Corona-Krise hat gezeigt, dass die zum Zeitpunkt der Budgetplanung getroffenen Annahmen bereits frühzeitig in einem Fiskaljahr veraltet sein können. In diesem Fall kann die Budgetierung ihrer Steuerungsfunktion in der Unternehmensorganisation nicht mehr nachkommen.

Ad-hoc-Forecasts stellen eine Möglichkeit dar, auf unvorhergesehene Änderungen der Marktbedingungen zu reagieren. Allerdings sind Ad-hoc-Forecasts oftmals außerhalb des geregelten Planungsprozesses zu verorten. Ein dynamisches Marktumfeld erfordert jedoch eine in den Standardplanungsprozess integrierte Möglichkeit, die Planwerte basierend auf den aktuellen Annahmen sowie den Ist-Daten vergangener Wochen und Monate anzupassen. Zudem ist der Planungshorizont der klassischen Budgetplanung und Ad-hoc-Forecasts meist starr auf das Ende des geplanten Fiskaljahres festgelegt. Gegen Ende eines Fiskaljahres fehlt den Fachbereichen somit die Planungssicherheit, um über das Fiskaljahr hinauslaufende Projekte zur Erreichung mittelfristiger Ziele voranzutreiben.

Rolling Forecasts navigieren durch unruhige Zeiten

In diesem Zusammenhang bietet der Rolling Forecast eine Möglichkeit, die verschiedenen Planungsbereiche eines Unternehmens an die Herausforderungen unserer Zeit anzupassen. Während beispielsweise die klassische Budgetierung und außerprozessuale Ad-hoc-Forecasts meist nicht über das zugrunde liegende Planjahr hinausgehen, betrachtet der Rolling Forecast nachfolgende Perioden über das Jahresende hinaus. Im Rahmen eines quartalsweisen Rolling Forecast wird eine initial festgelegte Anzahl von Quartalen unabhängig von der Fiskaljahreszugehörigkeit geplant. Eine Empfehlung für die Wahl der Planungsintervalle richtet sich nach der Branche sowie der Dynamik des Marktumfeldes.

Unser Kunde aus der Bekleidungsindustrie wählt einmonatige Planungsintervalle für den Rolling Sales Forecast, der mit einem quartalsweisen Rolling Financial Forecast verknüpft ist. Gegen Ende eines jeden Planungsintervalls werden die darauffolgenden Intervalle ein weiteres Mal auf Basis aller verfügbaren Ist-Daten vergangener Intervalle sowie aktualisierter Annahmen geplant und neu bewertet.

Wettbewerbsvorteil: reaktionsschnelle, aktuelle Planwerte  

Die Vorteile eines Rolling Forecast liegen auf der Hand. Die laufende Anpassung der Annahmen und die Hinzunahme aller verfügbaren Ist-Daten erhöht die Genauigkeit der Planung. Die Planwerte für in der Zukunft liegende Planungsintervalle werden fortlaufend aktualisiert. Zudem kann der Rolling Forecast im Gegensatz zu Ad-hoc-Forecasts aufgrund einer vordefinierten Vorgehensweise und fixer Planungsintervalle in die Planungsprozesse der Unternehmen integriert werden. Unternehmen, die sich in einem dynamischen Marktumfeld wiederfinden, wählen kurze Planungsintervalle, um reaktionsschnell mit geeigneten Maßnahmen das Unternehmen in die richtige Richtung zu steuern.

In diesem Zusammenhang unterstützt der Rolling Forecast in der Finanzplanung die Budgetplanung bei der Ausübung ihrer Steuerungsfunktion. Des Weiteren sorgt die Einführung eines Rolling Forecast über das Jahresende hinaus für eine bessere Planbarkeit in den Fachabteilungen. Bereits vor der Finalisierung der Budgetplanung am Jahresende existieren aus dem Rolling Forecast resultierende Planwerte für das Folgejahr. Diese Planwerte können den Fachabteilungen als Richtwerte dienen und die mittelfristige Planbarkeit sicherstellen.

Unser Kunde aus der Bekleidungsindustrie verspricht sich durch die Einführung eines Rolling Forecast eine präzisere Absatzprognose, welche positive Auswirkungen auf die Planungsqualität in allen Unternehmensbereichen haben wird. Geringere Lagerhaltungskosten, Effizienzen entlang der Supply Chain und insgesamt eine verbesserte Krisenresilienz bilden für unseren Kunden von nun an die Basis für die Bewältigung zukünftiger Herausforderungen. (Weiterführende Informationen: Kundenprojekte haben gezeigt, dass die Einführung eines Rolling Forecast allerdings mit Herausforderung verbunden ist.)

Vorteile 2.0: Real-Time-Enterprise wird Realität

Bereits seit Beginn des Jahrhunderts ist das Real-Time-Enterprise Bestandteil der Zukunftsvision in den Führungsebenen vieler Unternehmen. Das Real-Time-Enterprise gewährleistet über System- und Abteilungsgrenzen hinweg die Aktualität und Konsistenz von Informationen. Hierzu müssen die Prozesse und Datenflüsse so entworfen sein, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Prozess-Stakeholdern ankommen (Quelle: What is Real-Time-Enterprise (RTE)? – Definition from Techopedia). Prozessseitig spielen die Konzepte des Business Process Managements (BPM), die unter anderem im Rahmen des BPM-Lebenszyklus eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesse vorsehen, und den Prozess-Workflow unterstützende Systeme (BPM-Systeme) auf dem Weg zum Real-Time-Enterprise eine entscheidende Rolle.

Neben der Organisation eines Real-Time-Transports der Informationen gilt es ebenso, jene Daten in Echtzeit zur Verfügung zu stellen, auf denen die Informationen basieren. Dies würde bedeuten, gewonnene Daten unverzüglich für die Aktualisierung der Informationsgrundlage bereitzustellen. Im Kontext des Rolling Forecasts würde dies mit einer deutlichen Verkürzung der Planungsintervalle einhergehen. Mit der Einführung eines Rolling Forecasts in Echtzeit wäre wohl auch nicht mehr von Planungsintervallen die Rede. Es würde nicht mehr diskutiert werden, ob Monate oder Quartale als Planungsintervalle festzulegen sind. Geplant würde zu jedem Zeitpunkt. Nämlich anhand laufend aktualisierter Annahmen und den Ist-Daten der vergangenen Stunden und Tage. Der Planungshorizont würde sich mit jedem vergangenen Tag um diesen nach hinten verschieben.

Mit dem Einstieg in die Echtzeit-Planung verkürzen Unternehmen ihre Reaktionszeit auf Änderungen der Kundenbedürfnisse. Aus laufend aktualisierten Planwerten können Echtzeit-Informationen gewonnen werden, die den Entscheidungsträgern als Grundlage für das weitere Vorgehen dienen. Dabei stellt die zeitnahe Identifikation sich ändernder Kundenbedürfnisse einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern um die Gunst der Kunden dar.