Project Insights – ein Kundenprojekt in der Lebensmittelindustrie als persönliche Success Story

Felix Marx, Managing Consultant bei valantic, gibt uns im Interview exklusive Project Insights zu den Herausforderungen eines internationalen S/4HANA-Projektes für einen Kunden aus der Lebensmittelindustrie und schildert uns, wie er als Teilprojektleiter die agile valantic-Projektmethodik für den Bereich SAP Finance erfolgreich umsetzt.

Hallo Felix, erzähl uns doch mal ein bisschen von dir!

Mein Name ist Felix, ich bin studierter Betriebswirt (Master of Science Business Administration – AFT) mit Fokus auf Finance und Controlling, aufgewachsen in einem kleinen Dorf Namens Wartenberg Nähe Erding und lebe jetzt am Fuße des bayerischen Waldes in Schwarzach. In meiner Freizeit stehen neben meiner Familie vor allem der Sport und die Natur im Vordergrund. So bin ich entweder beim Laufen, auf dem Rennrad/Mountainbike oder in den Bergen anzutreffen.

Seit knapp zwei Jahren bin ich in der SAP Division der valantic Gruppe als Managing Consultant für die Module Finance und Controlling tätig. Ich unterstütze unsere Kunden an der Schnittstelle zwischen Finanzfunktion und IT. Dabei helfe ich Unternehmen aller Größen und Branchen, die aktuellen Herausforderungen in Finance und Controlling zu meistern. Wir führen zahlreiche Projekte für Konzerne als auch für mittelständische Kunden durch, die sich aktuell stark mit der digitalen Transformation von Finance und Controlling beschäftigen. Dabei reichen die Themen vom digitalen Kern S/4HANA über Automatisierungslösungen mit RPA bis hin zu IT-Strategieprojekten.

Wie sieht denn so ein Projekt bei dir aus? Mit welchen Fragestellungen kommt der Kunde auf dich zu?

Aktuell arbeite ich in einem komplexen SAP End-to-End-Projekt, in dem es um die Transformation zu S/4HANA geht.

Im ersten Schritt ging es darum – bezogen auf die aktuell vorhandenen Prozesse und IT-Landschaft – gemeinsam mit dem Kunden zu eruieren, welcher Ansatz für die S/4HANA Implementierung am meisten Sinn macht. Grundsätzlich gibt es für die Transformation zu SAP S/4HANA zwei Ansätze: eine komplette Neuimplementierung (Greenfield Ansatz) oder eine Conversion des vorhandenen SAP Systems (Brownfield Ansatz). Der Kunde hat sich für einen Greenfield Ansatz entschieden, sprich der Systemaufbau startet quasi „von der grünen Wiese“.

Typisch für das valantic Vorgehen in derartigen Projekten ist die agile Projektmethodik, die wir in und mit JIRA abbilden. Wir arbeiten hier in einem sogenannten „Dual Track“, bei dem zwei Prozesse parallel ablaufen. Wir beginnen zunächst mit dem ersten SPRINT in der Discovery Phase. Dabei veranschaulichen wir dem Kunden die Standardvorgehensweise der SAP anhand von ausgelieferten SAP Best Practice Prozessen, z.B. Asset Accounting (J62) für die Anlagenbuchhaltung und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. Der vom Kunden im Approval abgenommene Prozess aus der Discovery Phase wird dann in die Delivery Phase übergeben. In der Delivery Phase wird der konzeptionelle Part aus der Discovery Phase systemseitig umgesetzt. Parallel zum Delivery startet ein weiterer Sprint in der Discovery. So laufen ab dem zweiten Monat immer zwei Phasen je Sprint parallel.

Das Projekt hat ein hohes Maß an Komplexität, da wir uns hier ja nicht nur um die SAP FI- oder SAP CO-Thematik kümmern, sondern alle SAP ERP Bereiche als End-to-End-Prozess umsetzen. Bereits zu Beginn wurde ein Integration Board installiert. Dieses Board sorgt dafür, dass die Teilbereiche abgestimmt vorgehen und durch das übergreifende Board maximale Transparenz, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb der End-to-End-Prozesse gegeben sind.

Die Best Practices als Leitfaden für die einzelnen Kundenprozesse zu verwenden, hilft insbesondere den noch unerfahrenen Teammitgliedern, schnell relevantes Prozesswissen aufzubauen und direkt einen aktiven Beitrag in den Projekten leisten zu können. Bei unseren SAP Trainees gelingt der Schritt in die Praxisphase auf diesem Weg sehr gut.

Was war deine persönliche Herausforderung in diesem Projekt?

Ich habe früher viel in kleineren Projekten mit Finance Fokus gearbeitet, und die Entwicklung hin zu komplexen SAP End-to-End-Projekten mit agiler Projektmethodik war ein sehr spannender Schritt für mich. Ich beschäftige mich leidenschaftlich gerne damit, die bestmögliche Lösung für den Kunden zu finden und ihm den besten „Mix“ aus hochautomatisierten Prozessen und praktikablen Tools bereit zu stellen, und zwar für das gesamte Finance-Spektrum und Themen wie Haupt- und Nebenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Monats- und Jahresabschlusstätigkeiten sowie Controlling.

Unabhängig von diesem Projekt ist es immer eine Herausforderung, den Kunden vollumfänglich abzuholen. Eine kompetente und zielführende Kundenberatung ist nur möglich, wenn man bei den neuen Technologien und Tools am Ball bleibt und das technologische Wissen mit dem bereits vorhandenen Prozesswissen aus vergangenen Projekten kombiniert.

Wie groß ist denn das Projektteam, und was genau ist deine Rolle innerhalb des Teams?

In diesem Projekt bin ich Teilprojektleiter im Bereich SAP Finance und arbeite hier eng mit einem Junior Consultant zusammen, den ich im Projekt ausbilde. Ich gebe meine Erfahrungen an einen jungen Kollegen weiter mit dem Ziel, dass dieser zukünftig selbst Verantwortung in der Rolle des Teilprojektleiters übernehmen kann.

Weiterhin bin ich verantwortlich für die Sprint- und Themenplanung und die Moderation der Workshops, wenn es darum geht, die fachlichen mit den technischen Themen zu verbinden. Auf Kundenseite habe ich für die Finance Themen zwei Hauptkontakte, mit denen wir uns regelmäßig eng abstimmen. Diese beiden Personen bilden mit uns zusammen das „Core Team“. Das Gesamtteam umfasst 15 Personen, da hier von Kundenseite alle relevanten Fachleute aus unterschiedlichen Ländern involviert sind.

Auf was bist du besonders stolz? Mit was hast Du den Kunden glücklich gemacht?

Kurz zusammengefasst kann ich sagen, dass die Zusammenarbeit im Team und mit dem Kunden sehr gut klappt. Ich konnte den Kunden gut mit der agilen Projektmethodik vertraut machen, weil ja die meisten Kunden auch nicht aus dieser Welt kommen.

Die Stimmung ist sehr gut und es gab bisher kein Thema, das wir nicht bewältigen konnten. Das Kundenprojekt wurde für mich zur persönlichen Success Story.