Mit SAP DRC E-Rechnungen sicher und effizient umsetzen

Am 1. Januar 2025 ist in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung in Kraft getreten: Elektronische Rechnungen sind für B2B-Transaktionen obligatorisch. Ab 2027 müssen fast alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen; ausgenommen sind Kleinstbetriebe. Ab 2028 gilt die Vorgabe für alle deutschen Unternehmen – ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr.

Um Rechnungsprozesse zu digitalisieren, stehen verschiedene Lösungen zur Wahl. Für SAP Kunden ist SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) eine ideale Erweiterung ihrer Systemlandschaft. Das Tool ist nicht nur auf die aktuellen Herausforderungen der Rechnungsstellung zugeschnitten, sondern passt sich auch an dynamische internationale Märkte und sich wandelnde rechtliche Rahmenbedingungen an.

Universell einsetzbar mit SAP ECC und S/4HANA

SAP DRC überzeugt zudem als durchgängige Compliance-Lösung. Sie besteht aus zwei Hauptkomponenten, die durch den Cloud Connector nahtlos zusammenarbeiten.

Das Compliance Cockpit ist direkt im SAP ERP-System implementiert und zentral für die Erstellung und das Management von Rechnungen im lokalen Format zuständig. Es fungiert als operative Schnittstelle, um Rechnungsdaten zu überprüfen und zu bearbeiten.

Parallel dazu läuft die Komponente Compliance Integration auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) und gewährleistet die Einhaltung länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen. Hierfür transformiert sie die lokal erstellten Rechnungen in das erforderliche nationale Format.

Dieser Aufbau macht das Compliance Tool universell einsetzbar. Unternehmen können es sowohl mit SAP ERP als auch mit SAP S/4HANA On-Premises und in der Cloud nutzen. Auf diese Weise lässt sich unabhängig von der jeweiligen SAP Architektur eine konsistente Rechnungslegungs-Compliance gewährleisten. Davon profitieren insbesondere SAP Kunden im Rahmen einer S/4HANA Transformation, da sie SAP DRC flexibel an ihre Backend-Umgebung anpassen können. Damit lässt sich auch bei laufenden S/4HANA Projekten die E-Rechnungsstellung durchgängig abbilden.

Mit SAP DRC Rechnungen via PEPPOL und ZUGFeRD erstellen

Wie werden nun E-Rechnungen aus SAP DRC erzeugt? Und welche Rolle spielen dabei das Netzwerk Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) und das plattformunabhängige länderspezifische Datenaustauschformat ZUGFeRD? PEPPOL ermöglicht den elektronischen Austausch standardisierter Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine. Mit ZUGFeRD wiederum lassen sich sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbare Informationen in Rechnungen einbetten. SAP DRC unterstützt beides: die elektronische Übermittlung via PEPPOL und via E-Mail im ZUGFeRD-Format.

Mit PEPPOL werden in SAP SD oder SAP FI generierte Rechnungen wie bisher als Beleg verarbeitet und parallel im XML-Format als elektronisches Dokument im Compliance Cockpit von SAP DRC angelegt. Dieses eDocument wird an die Compliance Integration der SAP BTP übermittelt, die als PEPPOL Access Point fungiert. Dort erfolgen zunächst die Validierung und der Abgleich auf Duplikate. Anschließend wird die PEPPOL-Adresse der Empfänger*innen verarbeitet und optional das Format des eDocuments angepasst.

Nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Rechnung an den PEPPOL Access Point der Empfänger*innen übermittelt und weiter validiert. Anschließend versendet der Empfänger-Access-Point eine Empfangsbestätigung zurück an den Sender und überträgt die Rechnung in dessen SAP oder Non-SAP ERP-System. Der Access Point des Senders/der Senderin verarbeitet die Empfangsbestätigung und leitet die Information an das Compliance Cockpit weiter. Dort wird der Status des eDocuments entsprechend aktualisiert. Die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung deckt SAP DRC ebenfalls ab.

Soll eine Datei im ZUGFeRD-Format versendet werden, erfolgt zunächst die Erstellung eines eDocuments im Compliance Cockpit. Nach Übermittlung zur Compliance Integration, der dortigen Validierung und dem Daten-Check wird die ZUGFeRD-spezifische XML-Datei über den Cloud Connector zurück ins SAP System geleitet. Dort wird das eDocument mit den notwendigen Daten aktualisiert und ein PDF-Container generiert, der die eingebettete XML-Datei enthält. Abschließend wird die Rechnung als PDF samt XML-Datei per E-Mail an die Empfänger*innen gesendet. Im Gegensatz zum PEPPOL-Verfahren gibt es mit ZUGFeRD keinen Austausch von Empfangsbestätigungen.

Fit für internationale Anforderungen

SAP Document and Reporting Compliance unterstützt nicht nur deutsche Unternehmen bei der elektronischen Rechnungserstellung, sondern erfüllt auch internationale Compliance-Anforderungen, unter anderem in Italien, Mexiko und in den USA.

Zusätzlich kann SAP DRC für die Erstellung und elektronische Übermittlung von gesetzlichen Dokumenten im Business-to-Government-Kontext (B2G) genutzt werden, etwa für die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt oder für die Zusammenfassende Meldung (ZM) bei Lieferungen im EU-Binnenmarkt. Für diese Zwecke unterstützt das Tool auch internationale Reporting-Anforderungen. Alle angebotenen Funktionen pro Land sind im SAP Help Portal zu finden. SAP DRC treibt also nicht nur die Digitalisierung der Rechnungsstellung voran, sondern auch die Transformation im Meldewesen.

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