Kurzarbeitergeld und Entschädigungsleistungen mit SAP HCM umsetzen

3 Tipps für HR- & IT-Verantwortliche

Die aktuelle Covid-19-Pandemie wirbelt den Alltag so mancher Unternehmen und Mitarbeitern gehörig durcheinander und stellt gerade auch die HR-Abteilungen vor besondere Herausforderungen. Die Bundesregierung hat bereits umfangreiche Hilfspakete in Form von Krediten und Kurzarbeitergeld geschnürt. Viele SAP-Systeme sind dafür allerdings nicht unbedingt gerüstet. Unsere Tipps zeigen, wie Personalverantwortliche damit umgehen sollten.

Noch vor wenigen Wochen hätte niemand für möglich gehalten, was heute praktisch schon der Normalzustand ist. Aktuelle Zahlen legen nahe, dass bereits die Hälfte der Unternehmen in Deutschland Kurzarbeit beantragt hat und viele weitere über diesen Schritt nachdenken. Das betrifft heute bereits geschätzte vier Millionen Menschen. Zu den Herausforderungen für die Unternehmen gesellen sich Erkrankungen der Arbeitnehmer, Beschäftigungsverbote bis hin zur behördlichen Schließung des Betriebs. Immerhin bleibt die Bundesregierung nicht untätig. Sie hat das zu Anfang der Pandemie geschnürte Kurzarbeit-Paket noch einmal deutlich aufgestockt und nachgebessert: Das Kurzarbeitergeld steigt gestaffelt auf bis zu 80 Prozent und für Eltern auf bis zu 87 Prozent des erlittenen Lohnausfalls. Der wird somit also größtenteils ausgeglichen.

Die HR-Abteilungen stehen nun aber vor der Frage, wie sie mithilfe ihrer SAP HCM-Systeme die anrollende Welle von Kurzarbeitergeldanträgen und Entschädigungsleistungen bei Quarantäne umsetzen können. Wir von valantic geben dazu drei grundlegende Tipps und bieten ein umfassendes Maßnahmenpaket an.

Der richtige Umgang mit der Kurzarbeit

Der Weg zur effizienten Umsetzung des Kurzarbeitergelds im Unternehmen kann ziemlich kurvig sein. Der Arbeitgeber darf Kurzarbeit nicht einfach willkürlich nach seinem eigenen Ermessen anordnen. Vielmehr braucht er dafür eine rechtliche Grundlage. Diese kann in einem Tarifvertrag bestehen, in einer arbeitsvertraglichen Vereinbarung oder auch in einer Betriebsvereinbarung.

Prüfen Sie deshalb bereits im Vorfeld, ob im Zusammenhang mit Kurzarbeit eine entsprechende Betriebsvereinbarung oder entsprechende Passagen in den jeweiligen Arbeitsverträgen vorliegen.

Die Vertragswerke erreichen schnell einen hohen Grad an Komplexität. Im Unternehmen liegen in den meisten Fällen unterschiedliche Arbeitsverträge vor, die das Thema Kurzarbeit vielleicht ganz unterschiedlich regeln und auslegen. Doch damit nicht genug: Hinzu kommen mitunter noch Durchführungsregelungen etwa bezüglich einer Kürzung des Gehalts. All das macht es schwierig, das Kurzarbeitergeld in das Standard-SAP-System einzupflegen. Stattdessen sollten Anwender individuelle Analysen durchführen und das Kurzarbeitergeld in ihrem SAP HCM verankern.

Auch in der technischen Umsetzung lauern so manche Tücken. Denn das Kurzarbeitergeld-Modul in SAP HCM einzuschalten, reicht in der Regel keineswegs aus. Stattdessen erfordert jeder einzelne Fall spezifische Einstellungen – etwa neue Lohnarten, Kurzarbeitspläne und Support Packages.

SAP bändigen

Kurzarbeit bedeutet für das SAP HCM nichts weiter als noch mehr Infotypen zu verwenden und an diversen Stellschrauben bei der Abrechnung und der Zeitauswertung zu drehen. Für die Unternehmen geht es um schnelle und effiziente Lösungen, um in dem Chaos nicht die Orientierung zu verlieren: Home Office und Zeiterfassung und Kurzarbeitergeld gilt es flott und ordnungsgemäß zu handhaben, damit das Tagesgeschäft nicht aus den Fugen gerät. valantic unterstützt und berät Unternehmen bei diesen Aufgaben der Personalarbeit und hilft dabei, SAP HCM akkurat einzurichten. Dabei geht es etwa darum, Kurzarbeitszeitpläne zu erstellen, Soll- und Ist-Entgelte zu berechnen und Zuschussvarianten sowie Lohnarten für Verdienstausfall anzulegen.

Die Auswirkungen von Quarantäne

Kurzarbeit ist nur eine Seite der Medaille. Auch die Quarantänebestimmungen wirken sich immens auf Unternehmen und Mitarbeiter aus. Behörden können die häusliche Quarantäne für jeden Arbeitnehmer verhängen, wenn dieser Kontakt zu einem Patienten hatte oder selbst erkrankt ist. Wer sich in Quarantäne begibt, hat Anspruch auf eine Verdienstausfallentschädigung. Das Geld zahlt bis zu sechs Wochen der Arbeitgeber. Der wiederum kann es sich von der zuständigen Behörde erstatten lassen. Welche das ist, unterschiedet sich föderalismusbedingt von Bundesland zu Bundesland. Ab der siebten Woche erhalten Betroffene die Entschädigung direkt von der Behörde.

valantic hilft dabei, die Anforderungen zu ermitteln und Entschädigungsleistungen bei Quarantäne in Ihrem SAP HCM zu implementieren. Der SAP-Workaround beschäftigt sich mit Abwesenheiten, Tätigkeitsverboten und neuen Musterlohnarten. Unser unverbindliches Maßnahmenpaket beschreibt, mit welchen Maßnahmen wir unsere Kunden beim Thema Kurzarbeitergeld und Quarantäneentschädigungsleistungen bereits geholfen haben.

In diesen herausfordernden Zeiten kommt es darauf an, dass alle zusammenarbeiten und an einem Strang ziehen, damit Unternehmen, Kunden und HR-Abteilungen reibungslos weitermachen können, wenn der neue Alltag wieder dem alten weicht.