Wie Change Management digitale Transformationen im Finanzbereich erfolgreich macht

Die digitale Transformation im Finanzbereich von Unternehmen gewinnt zunehmend an Dynamik. Neue Prozesse und Technologien verändern die Art, wie wir arbeiten. Im Finanzbereich führt dies dazu, dass manuelle Routinetätigkeiten mehr und mehr entfallen und zahlreiche Tätigkeiten durch neuartige Technologien übernommen werden. Für die Mitarbeiter*innen bedeutet dies einen nie dagewesenen Wandel, der die Abkehr von gewohnten Aufgaben und eine teilweise Neuerfindung ihres bisherigen Berufsbildes erforderlich macht. Aus diesem Grund hängt der Erfolg von Transformationsprojekten im Finanzbereich nicht nur von der Effizienz der geplanten Veränderungen oder der Qualität neuer Softwarelösungen ab, sondern auch maßgeblich von der Akzeptanz der Mitarbeiter*innen und der Integration der durch den Wandel bedingten Veränderungen in den Arbeitsalltag. 

Unsere Expert*innen von valantic beschäftigen sich intensiv mit der Optimierung von Finanzprozessen und treiben die digitale Transformation im Finanzbereich tagtäglich im Rahmen der Digitalisierung von Planungs-, Reporting und Konsolidierungsprozessen voran. Bei der Etablierung nachhaltig erfolgreicher Prozesse und Lösungen ist Change Management der Schlüssel zum Erfolg eines Transformationsprojekts. 

Transformation im Finanzbereich: Woran scheitern Finanz-Transformationsprojekte? 

Wir beobachten häufig folgende Probleme durch unzureichendes Change Management, welche zum Ausbleiben des gewünschten Erfolgs führen können.  

1. Widerstände gegen Veränderungen im Zuge der Transformation im Finanzbereich:

Ein wesentliches Hindernis ist der Widerstand gegen Veränderungen von Tools und gewohnten Prozessen im Unternehmen. Dieser Widerstand entsteht u. a. durch Unklarheit über die Funktionsweise und die Vorteile der neuen Lösungen und führt zu einer geringeren Akzeptanz bei den Beschäftigten. Dadurch ist das Engagement der Beteiligten bei der Implementierung unter Umständen gering, was zu Verzögerungen und einer geringeren Gesamteffizienz und -Qualität des Projektes führen kann, aber auch zur erschwerten Etablierung neuer Arbeitsroutinen nach Projektabschluss.  

2. Angst:

Vor allem bei der Einführung völlig neuartiger, durch künstliche Intelligenz (KI) gestützter Systeme, beobachten wir häufig die Entstehung von Ängsten. Gängige Ursachen sind insbesondere Ängste vor dem Verlust des Arbeitsplatzes, dem Wegfallen des aktuellen Status im Unternehmen (Controller als ‚Herr der Zahlen‘) und vor der anfänglich bestehenden Wissenslücke im neuen System und Prozess. Bei vielen Beschäftigten kommt die Angst hinzu, neue, hoch komplexe Systeme nicht bedienen zu können. Diese Faktoren führen nicht selten zu einem Rückgang der Motivation und des Engagements der Beschäftigten sowie gruppendynamischen Widerständen und gefährden damit die Transformation im Finanzbereich. 

3. Qualifikationsdefizite:

Neben den bereits genannten Punkten stellen Qualifikationsdefizite und Wissenslücken in Folge unzureichender Trainings die Mitarbeiter*innen häufig vor Herausforderungen. Dies erschwert das Arbeiten mit neuen Technologien und wirkt sich meist negativ auf die Prozesseffizienz und die Qualität der Planung und Berichterstattung aus. Der Fokus der Mitarbeiter*innen liegt dann einseitig auf der Bedienung des neuen Tools, anstelle der Analyse von Ergebnissen und der Beratung des Managements. Neue Technologien führen in diesem Fall eher zu Mehraufwand und Qualitätsverlust anstatt der beabsichtigten Arbeitserleichterung. 

4. Mangelnde Kommunikation und unrealistische Erwartungen:

Unzureichende und fehlgeleitete Information und Kommunikation von geplanten Veränderungen im Finanzbereich, in Kombination mit teilweise unrealistischen Erwartungen des Top-Managements an neue Arbeitsweisen und Technologien, führen ebenfalls häufig zum Scheitern von Finanz-Transformationsprojekten. Enttäuschungen und divergierende Erwartungen zwischen Beschäftigten, die mit den neuen Lösungen arbeiten werden und dem Management, verursachen einen teils erheblichen Vertrauensverlust und sorgen für das Infragestellen des Projektziels und Projekterfolgs bis hin zum vorzeitigen Abbruch des Projekts. 

Unser Ansatz zur Verhinderung gescheiterter Transformationsprojekte im Finanzbereich: Fünf wesentliche Transformations- & Adoptions-Key Measures 

Vor dem Hintergrund der dargelegten Herausforderungen bei Finanztransformationsprojekten und deren Konsequenzen, werden im Folgenden fünf zielführende Lösungsansätze aufgezeigt. Diese zielen darauf ab, vor, während und nach dem Projekt einen nachhaltigen Mehrwert an Effizienz und Qualität zu schaffen und damit den Gesamterfolg eines Transformationsprojekts sicherzustellen: 

1. Change Management

Unsere erfahrenen Spezialist*innen für Transformationsprojekte im Finanzbereich entwickeln auf Basis des valantic Transformationskonzepts die geeignete Projektstruktur, -Methodik und -Steuerung. Ein Change Impact Assessment macht die wesentlichen Veränderungen und -Risiken auf Systeme, Prozesse, Organisation und Menschen transparent. Darauf basierend werden die Maßnahmen zu Kommunikation, Stakeholder Management und des Up-Skillings definiert. Dabei koordinieren und messen sie die kontinuierliche Projektleistung, steuern Risiken und stellen so den Projekterfolg sicher. 

2. Stakeholder Management

Unser Team analysiert die betroffenen und relevanten Stakeholder-Gruppen mit deren Einfluss und Interessen und bindet sie von Beginn an aktiv in das Transformationsprojekt ein. Ziel dabei ist es, Widerstände abzubauen und durch kontinuierliche Information sowie Beteiligungs- und Feedback-Möglichkeiten deren Unterstützung für die Transformation zu gewinnen. Basierend auf dem Stakeholder Assessment erarbeiten wir Stakeholder Journeys mit geeigneten Maßnahmen zur Kommunikation je Projektphase, koordinieren diese und halten den Status quo nach, um die Zufriedenheit der Stakeholder in Bezug auf die Projekterwartungen zu sichern und deren mögliche Bedenken fokussiert in das Projekt einzubeziehen. 

3. Transformation Communication

Auf Basis einer Change Story, die für die einheitliche Kommunikations-Führung innerhalb der Transformation im Finanzbereich signifikant wichtig ist, entwickelt unser Team eine Kommunikationsstrategie, die zu Ihrer individuellen Unternehmenskultur und Ihren Zielen passt. Wir nutzen hierfür die am besten zum Unternehmen passenden Kommunikationskanäle für einen effizienten, kontinuierlichen und transparenten Informationsfluss auf allen Projektebenen. Aktivitäten können beispielsweise Townhall Meetings, Nutzung von digitalen Kommunikations-Tools wie Teams-Kanälen, oder Intranet-Kommunikationen sein, genau wie offene Q&A Sessions. Zur Multiplikation der Informationen, Vorteile und Neuerungen der Veränderung, bilden wir auf Wunsch Change Agent Netzwerke aus. Damit fördern wir eine reibungslose Zusammenarbeit und einen engen Austausch zwischen der Projekt-, Management- und Mitarbeiterebene. 

4. Blended Training

Durch Blended Trainings befähigen wir mit Ihnen das Wissen im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen und sichern die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter*innen. So greifen wir Qualifikationsdefiziten und Wissenslücken vor. Unser Trainingskonzept umfasst die Analyse der relevanten Zielgruppen, des notwendigen Trainingsbedarfs und identifiziert Lücken und Potenziale, die speziell für die Transformation. Die kontinuierliche Verfügbarkeit der Trainings z.B. über digitale Formate sichert das nachhaltige Inhouse Fachwissen und bietet diesen die Möglichkeit auch nach dem initialen Training auf relevante Dokumente und Aufzeichnungen zuzugreifen. Dadurch wird das Arbeiten mit neuen Technologien wesentlich erleichtert und ein kontinuierlicher Lernprozess in der Organisation aktiv gefördert. 

5. Adoption & Hypercare

Wir streben im Rahmen der Transformation im Finanzbereich eine Adoptionsrate von über 80% an, um nach Abschluss eines Transformationsprojekts einen reibungslosen Übergang in den Regelbetrieb zu gewährleisten. Um dies sicherzustellen, begleiten wir unsere Kund*innen auch nach einem System-Go-Live und erleichtern so die Etablierung der neuen Lösung in der Organisation Die Messung erfolgt beispielsweise über die Anzahl eigehender Incident Tickets, aber auch über die Anzahl der abgearbeiteten Change-Aufgabenpakete. 

Der daraus resultierende Mehrwert umfasst: 

• Optimale Einbindung und Unterstützung der Mitarbeitenden und relevanter Stakeholder während der Veränderungsphase 
• Ideale Ressourcen-Nutzung für die für den Change besonders wichtigen und kritischen Veränderungs-Themen  
• Up-Skilling und Verankerung neuer, wichtiger Fähigkeiten & Kompetenzen in der Organisation 

Erfolgreiche Transformation im Finanzbereich: Fokus auf Kosteneffizienz, Projekteffektivität und minimierte Folgekosten 

Change Management ist für die erfolgreiche Transformation im Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es ermöglicht nicht nur, Herausforderungen wie Widerstände, Risiken der Veränderung und die richtige Kommunikation in großen Teams effektiv zu meistern, sondern trägt auch dazu bei, einen nachhaltigen Mehrwert in Bezug auf Effizienz, Qualität und Gesamterfolg des Projekts zu schaffen. Die oben genannten Lösungen und der daraus resultierende Mehrwert machen Change Management zu einem MUSS für Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Transformation. 

Gerne unterstützen Sie unsere valantic Expert*innen bei der Umsetzung einer auf ihr Projekt angepassten Strategie für die Transformation im Finanzbereich. Mit unseren Change Management Expert*innen schaffen wir in Ihrem Unternehmen die Bereitschaft, neue Wege einzuschlagen und langjährig gewachsene Prozesse und starre Verhaltensmuster abzulegen.