Die E-Rechnung – ein obligatorischer Schritt in Richtung Digitalisierung

Mit der Einführung der gesetzlichen Verordnung zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in der öffentlichen Verwaltung wird die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen weiter vorangetrieben. Durch den wachsenden Trend, Geschäftsprozesse in Unternehmen zu digitalisieren und automatisieren, gehören Papierrechnungen per Post oder Fax bald der Vergangenheit an. Aufgrund der E-Rechnungsverordnung stellen Unternehmen vermehrt auf elektronische Rechnungen um, die automatisiert erstellt, versendet und bearbeitet werden können. Damit folgen sie nicht nur den gesetzlichen Standards im B2G-Bereich (Business-to-Governance), sondern profitieren auch langfristig von Kostenersparnissen durch verkürzte Prozessdurchlaufzeiten und generieren Einsparungen durch minimierten manuellen Verwaltungsaufwand. Um im B2G- und B2B-Bereich einen elektronischen Rechnungsaustausch gewährleisten zu können, müssen sowohl der Rechnungseingangs- als auch Rechnungsausgangsprozess überdacht und die Systemlandschaft dazu angepasst werden.

Was hat es mit der E-Rechnungsverordnung auf sich?

Ab dem 27. November 2020 gilt die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes. Damit sind alle Lieferanten des Bundes dazu verpflichtet, Rechnungen nur noch in elektronischer Form und in einem strukturierten Ausgabeformat zu übermitteln.

Seit dem 17. April 2020 müssen bereits neben den Bundesministerien, Verfassungsorganen und Bundesbehörden auch die Länder und Kommunen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturierter Form zu empfangen und zu verarbeiten.

Hier die wichtigsten Daten auf einen Blick:

Im B2B- und B2C-Bereich sind Unternehmen in Bezug auf die elektronische Rechnung aktuell noch flexibel. Allerdings empfiehlt es sich, das Thema E-Rechnung im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie nicht auf die lange Bank zu schieben. Immer mehr Unternehmen profitieren bereits von den mittel- und langfristigen Vorteilen, indem sie im Zuge der E-Rech-VO schon mit dem gesamten Rechnungsprozess, soweit möglich, umgestiegen sind.

Was ist die E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie?

Die E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU besagt, dass eine elektronische Rechnung als Rechnung gilt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Damit soll ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht werden.

Welches Datenformat muss eine elektronische Rechnung haben?

Als Standardformat für eine elektronische Rechnung wurde vom IT-Planungsrat in Deutschland die sogenannte XRechnung verabschiedet. Die XRechnung ist eine rein strukturierte XML-Datei und entspricht dem CEN-konformen nationalen Rechnungsdatenstandard nach der Norm EN-16931. Die Norm EN-16931 gilt dabei als maßgeblich für ein strukturiertes Datenformat. Neben der XRechnung ist mittlerweile auch die ZUGFeRD 2.0 als mögliche Alternative zugelassen und bietet neben einer reinen strukturierten XML-Datei auch eine PDF Datei zur Bildansicht der Rechnung. Damit gilt die ZUGFeRD 2.0 als hybrides Datenmodell. Für Lieferanten bedeutet das, dass sie eine Software benötigen, in der sie die genannten strukturierten Daten formatieren und erstellen lassen können.

Können Rechnungen im strukturierten Datenformat erstellt werden?

Sowohl die XRechnung als auch die ZUGFeRD 2.0 können direkt aus dem ERP-System heraus erstellt werden. Dazu muss ein Add-On eingerichtet und installiert werden, welches in der Lage ist, strukturierte Datenformate zu formatieren und zu erstellen. Neben Dienstleistern, welche eine geeignete Software zur Verfügung stellen, bietet hier auch SAP bereits eine Standardlösung mit dem eDocument Compliance. Das SAP-Modul Application Interface Framework (AIF) bietet hierbei die Möglichkeit, die elektronischen Dokumente in länderspezifische Formate, wie ZUGFeRD 2.0 oder XRechnung, umzuwandeln. Neben der Erstellung der standardisierten eDocuments bietet SAP der Buchhaltung mit dem eDocument Cockpit (EDOC_COCKPIT) auch einen Überblick über alle Dokumente. Damit können die Funktionalitäten rund um SAP Finance zukünftig erweitert werden.

Welche Übertragungskanäle können verwendet werden?

Ergänzend zu der Formatierung dieser Daten aus dem ERP-System heraus müssen die Rechnungen über einen gesetzlich konformen Übertragungskanal übermittelt werden. Dabei sind neben der Zentrale Rechnungseingangs-Plattform (ZRE) und Onlinezugangsgesetz-Rechnungseingangs-Plattform (OZG-RE) auch E-Mail, DE-Mail und das Peppol-Netzwerk möglich. Das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk, mit dem die öffentliche Verwaltung und deren Lieferanten elektronische Dokumente einfach und kostengünstig austauschen können. Außerdem wird das Peppol-Netzwerk auch im B2B-Bereich immer beliebter. Für eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk muss ein zertifizierter Provider vorhanden sein – SAP bietet diesen zertifizierten Provider mit der SAP Cloud Plattform Integration als Kommunikationsplattform an. Für einen Austausch über das Peppol-Netzwerk müssen allerdings sowohl Sender als auch Empfänger mit einem Access Point an das Netzwerk angebunden sein, wie in der Abbildung vereinfacht dargestellt.

Herausforderungen bei der Umstellung

Die größte Herausforderung für Unternehmen bei der Umstellung ist, neben der Auswahl der Applikation zur Erstellung der standardisierten Rechnung in XML-Format und des passenden Übertragungskanals, auch die Anpassung der gesamten Prozesskette für den Rechnungseingang und -ausgang. Dazu kommt die Dokumentenarchivierung, welche weiterhin zukünftig eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorschreibt – allerdings auch digital möglich.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung folgt nicht nur den gesetzlichen Standards in Unternehmen, sondern bringt auch einige Vorteile mit sich. Mit der Umstellung wird zum Beispiel ein weiterer Schritt im Rahmen der Digitalisierung umgesetzt, der wiederum einen wichtigen Teil zur Corporate Social Responsibility (CSR) beiträgt und damit durch die Einsparung von Papier dem Schutz der Umwelt dient. Neben dem erhöhten Automatisierungsgrad und dem damit verbundenen schnelleren Rechnungsverarbeitungsprozess können die Dokumente zudem digital archiviert und aufbewahrt werden.

valantic unterstützt seine Kunden bei der Auswahl der Applikation und des Übertragungskanals und begleitet den gesamten Implementierungsprozess. valantic schafft Transparenz über die Aufwands- und Kostenstruktur im kundenseitigen Rechnungsstellungs, -bearbeitungs- und -archivierungsprozess und verhilft zur fristgerechten Einhaltung der gesetzlichen E-Rechnungsverordnung.