Case Study: Nutzerzentrierte Angebote mit SAP® CPQ „Solution Quote bei Bizerba – as unique as your fingerprint!“

valantic realisiert mit dem Configure-Price-Quote-Projekt bei der Bizerba SE & Co. KG aktuell eine der ersten weltweiten SAP CPQ Referenzen mit Integration der SAP Variantenkonfiguration. Bizerba bietet zu den marktführenden Produkten wie Waagen und Schneidemaschinen auch Installationen und Wartungsservices an. Dazu kommen Etiketten, Pflegeprodukte, Finanzierung und weiteres Zubehör. Der Vertriebsaußendienst brauchte ein Tool zur Erstellung komplexer Angebote, das alle Dimensionen auf einer Oberfläche vereint. Gleichzeitig sollte es möglich sein, dem Kunden auf Knopfdruck ein einziges, übersichtliches Angebotsdokument mit einer passgenauen Lösung bereitzustellen. So entstand die Idee zur Solution Quote.

Zu Beginn: Wer ist Bizerba?

Maren Weiler:Bizerba wurde 1866 gegründet und ist ein familiengeführtes Unternehmen. Insgesamt sind wir jetzt um die 4.300 Mitarbeitende an 120 Standorten. Über unsere beiden Hauptvertriebskanäle Retail und Industry bieten wir Produkte und Dienstleistungen entlang der gesamten Nahrungsmittelkette an – von der Produktion bis zum Endverbraucher. Darüber hinaus nutzen zahlreiche Kunden anderer Branchen wie Non-Food-Industrie und Logistik unsere Lösungen. Am ehesten bringt man mit Bizerba die klassische Ladenwaage in Verbindung, beispielsweise beim Metzger oder in der Obst- und Gemüse-Abteilung im Supermarkt. Sowohl das Etikett, das nach dem Wiegen und Eintippen gedruckt wird, als auch die Software, die auf dem Display zu sehen ist, sind Bizerba Produkte. Ebenso Schneidemaschinen, Industrie-Waagen und -Software, Auszeichnungssysteme und natürlich auch die zugehörigen Serviceverträge bieten wir bei Bizerba an.

Was versteht man unter einer Solution Quote, von denen im Projekt die Rede ist?

Maren Weiler:Lösungen stehen bei Bizerba sehr stark im Fokus. Jeder Kunde ist anders. Ein kleiner Metzgerbetrieb braucht eine Waage, die seinen Bedürfnissen gerecht wird und zusätzlich eine passende Software und einen Servicevertrag. Ein großer lebensmittelverarbeitender Betrieb benötigt dagegen oft mehrere Linien, vielleicht auch mal eine kundenindividuelle Lösung inklusive Kontrollmechanismen. Unsere interne Initiative „My Bizerba – as unique as your fingerprint” stellt genau das in den Fokus, um den sehr unterschiedlichen Ansprüchen und Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden. Wir bieten Lösungen an, die so individuell sind, wie die Fingerabdrücke unserer Kunden – das ist unsere Mission.

Deswegen ist es im Projekt auch wichtig, dass gewisse Dinge systemseitig für die sogenannte „Solution Quote“ abgebildet werden. Der Kunde muss die Lösung für seine Anforderungen und auch sich selbst in unseren Angeboten wiederfinden können.

Matthias Bös: In SAP CPQ werden Produkte und Services zusammen in einer Quote platziert. Das heißt, man bietet beispielsweise eine Waage an – das ist ein Produkt aus dem Sales-Bereich. Man bekommt aus dem Service-Bereich gleichzeitig auch einen Servicevertrag vorgeschlagen, den ich in die Solution Quote übernehmen kann. Vielleicht braucht der Kunde dann noch Etiketten aus dem dritten Sektor. Auch diesen füge ich der aktuellen Quote zu. Im System gibt es in der Quote für jede Vertriebsorganisation einen eigenen Tab, hinter dem die jeweils relevanten Geschäftspartnerrollen gepflegt werden können. So wird im System der Lösungsgedanke der Solution Quote abgebildet.

Wie lässt sich die Solution Quote in den End-to-End-Gesamtprozess einordnen?

Maren Weiler: Bizerba ist ja ein Lösungsanbieter. Wir haben die verschiedenen Bereiche Software, Hardware, Services, Labels und Finanzierung. Unsere Unternehmensstrategie bestimmt unsere Prozesse: Daher nutzen wir einen „Solution Sales Prozess“. Anders gesagt: Unsere Systeme müssen sich unseren Prozessen anpassen, nicht anders herum. CRM und CPQ sind vollständig darin integriert. Wir fangen an mit dem Lead: Das ist bei uns der Hinweis auf einen möglichen Kauf. Das kann ein Bestands- oder Neukunde sein. Dieser Lead wird dann qualifiziert. Sobald eine Verkaufschance erstellt werden kann, wird diese im CRM angelegt. Die Verkaufschance ist die Phase, in der die Pain Points des Kunden aufgenommen werden. Hier muss gemeinsam mit dem Kunden die Lösung gefunden werden. Die eigentliche Konfiguration der Lösung findet dann im CPQ statt. Hier konfigurieren wir die Produkte, fügen die Services, Labels, Finanzierungen hinzu und haben dann unsere vollständige Quote. Sobald der Kunde die Lösung akzeptiert hat, präsentieren wir ihm ein Angebot mit Preisen. Das vom Kunden bestellte Angebot wird ins SAP ERP übertragen, dann produziert, ausgeliefert, installiert und am Ende vom Kunden bezahlt.

Was waren bzw. sind die größten Herausforderungen und Schwerpunkte für die Umsetzung?

Maren Weiler: Eine der größten Herausforderungen im Projekt war technisch gesehen, sicherlich die Anbindung an Microsoft Dynamics 365 (D365). Hier übertragen wir sehr viele Daten bidirektional zwischen den Systemen – z.B. die Partnerrollen oder die Kunden an sich. Das war ein Schwerpunkt, der technisch möglich sein musste. Auf der anderen Seite geben wir nachher die fertige Quote an unser SAP ERP System. Auch dazu brauchen wir die passende Schnittstelle. Und natürlich benötigen wir auch die Materialien und Preise aus dem ERP, damit diese dort nur einmal eingepflegt werden müssen.

Matthias Bös: Wir haben zum einen die Integration zwischen SAP ERP und SAP CPQ im Standard. Damit werden die Produkte an sich übertragen. Wir haben weitere Informationen, die aus anderen Systemen kommen. Hier ist beispielsweise das D365 schon mit dem ERP verbunden und hat die gesamten Kundendaten „im Bauch“. Daneben sind weitere Informationen wie Preislisten und Ähnliches im D365 vorhanden. Wenn eine Quote erstellt wird, übertragen wir all diese Daten aus dem D365 in das SAP CPQ System.

Ingo Schneider: Wer sich ein bisschen mit der Preisfindung im SAP auskennt, der weiß, dass oft viele Kopfdaten hinzugenommen werden müssen, um die richtigen Konditionen zu finden und Preise zu berechnen. Aus diesem Grund haben wir im Hintergrund drei verschiedene, technische Preisdokumente abgebildet jeweils eines für die Bereiche Sales, Service und „Labels & Consumables“. Die jeweiligen Positionen werden entsprechend zugeordnet, sodass die Preise an dieser Stelle korrekt berechnet werden. Vom Grundprinzip ist das im SAP CPQ so nicht standardmäßig vorgesehen, da eine Quote immer ein Dokument darstellt. Das ist technisch eine ziemliche Herausforderung. Zumal es an der Stelle nicht für den/die Anwender*in sichtbar sein soll. Er/Sie soll voll transparent seine Solution anbieten können, ohne dabei verstehen zu müssen, welche Arbeitsschritte genau in welchem System vorgehen.

Auch die Schnittstelle zur Übertragung der Quote an das ERP System haben wir angepasst, damit aus einer Solution Quote alle notwendigen Dokumente im ERP, wie ein Fertigungsauftrag, ein Servicevertrag usw., automatisch erstellt werden.

Dank der integrierten Lösung erhält der Kunde nun individuell auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Angebote und alle internen Arbeitsschritte gehen Hand in Hand.