Attraktiveres Onboarding von und für Lieferanten

EXPERT_TALK mit Guido Sauerland, nexoma

Wir freuen uns einen weiteren EXPERT_TALK mit Ihnen zu teilen. Heute mit dabei, Guido Sauerland, Geschäftsführer der nexoma GmbH. Guido wird uns zum einen erklären, was sich hinter nexoma verbirgt und uns seine Erfahrungen im Bereich des Lieferanten-Onboardings mit uns teilen.

Marco Kahler: Willkommen im EXPERT_TALK. Guido, du bist Geschäftsführer der nexoma GmbH in Arnsberg. Ihr beschäftigt euch mit Themen rund um das Produktdaten- Management, ist das richtig?

Guido Sauerland: Hallo Marco, ja genau. Produktdaten sind unsere DNA. Rund um die Produktdaten implementieren wir Softwarelösungen von Partnern wie z. B. Pimcore oder WERK II. Darüber hinaus entwickeln wir insbesondere auch unsere eigenen nexoma-Lösungen für das Lieferantenmanagement/-onboarding und für die Produktdatendistribution in verschiedene Kanäle. Damit können wir die ganze Kette abdecken: Vom Anliefern und Prüfen der Daten, dem Verwalten und Veredeln in einem PIM, über Printautomation bis zur automatischen Distribution in Kundensystemen und Marktplätzen. Wir nennen das die Content Supply Chain.

Marco: Vor allem das Thema „Anliefern und Prüfen der Produktdaten“ bzw. „Supplier Onboarding“ erleben wir immer wieder als Herausforderung in unseren Projekten. Hier erfahren wir aufgrund der Vielzahl der Lieferanten und der Heterogenität der Produktdaten immer wieder Problematiken, die nicht leicht zu harmonisieren sind. Wie schätzt du diese Anforderung ein und welche Erfahrungen habt Ihr hier gemacht?

Guido: Das Onboarding ist für viele Händler das Schreckgespenst. Da beginnt oft das „große Zittern“. Das hängt damit zusammen, dass die Prozesse nicht klar sind und die Tool-Unterstützung fehlt. Die noch größere Angst besteht darin, dass der Lieferant einen ggf. angebotenen Self-Service nicht nutzen wird.

Wenn ich so in das Projekt hineingehe, kann ich – unabhängig von meiner Marktmacht – auch genau das erwarten. Der Lieferant wird das für mich nicht tun. Das ist eine selbsterfüllende Prophezeiung. Wir erleben das in den Gesprächen leider immer wieder.

Daher ist es aus unserer Sicht wichtig, ein paar grundlegende Dinge zu beherzigen:

1. Werkzeuge bereitstellen, die es dem Lieferanten einfach machen
2. Dem Lieferanten Mehrwerte und/oder einen gewissen Spaß bieten (Gamification)
3. Automatisierung ermöglichen
4. Einen klaren, stringenten und vor allem verbindlichen Prozess gegenüber dem Lieferanten – und auch intern – etablieren

Marco: Zur Realisierung dieser Prozesse gibt es einige Lösungen am Markt, oft auch im Kontext von PIM-Systemen. Bei nexoma bietet ihr auch Lösungen hierzu an. Wie können eure Werkzeuge hier aktiv unterstützen? Wie lautet eure Idee hierzu?

Guido: Das ist richtig. Wir haben hier mit dem Supplier-Portal ein attraktiveres Werkzeug, dass diese Prozesse unterstützt. Wir betrachten das aus 2 Richtungen: Der des Lieferanten und der des „Datenempfängers“. Letzterer kann ein Einkaufsunternehmen sein, z. B. ein Händler, Marktplatz o. ä.

Für den Lieferanten muss es sehr einfach sein, daran teilzunehmen und sich mit seinen Katalogdaten selbstständig „onzuboarden“. Er muss direkt sehen können, was die an ihn gestellten Anforderungen sind, welche Formate zu bedienen und welche Fehler in seinen Daten noch zu korrigieren sind. Das leistet der Self-Service-Bereich unseres Lieferantenportals. Über eine Scorecard kann der Lieferant die aktuelle Bewertung seiner Datenqualität, Verbesserungspotentiale und auch den Trend aus vergangenen Datenlieferungen einsehen.

Beim Lieferanten muss alles einfach und schnell gehen!

Aus Sicht des Datenempfängers spielt die Transparenz der Datenlieferungen eine große Rolle. Heute besteht das Lieferanten(daten)-Management bei vielen Unternehmen noch aus „Excel-Listen in Datei-/Ordnerstrukturen“. Da sind in den Unternehmen durchaus kreative Prozesse entstanden. Leider sind diese Prozesse meist mit viel manuellem Pflegeaufwand und Inselwissen verbunden. Transparenz schafft man so nur bei wenigen Lieferanten. Das Portal muss dem Einkäufer oder Produktmanager daher dabei helfen, immer den Überblick zu behalten.

Dabei geht es um Fragen wie:

• Wer hat wann was geliefert?
• Wie gut sind die Daten?
• Was kann der Lieferant noch verbessern?
• Wer muss noch liefern?
• Welches waren die letzten Daten?
• Welche Änderungen gibt es zur letzten Datenlieferung?

Die Import-Lösungen von PIM-Systemen lösen diese Herausforderungen oft nicht, da sie die Prozesse nicht abbilden. Es ist aus unserer Sicht auch notwendig, die Datenlieferungen der Lieferanten von den gepflegten Daten im PIM-System zu trennen. Daher ist ein dediziertes Lieferantenportal für das Onboarding sinnvoll und sorgt für Klarheit. Die „fertigen Daten“ gehen dann vollautomatisiert ins PIM-System bzw. Preise und logistische Daten direkt in das ERP-System. So entsteht eine integrierte Landschaft.

Das hört sich alles recht komplex an, ist es aber nicht. Wir sehen die Notwendigkeit, die Projektgröße bewusst klein zu halten, agil zu bleiben und schnell anzufangen. Bis zum ersten Onboarding möchten wir nicht erst ein 100-Personentage-Projekt machen müssen. Daher ist unser Ziel: Der erste Lieferant wird in weniger als 2 Wochen eingeladen!

Marco: Danke für die ausführliche Erklärung. Kommen wir schon zur letzten Frage: Wie siehst du die Zukunft zum Thema „Supplier Onboarding“? Welche Neuigkeiten, Trends oder Visionen kannst du erkennen?

Guido: Der Trend zeigt aus unserer Sicht klar, dass die Bereitschaft, Lieferantenportale einzusetzen, nicht mehr nur bei wenigen großen Händlern vorhanden ist. Die Anfragen sind wesentlich breiter gestreut. Sie kommen von Einkaufsunternehmen, Verbänden, Shop-Betreibern, Marktplätzen oder von Datendienstleistern.

Es gibt ein paar Erfolgsfaktoren, die dem Lieferanten den Zugang erleichtern und ihn motivieren, sich bzw. seine Daten „onzuboarden“. Das bleibt ein wichtiges Thema.

Für ein Produktdatenupdate loggt sich ein Lieferant üblicherweise nicht täglich in ein Portal ein. Das heißt, er arbeitet nur gelegentlich damit.

Es ist wichtig das zu verstehen, denn dann kann man darauf reagieren.

Eine Option ist die Schaffung von Mehrwerten. Einige Kunden integrieren Bestellungen und Statistiken in das Portal. Solche Features locken die Lieferanten. Und damit wird er vertrauter mit der Lösung und nutzt auch gerne weitere Funktionen. Das geht in die Richtung „Single Point of Contact“.

Wir haben Kunden, die dazu unser WebEDI-Modul im Supplier-Portal nutzen. Lieferanten erhalten Bestellungen über das Portal und geben Rücknachrichten wie Auftragsbestätigungen, Abliefermeldungen und auch Rechnungen sehr einfach an den Kunden zurück. Die Prozesse der Kunden können damit weitgehend automatisiert werden.

Wem das zu weit geht, der kann z. B. Lieferantenbewertungen bereitstellen. Jeden Vertriebler interessiert die aktuelle Bewertung durch seinen Kunden.

Beim Supplier Onboarding zeigen sich zwei Wege, die teilweise auch gemischt werden:

• Keine Datenvorlage: Vollsortimente von Lieferanten anfordern, insbesondere auch für Long Tail-Sortimente
• Vorausgefüllte Datenvorlagen: Datenabzüge aus dem PIM vom Lieferanten prüfen und ergänzen lassen

Im zweiten Fall geht es auch oft darum, kundenspezifische Klassifizierungen vom Lieferanten pflegen zu lassen.

Zu guter Letzt empfehlen wir unseren Kunden häufig: „Gehen Sie bis zum Äußersten, reden Sie mit dem Lieferanten!“ 😉

Wichtig ist, dem Lieferanten die Mehrwerte zu erläutern, die mit der Nutzung und der Datenbereitstellung verbunden sind. Zeigen Sie ihm, was mit den Daten passiert, wie diese genutzt werden, wie er damit besser gefunden wird und wie er mehr Umsatz machen kann. Dann ist die Akzeptanz wesentlich höher.

Marco: Vielen Dank für das Interview und die Einblicke die du uns geboten hast!